Hoe organiseer je een duurzaam congres of event?

Duurzaamheid is een steeds belangrijker thema in de congres- en eventbranche, niet in de laatste plaats omdat eventmarketing doorgaans een forse CO2-footprint achterlaat. Er valt dus een wereld te winnen. Organisatoren realiseren zich dat steeds beter en handelen daar ook naar. Wat zijn de beste manieren om een congres of evenement duurzamer te maken?

Duurzaamheid leeft enorm in de industrie van live-communicatie. Klanten vragen er simpelweg om, zo hoor je onder meer in de recente podcast ‘Dealen met duurzaamheid’ van eventbureau ATPI. Presentator Wendelien Wouters gaat daarin het gesprek aan met IDEA-directeur Maarten Schram en specialist Janneke van Aartrijk, die binnen ATPI betrokken is bij het zelf ontwikkelde CO2-meetinstrument Halo.

Een event of congres groener maken is vooral een kwestie van slim kiezen. Wie goed zoekt, vindt volop uitstootbeperkende of energiebesparende alternatieven. De redactie van Conference Matters zet er een aantal op een rij.

1. Transport biedt snelle winst

Op het gebied van transport en logistiek kun je snel resultaat boeken als het gaat om de verduurzaming van evenementen. Kies een gekozen locatie die eenvoudig is te bereiken met het openbaar vervoer of regel anders iets met huurfietsen of (elektrische!) pendelbussen. Benadruk deze opties ook actief in de uitnodiging.

2. Food: van fairtrade tot vegetarisch

Eten en drinken is een onmisbaar element op elke bijeenkomst, maar biedt ook legio mogelijkheden tot verduurzaming. Gebruik minder plastic verpakkingen en koop bewust in: biologisch, fairtrade of lokaal. Vegetarisch eten leidt soms nog wel tot discussie, maar niks weerhoudt je ervan om meerdere opties aan te bieden. Anticipeer ook op no-shows: geef wat overblijft weg aan een goed doel of inventariseer vooraf bij bezoekers of ze wel echt aan het hele programma deelnemen. Voor iemand die aangeeft niet mee te eten hoef je geen maaltijd in te kopen.

3. Boek winst met waste management

Bij evenementen is afvalbeheer ook echt een grote kans. Veel zaken kunnen worden hergebruikt of gescheiden ingeleverd. Dat scheelt niet alleen in de afvalberg, maar vaak ook in de portemonnee. Zorg dat plastic en groenafval wordt gescheiden, gebruik biologisch afbreekbaar wegwerpservies (of liever helemaal geen wegwerpspul), hergebruik naambadges en werk zo papierloos mogelijk.

4. Maak gebruik van groene energie

Congressen en evenementen verbruiken doorgaans veel stroom. Hierbij valt te denken aan geluids- en lichtsystemen, koelingen of de verwarming. Vergroen je energieverbruik door onder meer op te letten of een locatie netstroom gebruikt en of er ledverlichting en klimaatbeheersing aanwezig is. Zo voorkom je dat er onnodige energie wordt verspild.

In de podcast ‘Dealen met duurzaamheid’ noemt Schram ook herbruikbare decoratie en (stand)bouw als een slimme manier om de CO2-voetafdruk van je evenement omlaag te brengen. Eventmanagers doen er sowieso goed aan om vooraf een nauwkeurige scan te maken van alle (on)duurzame elementen van hun evenement. Op alle stappen in het traject van de organisatie kan winst worden geboekt. Als je daar maar voor openstaat en op bent gespitst.