Een plan voor de avonduren

Wat doe je nadat het licht op de stand gedoofd is? Om halfacht knus op de sofa of sta je (potentiële) klanten ook na beurstijd ten dienste? De avonduren bieden je de kans om te laten zien dat het goed zit met jullie hospitality

Vakbeurzen die het een beetje gemaakt hebben, vormen een tijdelijke maar belangrijke geografische concentratie van wat doorgaans ‘de markt’ genoemd wordt. Gedurende enkele dagen is iedereen die enigszins meetelt in de buurt. En veel van die beursbezoekers voelen zich eigenlijk een klein beetje verloren in die onbekende stad, op die anonieme hotelkamer. En dus…

Wat een goede plan van aanpak is, hangt grotendeels af van de doelstellingen die voor de beursdeelname geformuleerd werden. Wil ik vooral nieuwe klanten vinden of bestaande klanten binden? Zoek ik het op de thuismarkt van de beurs of wil ik vooral internationale bezoekers? Wil ik het aantal nieuwe contacten maximaliseren of hanteer ik het fuik-principe om alleen een paar grote vissen over te houden?

• Selecteren: Je kunt niet voor iedereen Sinterklaas spelen. Omschrijf het type bezoeker dat je met jouw gastvrijheid wil charmeren en leg een lijst met namen aan. Koppel eventueel terug naar de database van de organisator.
• Programmeren: Leef je in de situatie van de doelgroep in. Zij zijn gedurende enkele dagen in een hen vreemde stad. Waarmee bewijs je hen een dienst? Zeker als je een ‘thuismatch’ speelt, is jouw kennis van stad en streek een belangrijke troef. Informeer bij de lokale toeristische dienst naar de ‘musts’ en stel een programma samen dat aansluit bij de interessesferen van de gasten.
• Afspreken: Nodig je gasten schriftelijk uit voor de after hours en hou er rekening mee dat zij wellicht een vermoeiende dag achter de rug hebben. Prop het programma niet vol, maar geef je genodigden af en toe een adempauze.
• Loslaten: Misbruik de avonduren niet om nog lekker wat verder door te drammen, maar laat de zakelijke besprekingen los en reik een paar gespreksonderwerpen aan die aansluiten bij de interessesfeer van de genodigden. Vermijd gespreksonderwerpen die gevoelig liggen (religie, politiek, nationaliteit, ras, sport…).