Hoe organiseer je het evenement dat niemand wil missen?

Erik Peekel (Aaaaha! the Actor Factory) bundelde de beste praktijktips van organisatoren: Hoe organiseer je het evenement dat niemand wil missen? The Actor Factory organiseerde een Superbrainstorm op Nyenrode Business Universiteit. Organisatoren deelden één-op-één inzichten met elkaar. Erik ging aansluitend op zoek naar praktische inzichten, die je direct kunt toepassen. Dat leverde een veelheid aan tips & tricks op, die nu beschikbaar zijn voor iedereen.

Kasteel Nyenrode was vroeger het huis van de familie Goudstikker. In het voormalige slaapvertrek kwamen 65 organisatoren van evenementen samen. In een Superbrainstorm deelden zij praktijktips met elkaar. Gastheer en superbrainstormer Erik Peekel daagde de deelnemers uit. Hij ging op zoek naar de beste ideeën voor het evenement dat niemand zou willen missen. Eén-op-één deelden de organisatoren hun ervaringen. Tussendoor vroeg Erik hen om hun inzichten met de groep te delen. Dat leverde een verbluffende hoeveelheid tips en tricks op. In de workshop werd aandacht besteed aan elk soort evenement: relatie bijeenkomst, kick-off, personeelsfeest, jubileum en zelfs beursdeelname. Vier onderwerpen stonden centraal: uitnodigen, interactie, netwerken en bereik.

Zo overtuig je deelnemers dat ze erbij moeten zijn
Er werden veel ideeën aangedragen voor het concept- en uitnodigingstraject. Alleen door je in je doelgroep te verplaatsen kun je tot een relevant programma komen. Deelnemers moeten begrijpen wat ze ermee opschieten. Verder wil men het gevoel krijgen dat men bijzonder is, je wilt niet uitgenodigd worden vanuit een spreadsheet.

Zo geef je deelnemers een actieve rol in je programma
In eerste instantie zit niemand te wachten op een actieve rol. In de Superbrainstorm werden vormen besproken om deelnemers te activeren. Je laat hen bijvoorbeeld nadenken en samenwerken in kleine groepjes. Een goed evenement verbindt de deelnemers met elkaar en elkaars inzichten. Er ontstaat een gevoel van verbondenheid wanneer je deelnemers met elkaar in gesprek brengt over relevante thema’s.

Zo faciliteer je betekenisvolle ontmoetingen
Deelnemers zijn niet alleen geïnteresseerd in sprekers en workshops. Ze willen bovendien elkaar ontmoeten. Als organisator moet je vooraf bedenken wie gasten met elkaar in gesprek gaat brengen. Bovendien zijn er heel wat slimme technieken om mensen met elkaar in gesprek te krijgen.

Zo vergroot je het effect
Bij het slotonderwerp besprak men met elkaar hoe je het bereik en het effect van je evenement kunt vergroten. De conclusie was dat je na afloop de resultaten van je bijeenkomst vooral moet delen. Aanleiding voor Peekel om de tips uit te werken voor de deelnemers. Het leverde een verslag op in vier delen vol praktisch toepasbare ideeën. The Actor Factory heeft het verslag beschikbaar gesteld op haar website.