Hostesses en promotiemensen

Gastvrij, efficiënt en in stijl onthalen is een kunst. Sommige mensen kunnen het, anderen zullen het nooit leren. Professionele hostesses hebben van onthalen en gasten een goed gevoel geven hun beroep gemaakt.

Gastvrij, efficiënt en in stijl onthalen is een kunst. Sommige mensen kunnen het, anderen zullen het nooit leren. Professionele hostesses hebben van onthalen en gasten een goed gevoel geven hun beroep gemaakt.

 

Op de stand nemen hostesses een sleutelpositie in die een bijzonder grote invloed kan hebben op het verdere verloop van het standbezoek en dus op het eindresultaat. Dat is meteen de belangrijkste reden waarom u onthaalmedewerk(st)ers niet zomaar het bos in stuurt.

Eén van de belangrijke functies van een beursstand is de bezoekers wat gastvrijheid te bieden. Vaak worden daarvoor externe medewerkers ingezet. De ene keer omdat eigen medewerkers voor andere standactiviteiten ingezet worden, een andere keer omdat die specifieke competenties niet in het bedrijf aanwezig zijn.

Wanneer u een professionele hostess inschakelt, heeft u alvast enkele zekerheden: u krijgt een onthaalmedewerkster die het klappen van de zweep kent en weet wat een beurs is, u kunt bepaalde eisen stellen qua stijl en niveau en u heeft de garantie dat op het juiste tijdstip iemand komt opdagen. 

 

Uniform

Het is een vraag waar u in het voortraject beter even aandacht aan besteed. Wie op professionele hostesses een beroep doet, heeft meestal de keuze: ofwel komen de dames opdagen in het uniform van het bureau ofwel wordt hen een uniform van de opdrachtgever aangemeten. Beide opties hebben voor- en nadelen.

Een hostess in het (typische) uniform van het bureau is onmiddellijk als dusdanig herkenbaar. Bezoekers die haar aanspreken, weten wat haar rol en haar taak is: doorverwijzen naar de standmedewerk(st)er die de vraag het best kan beantwoorden.

Hostesses in het uniform van de opdrachtgever zullen zich sneller deel van het geheel voelen. Indien het goed functioneren van de stand afhankelijk is van intensief teamwerk, zorgt een uniform ervoor dat de kloof tussen vaste medewerkers en ingehuurde krachten minder diep is en dat beide groepen vlotter met elkaar samenwerken. Het nadeel is dan weer dat bezoekers geen onderscheid kunnen maken tussen standmedewerkers met een loutere onthaal- en doorverwijsfunctie en standmedewerkers met andere competenties. Vooral op grotere standen en druk bezochte beurzen kan dat voor verwarring zorgen.

 

Briefing

Hoe professioneel zij ook mogen zijn, hostesses hebben altijd een minimum aan informatie nodig om hun taak goed te kunnen uitvoeren. Zeker wanneer u aan de tijdelijke onthaalmedewerkers hoge eisen stelt, is het verstandig hen vooraf bij het project te betrekken en hen bijvoorbeeld aanwezig te laten zijn op de briefing(s) die u aan de standmedewerkers geeft. Hoe beter de tijdelijke medewerkers geïnformeerd zijn over de doelstellingen van de beursdeelname, de aard van de manifestatie, de diverse types relevante bezoekers, het centrale thema, de noviteiten enzovoorts, hoe beter ze zich in Bovendien moet u aan tijdelijke medewerkers een soort <@pc>who’s who<@$p> geven. Voor een vlotte standwerking is het essentieel dat zij goed weten wie welke soort vragen kan beantwoorden, wie welke competentiegebieden en verantwoordelijkheden heeft en wie wanneer op de beurs aanwezig zal zijn.

Omdat een beursdeelname zowel voor de vaste als voor de tijdelijke medewerkers ook een beetje fun moet zijn, kunt u na afloop van de briefing een kleine incentive voorzien waar vaste en tijdelijke standmedewerkers in een informele sfeer even nader kennis kunnen maken.

 

Roadbook

Omdat geschreven woorden langer blijven dan gesproken woorden, is het goed alle elementen van de briefing ook even op papier te zetten. Geef uw standbemanners en de hostesses na afloop van de briefing een boekje waarin de ze alle informatie nog eens kunnen nalezen. Neem er een plattegrond van de beurs en van de stand in op en detailleer welke standzones welke functie hebben. Duid op een plattegrondje ook aan waar de diverse bezoekersfaciliteiten zich bevinden en waar op de beurs de belangrijkste concurrenten zich bevinden.

Fotootjes van de belangrijkste medewerkers op de stand en zo mogelijk ook van te verwachten belangrijke klanten maken een vlotte en spontane identificatie mogelijk. Tijdens de beursdagen doet het roadbook dienst als naslagwerkje voor belangrijke telefoonnummers, dienstroosters en meer handige informatie.

 

Promoteams

Waar hostesses hoofdzakelijk om hun hospitality-talenten gerekruteerd worden, zijn bij zogeheten promoteams andere kwaliteiten van belang: promoboys en -girls horen energiek en alert te zijn, rad van tong en sociaal in de omgang.

Dit soort ingehuurde krachten wordt vaak ingezet bij evenementen, promotieacties, guerrillamarketing en ook op consumentenbeurzen. Mits enige ervaring kunnen zij zich snel in een specifieke sfeer inleven en passen er spontaan hun tactiek op aan. Ook voor hen geldt dat hun prestaties – en dus ook uw tevredenheid – toenemen naarmate ze in het voortraject intensiever bij de beursdeelname worden betrokken.   

 

Scenario’s

Doorgaans schrijft het beursreglement voor dat exposanten enkel binnen de grenzen van hun eigen stand promotionele activiteiten mogen ontwikkelen. Wie het actieterrein wil uitbreiden tot buiten de stand, moet daarvoor schriftelijk toestemming van de organisator vragen.

Omschrijf in uw aanvraag zo precies mogelijk wat het actieterrein is (een beurshal, de volledige beurs, het parkeerterrein, de hoofdingang…), hoe de activiteit inhoudelijk in elkaar zit (folder uitdelen, kort gesprek, giveaway uitdelen…), welke materialen daarbij gebruikt zullen worden en welke medewerkers u daarbij wilt inzetten. Eens u het akkoord van de organisator op zak heeft, kunt u het promoteam informeren over het doel van de actie, de spelregels en de eventuele beperkingen. Met een rollenspel kunt u een aantal scenario’s construeren waarop het promoteam kan oefenen.

 

Wat kost het?

Voor niks gaat de zon op. Ook tijdelijke onthaalmedewerkers moet u in het deelnamebudget opnemen.

De uurprijzen voor hostesses en promoteams situeren zich in de prijsvork 15 tot 20 euro. De meeste bureaus in België hanteren de regel van minimaal vier opeenvolgende uren prestatie. Deze regel werd door de vakbonden opgelegd. Bovenop het uurloon kunnen extra’s aangerekend worden reiskosten, parkeergeld, maaltijden en voor de aangifte van de prestaties bij de instanties die de sociale rechten van de tijdelijke werknemer regelen.

(Uit: Expovisie 575)