Hybride medische congressen verliezen momentum

De interesse in het hybride format bij congressen van kort na de coronapandemie is inmiddels flink afgekoeld. De combinatie van live en online lijkt een logische optie, zeker in het licht van een inclusieve en duurzame wereld. Toch loopt het niet zo'n vaart.

Door toevoeging van een live digitaal platform aan een congres kunnen meer mensen toegang krijgen tot de content en de gemeenschap van het evenement, zonder dat hiervoor extra reisbewegingen (en papier) nodig zijn. Zeker voor medische professionals uit afgelegen gebieden of landen met beperkte middelen is online deelname aan een internationaal congres van grote waarde. Het maakt het congres ook meer toegankelijk voor studenten en young professionals.

Toen tijdens corona associaties hals over kop moesten overschakelen naar een volledig digitaal format leek het als vanzelfsprekend dat na het verstrijken van de pandemie congressen op zijn minst zouden worden voorzien van een live onlineprogramma.

Typerend voorbeeld

Anouk Derks heeft de ontwikkeling voor, door en na de coronapandemie helemaal doorgemaakt. Met haar bureau Derks Events organiseert ze voor opdrachtgevers medische congressen, nascholingen, cursussen en symposia, zowel live, hybride als online.

Ze geeft een regionaal symposium als typerend voorbeeld. Voorheen was dit een puur fysieke bijeenkomst, maar werd tijdens corona noodgedwongen geheel via livestream vanuit een studio aangeboden. Na corona werd gekozen voor de hybride variant en dat bleek een succes. Het leverde extra deelnemers uit andere regio's op. Echter koos vervolgens ook een deel van de lokale deelnemers voor de online variant, want die was beter te combineren met de thuissituatie. Het resulteerde in de keuze om het volgende congres weer geheel 'in person' te doen. En voor de volgende editie is er weer de afweging om het misschien toch hybride te organiseren.

Meerwaarde fysiek ontmoeten

"Zeker op nationaal niveau wil men elkaar graag fysiek ontmoeten", stelt Derks. "Zo komen deelnemers in contact met vakgenoten uit andere regio's en biedt het de gelegenheid om oud-studiegenoten weer eens te zien. De jongere generatie krijgt zo eerder vanuit het netwerk te horen waar er carrièrekansen zijn."

Daarnaast noemt ze de hoge kosten van het livestreamen, die ervoor zorgen dat de hybride variant bij nationale evenementen vrijwel niet meer voorkomt. Van volledig online evenementen is al helemaal geen sprake. "Je ziet wel een groei bij geaccrediteerde webinars, met toetsen voor en na het volgen en tussentijdse aanwezigheidscontroles."

Sponsoren hebben over het algemeen ook moeilijk met de online variant, stelt Derks. "De farma-bedrijven willen toch vooral fysiek in contact komen met de medisch specialisten. En online exposure is complex gezien de wet- en regelgeving omtrent pharmaceutical advertising. Het is toch moeilijk te toetsen wie er allemaal meekijkt op het scherm."

 

'Wat wel echt is veranderd dat er geen sprekers van de andere kant van de oceaan worden ingevlogen voor een presentatie van een half of heel uur", vertelt Pepijn Klerkx van Congress Care.
"Die geven dan hun presentatie online, vaak live, waarbij we een opgenomen versie als back-up hebben. Je kunt je eigenlijk niet meer voorstellen dat we dat nog kortgeleden heel normaal vonden als zo iemand naar het congres reisde voor zo'n korte bijdrage.'

 

Vrijwel verdwenen

Pepijn Klerkx, een van de mede-eigenaren van de in medische bijeenkomsten gespecialiseerde PCO Congress Care, heeft na corona het hybride format vrijwel zien verdwijnen. "Bij nationale bijeenkomsten zie je het vrijwel niet meer. Alleen bij kleinere symposia van 2 of 4 uur zie je dat deelnemers vaak voor online kiezen."

Ook bij Europese congressen is het aantal hybride varianten een stuk minder dan direct na corona, constateert hij. De netwerk-functie van het live event is dan te belangrijk voor de deelnemers en bij een meerdaags congres is het ondoenlijk om meerdere dagen uren achter een scherm te zitten.

"Bij de overweging van een hybride congres is er al gauw de neiging om meteen een state-of-the-art high-tech platform te ontwikkelen", vertelt Klerkx. "Mijn advies is om eerst de registratie te openen en te zien hoeveel mensen voor de online variant. Bij dertig inschrijvingen heeft het geen zin om tienduizenden euro's te investering in een volwaardig platform. Je kunt dan beter reductie geven op het inschrijfgeld en een basisvariant online programma aanbieden."

Tariefstelling weinig invloed

De tariefstelling heeft weinig invloed op het aantal inschrijvingen, is zijn ervaring. Bij een Europees medisch congres in 2022 waren er op een totaal van zo'n 980 deelnemers, 18 online participanten tegen een tarief van 500 euro. Voor de editie in 2023 werd het inschrijfgeld voor de online variant bepaald op 150 euro, voor vier dagen livestreams van de plenaire sessies en online posterpresentaties. Ook daar was het aantal van 36 deelnemers marginaal.

"Als basis zijn we uitgegaan van een volwaardige prijsstelling voor online deelnemers, want ze besparen al aan reis en verblijfkosten. Je moet in dat geval natuurlijk wel waar voor het geld bieden met ook interactieve elementen zoals Q&A's met sprekers en deelname aan discussiegroepen."

Overzeese congressen

Vooralsnog lijkt het erop dat de hybride variant alleen bij wereldwijde congressen een serieuze optie is. Zeker als veel deelnemers vanuit een ander continent komen. 

"Bij internationale congressen is het nog wel een topic, met name vanuit het oogpunt van duurzaamheid", vertelt Derks. "Bij de meeste congressen staan zorgen over duurzaamheid in de sector op het programma en daar wordt vaak ook het over de hele wereld reizen naar een twee- of driedaags congres in meegenomen."

Klerkx deelt die ervaring. De enige twee echt hybride congressen die bij Congress Care op de agenda staan zijn twee wereldwijde congressen in 2026. "Je ziet dat de overzeese reizen als eerste worden geschrapt. Binnen Europa vind men het nog wel verantwoord om voor een meerdaags congres af te reizen - met Amsterdam, Parijs en Berlijn die ook nog eens goed per trein te bereiken zijn -, maar ook een vliegreis naar Barcelona kan nog. Maar voor een congres de oceaan over vliegen gebeurt nu minder vaak."

 

Een best of both worlds oplossing kan zijn om gelijktijdig met het hoofdcongres satelliet-evenementen te houden

 

Satelliet-evenementen

Een best of both worlds oplossing kan zijn om gelijktijdig met het hoofdcongres satelliet-evenementen te houden, waar de lokale deelnemers online mee kunnen kijken en discussiëren en daarnaast zelf hun fysieke netwerkmomenten hebben.

Klerkx heeft dit ervaren rondom het ASCO Annual Meeting in Chicago, van The American Society of Clinical Oncology. "Zo'n vijftig tot zestig mensen zijn afgereisd naar Schiermonnikoog en keken daar samen naar de livestream van het congres. Een lokale programmacommissie bepaalde welke sessies bekeken werden. Tussendoor konden ze onderling discussiëren." 

"Er was ook geregeld dat een professor die wel was afgereisd naar Chicago live vanuit het congres zijn ervaringen deelde. Dat kan tegenwoordig heel eenvoudig via zoom en een mobiele telefoon. Dit gaf een hele leuke dynamiek en leverde een levendige discussie op."

"Deelnemers vertelden me dat het hen op deze manier netto nog meer na-scholingsuren opleverde dan als ze naar de Verenigde Staten waren afgereisd."

 

---

Het congres van de European Society of Cardiology moest in 2020 in korte tijd omschakelen van een gepland fysiek evenement in RAI Amsterdam naar een volledig digitaal alternatief. Voor 'The Digital Experience' moest het programma geheel worden herzien en geschikt worden gemaakt voor een online format.

Het ESC-congres keerde in 2023 terug naar RAI Amsterdam met een uitgebreide hybride format. Het congres bood meer dan 800 wetenschappelijke sessies, plenaire lezingen en seminars die toegankelijk waren voor zowel de fysiek aanwezige deelnemers als de online deelnemers. Bij het congres waren er ongeveer 23.500 deelnemers ter plaatse en 5.000 deelnemers online.

De resultaten voor de 2024-editie in Londen waren vergelijkbaar, meldt de organisatie. Ruim 26.000 deelnemers reisden af naar Excel London, terwijl er wederom zo'n 5.000 deelnemers online aanschoven.

Voor het ESC Congress 2025 in Madrid - dit keer in samenwerking met het World Congress of Cardiology - wordt opnieuw een hybride format aangeboden, met verschillende prijscategorieën voor fysieke deelname in Madrid (standaard fee 940 - 1.240 euro, afhankelijk van het boekingsmoment) en voor alleen online deelname (245 euro).