Event-tech is van alle tijden, maar heeft door corona razendsnel een heel hoge vlucht genomen. Er is een actieve bedrijfstak ontstaan rondom digitale events, maar wat is daarvan de toekomst nu iedereen weer massaal ‘live’ kan én wil? “Wie concurrerend wil blijven, moet zijn processen digitaliseren.”

Event-technologie is van alle tijden. Wat begon met microfoons, belichting en beamers, is de afgelopen decennia uitgegroeid tot een breed geschakeerde business die met name draait om digitale technologie. Denk daarbij aan registratiesystemen die gaandeweg zijn uitgemond in geavanceerde event management systems.

Digitalisering van de eventbranche hangt ook steeds meer samen met de mobiele revolutie. Sinds de introductie van de iPhone, dit jaar alweer vijftien jaar geleden, is het heel gebruikelijk om aanmelding en interactie op events te laten lopen via je smartphone. Sterker nog: grote events hebben steeds vaker een eigen event-app.

Virtuele events als nieuwe discipline

Door corona ontstond de afgelopen twee jaar een goeddeels nieuwe discipline: virtuele events. Natuurlijk: diensten als Zoom, Google Meet (voorheen Hangouts) en Microsoft Teams bestonden al lang , net als de inzet van holografische beelden en het bezoeken van virtuele community’s zoals Second Life. Door de pandemie waren dat ineens geen ondergeschikte alternatieven meer, maar het nieuwe normaal. Dus gingen ook techbedrijven zich speciaal op toeleggen op digitale events.

“Ineens ging alles van offline naar online”, schetst eventspecialist Thijs van der Zande van DPG Media in de podcast Met De Kennis Van Nu. “Logisch, want er was niks anders. Maar we hebben vooral geleerd dat het een andere tak van sport is. Gewoon online hetzelfde doen als dat je normaal live zou doen, werkt niet. De spanningsboog achter een beeldscherm is heel anders.” In een tussenvariant, een hybride event met online- en offline-componenten, ziet hij niets. “Dat idee heeft het niet gered. De combinatie is maar heel beperkt succesvol.”

Digitalisering ondanks ‘Zoom-fatigue’

Na ruim twee jaar corona hebben mensen last van ‘Zoom-fatigue’ en missen ze het interpersoonlijke contact, aldus regional manager Nick Dugdale-Moore van beurzenbranchevereniging UFI Europe. Zijn organisatie deed onderzoek naar live-events in een digitale wereld. “Hoewel COVID-19 de event-industrie overnight heft veranderd, keert de branche terug naar een nieuwe versie van ‘normaal’ en lijken de basics niet te zijn veranderd”, concludeert hij. “De digitale transformatie en bijbehorende leercurve hebben de afgelopen twee jaar geholpen om betere processen te ontwikkelen, nieuwe manieren te bedenken om onze community’s het hele jaar door te verbinden en nieuwe digitale inkomstenstromen te openen.”

Van der Zande (DPG) gelooft niet dat digitale events helemaal gaan verdwijnen nu alles weer live kan en mag. “Zeker niet. Juist niet. Online evenementen kunnen juist kosteneffectief zijn. Je hoeft geen zaal te huren en broodjes te regelen en je kunt veel meer mensen ontvangen. Ze hebben tegelijk ook een andere waarde. Het is heel effectief bij bijvoorbeeld technische presentaties. Maar als het gaat om echt contact met elkaar, dan is fysiek toch de beste optie.”

Eventmanagers kiezen voor live, maar bouwen escape in

Ondanks de overduidelijke ‘shift naar live’ worden de digitale draaiboeken niet bij het oud papier gegooid. “De herfst komt er weer aan”, waarschuwt Van der Zande. “We hebben geleerd dat je alles onder controle moet houden wat te controleren valt. Mensen zijn toch weer angstig dat er een volgende golf gaat komen. Dus we organiseren weer alle evenementen – zoals ook De Week van De Ondernemer – zoals we van plan zijn, maar bouwen tegelijk een escape in.”

Dugdale-Moore (UFI) is radicaler in zijn standpunt: live gaat de strijd met digitaal glorieus winnen. Bezoekers en exposanten van (congres)beurzen zijn volgens hem “desperate to reconnect” en zijn onderzoek geeft hem daarin gelijk. “Er is immers geen betere omgeving om te netwerken en zaken te doen. Kortom: gaan we massaal afreizen naar de zonnige metaverse-toekomst van Mark Zuckerberg? Daar is momenteel geen enkel bewijs voor, God zij dank!”

Auteur: Jeroen Mirck, hoofdredacteur Conference Matters

NIEUWE UITDAGINGEN VOOR EVENTMANAGERS

Nu corona niet echt meer een hoofdpijndossier lijkt voor eventmanagers, gaat hun aandacht vooral uit naar andere uitdagingen:

• Personeelstekort. Wereldwijd moest meer dan de helft van alle bedrijven ten tijde van de pandemie snijden in het eigen medewerkersbestand. Door de opkomst van digitale events moest personeel bovendien een geheel nieuwe skillset ontwikkelen. De eventbranche worstelt momenteel met het opnieuw vinden van extra medewerkers.

• Aanpassing van het businessmodel. Vanwege de lockdowns werden beurs-, congres- en eventlocaties gedwongen om digitale elementen te implementeren. Hun uitdaging is nu om ook in de toekomst geld te gaan verdienen met die investeringen.

• De impact van digitalisering. Technologie en veranderde klantbehoeftes hebben evengoed invloed op events en locaties. Wie concurrerend wil blijven, moet zich proactief opstellen, voortdurend bijsturen en de eigen processen en klantervaringen aanpassen aan de nieuwe digitale ontwikkelingen.