Hoezo, te laat?

De openingstijden van een beurs liggen altijd al minstens een half jaar vast. Toch gebeurt het vaak dat standmedewerkers nog volop aan het stofzuigen zijn terwijl de eerste bezoekers al binnen komen. En wat te denken van stands waar niemand de lichtschakelaars blijkt te vinden of stands die er verlaten en levenloos bij liggen?

De openingstijden van een beurs liggen altijd al minstens een half jaar vast. Toch gebeurt het vaak dat standmedewerkers nog volop aan het stofzuigen zijn terwijl de eerste bezoekers al binnen komen. En wat te denken van stands waar niemand de lichtschakelaars blijkt te vinden of stands die er verlaten en levenloos bij liggen?
De verantwoordelijken staan te balen in de file, wachten op de wegenhulp, hebben de wekker verkeerd ingesteld… ondertussen lopen bezoekers uw stand voorbij en krijgen niet zo’n beste indruk van uw bedrijf. Kortom, alle excuses zijn goed, behalve voor de bezoekers. Zó vermijdt u al die ellende:

 

Leg een beurtrol vast Zeker voor grotere standen is het verstandig vooraf een beurtrol voor alle medewerkers vast te leggen. Wie ’s avonds als laatste blijft, begint de volgende ochtend wat later. Neem de beurtrol op in een road book of draaiboek en licht ze toe tijdens een briefing.

 

Kom samen aanrijden ollectief vervoer helpt het groepsgevoel versterken en verhindert dat een aantal standmedewerkers onderweg – vrijwillig of onvrijwillig – blijven hangen. De heenrit is ook een uitstekend moment om medewerkers te briefen.

 

Ontbijt samen Voor zover dit niet is voorzien door de organisator, kunt u met de hele ploeg samen ontbijten. Tijdens het ontbijt krijgt u de kans tekst en uitleg te geven bij het dagverloop, bijzondere aandachtspunten en de prestaties van de vorige dag.

 

Ga samen slapen
 Wanneer het beursgebouw meer dan honderd kilometer van de woonplaats af ligt, verdient het aanbeveling de ploeg een hotel te regelen. Kies voor één hotel, zo houdt u betere controle op wat er in de avonduren gebeurt.

Organiseer een wekdienst
Laat alle standmedewerkers ’s ochtends telefonisch wekken, zodat iedereen de tijd heeft die hij of zij nodig heeft om presentabel ten tonele te verschijnen. Automatiseer de wekservice met een boodschap die aansluit bij de beurs.

(Expovisie, december 2004)