Hoe zorg je bij een online event voor verbinding?

Op het moment van schrijven loopt het aantal besmettingen van het Corona-virus helaas nog altijd op en de maatregelen in Europa en andere werelddelen worden verlengd of zelfs aangescherpt. Veel congressen zijn dan ook al afgezegd of worden verplaatst.

De evenementenbranche wordt keihard geraakt en niemand kan ons zeggen wanneer er weer events georganiseerd mogen worden. Sommige organisatoren wachten verdere maatregelen dan ook niet af, spelen in op  de veranderende omstandigheden en transformeren hun traditionele evenement naar een online event.

Wat kun je al wel/niet online en gaat het online event de norm worden?

Andere manier van organiseren

Online events zijn zeker niet nieuw maar werden voor de Corona pandemie wel vaak vanuit een ander perspectief ingezet. Als bijvoorbeeld de kaartverkoop een beetje tegenviel werd al snel de mogelijkheid van een live videostream toegevoegd en werd het traditionele event opeens een hybride event genoemd. Langzamerhand zijn we echter steeds meer de échte voordelen van het online event gaan inzien; de reductie van kosten, CO2, afval en voedselverspilling maar ook het verzamelen van data en de hiermee gepaard gaande conversie voor sponsoren.

Ook bezoekers zijn steeds meer te spreken over de kwaliteit van de online events. Zij besparen op hun reiskosten /-tijd en zitten door alle verbeterde digitale mogelijkheden ‘front row’. De data-analyses zorgen ervoor dat ze in een op maat gemaakt programma terechtkomen en via chat is opeens iedereen mondig genoeg om de spreker te bestoken met vragen en bevindingen.

Het sociale aspect

Naast de voordelen van het online event zijn er ook zeker een aantal uitdagingen te noemen. Misschien wel de grootste is het gebrek aan persoonlijk contact. De opwinding om vakgenoten te ontmoeten, het delen van enthousiasme/verwondering en het netwerken tijdens de borrel. Je leeft toe naar een conferentie en die totaalbeleving is lastig online te evenaren.Ook het behouden van focus is een flinke uitdaging. Nog meer dan bij een offline event wil je voorkomen dat deelnemers tijdens inhoudelijke sessies afdwalen. Het risico hierop

is bij een online event echter vele malen hoger! Het is dus zaak om deelnemers bij de les te houden. Met het inzetten van de juiste werkvormen zorg je voor interactie. Break-/workout’s zorgen voor extra stimulans maar bovenal fun is cruciaal om mensen voor langere tijd scherp te houden.De hamvraag bij een online event is dan ook; ‘hoe zorg je op afstand voor verbinding, tussen bezoekers onderling en het event’? 

Offline meets online

Er is nu een oplossing, te weten: De dteventbox.
Deze box zorgt voor offline beleving tijdens je online event!

Hoe werkt het?

Voorafgaand aan het evenement ontvang je thuis een box met een flyer, het programma en sponsormateriaal. Aan de hand van de QR-codes kunnen de deelnemers inloggen op de online omgeving, zich inschrijven voor kennissessies, video’s downloaden, hun vragen toesturen etc..

De box is volledig opgemaakt in de stijl van het event en is voorzien van een aantal gave gadgets en toebehoren om enkele momenten tijdens het event te ondersteunen. De box is een echte goodiebag en geeft je als deelnemer het gevoel ouderwets een congres te bezoeken met alle beleving zoals je gewend bent, maar dan online.

Interesse?

Wil je ook weten wat de dteventbox voor jouw event kan betekenen?
Neem contact op met dtevents voor meer informatie.
www.dtevents.nl/dteventbox

Note: De dteventbox is ook ontwikkeld om in te zetten als middel voor organisaties die het contact tussen werknemers willen blijven stimuleren op een leuke manier.
Beleef ieder week online, leuke momenten met je collega’s.