Hoeveel standbemanning heb je nodig?

Het aantal mensen dat je op de beurs nodig hebt is afhankelijk van diverse zaken. Zo bepaal je hoe groot je standteam moet zijn.

Hoeveel bezoekers komen er? Het mag duidelijk zijn dat een groter opkomst, doorgaans om een groter standteam vraagt. Dus bepaal hoeveel bezoekers er worden verwacht en hoe de spreiding van de bezoekersaantallen over de beursperiode zal zijn. Wat zijn de piekmomenten en hoeveel bezoekers komen er dan?

Wat is het doel? Als het doel is om zoveel mogelijk klantcontacten te hebben, dan vraagt dat ook om meer mensen op de stand. Is het doel vooral om bestaande relaties te ontvangen, dan is bepalend wie de aangewezen personen zijn om deze relaties te ontvangen.

Wat zijn de taken? Moet er iets gepresenteerd worden, zijn er mensen voor de catering nodig, laat je flyers uitdelen. Het is belangrijk om specifieke taken aan specifieke personen te kunnen toewijzen. Iemand die teveel verschillende taken op zijn bordje heeft liggen, laat zeker steken vallen.

Hoe lang duurt de beurs? Hier gaat hem meer om het totaal aantal mensen dat nodig is over de hele beursperiode. Hoe meer beursuren er gedraaid moeten worden, des te dringender de vraag om tussentijdse verversing van de standbemanning. Dat is niet altijd de realiseren, omdat niet iedereen ‘inwisselbaar’ is of simpelweg omdat je niet meer mensen beschikbaar hebt.

Hoe regel je de pauzes? Voorkom dat de stand on(der)bemand is tijdens pauzes van standbemanners. Plan pauzes zoveel mogelijk tijdens rustiger beursmomenten. Dit werkt twee kanten op. Je hoeft geen extra standbemanning te regelen én het voorkomt dat je de weinige beursbezoekers intimideert met een ‘cordon’ aan standpersoneel.

Hoe groot is de stand? Dit is natuurlijk een kip-en-ei-verhaal. Is het aantal standbemanners dat nodig is voor het doel en de taken te groot voor de stand, dan is de standoppervlakte te klein gekozen. Als grove richtlijn geldt één persoon per drie vierkante meter stand.