‘Het komt wel goed’, is geen uitdrukking die wij gebruiken

Nieuw, maar meer dan 35 jaar ervaring. Pauwels Congress Organisers is een gloednieuw congresorganisatiebureau, succesvol gestart in december 2010. Met heel Europa als speelveld en Maastricht als ware thuis.

Pauwels Congress Organisers is een ervaren full service congresorganisatiebureau met een team dat bestaat uit Susanne Pauwels, Susan Verkou en Ilona Vermeeren. Susanne vertelt: “Ons team heeft veel ervaring met het organiseren en coördineren van de meest uiteenlopende congressen. Groot, klein, eendaags, meerdaags, nationaal of internationaal. Vanuit Maastricht organiseren wij congressen in heel Europa.”

Gekende naam
De bedrijfsnaam Pauwels Congress Organisers is niet uit de lucht komen vallen. Enerzijds vormt de afkorting van deze naam PCO, en dat is wat ze zijn. Anderzijds is Susanne Pauwels een gekende naam in de congresbranche. Zij werkte onder meer voor toonaangevende bedrijven als Van Namen & Westerlaken, het AMC en MECC Maastricht. Ook Susan Verkou en Ilona Vermeeren draaien al weer enkele jaren mee in de congresbranche.
PCO organiseert veel medisch wetenschappelijke congressen, vaak op basis van meerjarencontracten, als meereizend PCO. Waar het congres in Europa ook wordt gehouden. Pauwels Congress Organisers organiseert het. “Dit schept een hechte band tussen ons en onze klanten en werkt efficiënt. De congrescommissie of voorzitter wil nog wel eens veranderen. Wij zijn en blijven echter de steady basis voor de klant”, aldus Susanne. Susan: “We krijgen vaak te horen: ‘jullie hebben het al gedaan voordat wij bedacht hebben dat het gedaan moet worden’. En dat is een fijn compliment.”

Efficiënt congres
Waar deze aanpak toe kan leiden blijkt wel uit het voorbeeld van één van de congressen die PCO organiseert: het jaarlijkse internationale diergeneeskunde congres ECVIM-CA met doorgaans zo’n duizend deelnemers. PCO ontmoet de internationale commissie maar één keer per jaar tijdens de site visit. Ilona: “Dan bespreken we de diverse verantwoordelijkheden en de hele opzet van het congres tot in de kleinste details. Daarna is er alleen nog tweemaandelijks een vergadering met de voorzitter en veelvuldig contact via e-mail en telefoon. Dit werkt perfect voor beide partijen.”

Enorm divers
Susanne: “De afwisseling in vakgebieden waar we mee te maken hebben maakt ons eigen vak zo leuk. Het is enorm divers.”
Zo organiseert PCO ook mede het jaarlijkse Museumcongres waarbij diverse musea een geïntegreerd onderdeel zijn van het inhoudelijke en sociale programma. Vorig jaar was het Muziekkwartier in Enschede het episch centrum voor een tweedaags congres met 700 deelnemers. De organisatie van de borrel in het Rijksmuseum, het feest in museum TwentseWelle en de diverse workshops in locaties langs de Cultuurmijl vormden een logistieke horde, die met succes werd geslecht.
 
Niet standaard, wel minutieus
“Ongeacht het subject en ook al ben je de core PCO, ieder congres blijft uniek en vergt maatwerk”, vertelt Susan. “We trekken geen standaard draaiboek uit de kast. We luisteren naar wat de klant wil. Dat wil niet zeggen dat we dit dan ook klakkeloos uitvoeren. Als we de invulling liever anders zien, dan zullen we dat zeker adviseren.”
Het draaiboek mag niet standaard zijn, standaard is wel een minutieuze vastlegging van het proces. “Wij laten niets aan het toeval over. ‘Het komt wel goed’, is geen uitdrukking die wij gebruiken. Het komt niet vanzelf goed. Je moet als organisator goed voorbereid én flexibel zijn. Uiteindelijk zal niet alles volgens het draaiboek verlopen. Je moet adequaat inspelen op actuele situaties.”

Ruime poel
De drie dames van PCO bewaken de voortgang dagelijks en zorgen dat elke e-mail en  telefoontje snel wordt beantwoord en opgevolgd.
Ilona: “We weten van elkaar waar we mee bezig zijn. Dat is het voordeel van een kleiner bureau. We doen alle drie het volledige traject van A tot Z voor elk project en we hebben alle drie dezelfde werkwijze.” PCO heeft een ruime poel met uiteenlopende professionals tot haar beschikking, van grafische vormgevers en tekstschrijvers tot juridische adviesbureaus en ervaren freelance projectmanagers en hostessen.
Susan: “We organiseren in september twee congressen tegelijk, één in Sevilla en één in Brussel. Daarvoor hebben we de teams al samengesteld, inclusief back-up.”

Verankerd in Maastricht
Het doorgeven van kennis staat bij PCO hoog in het vaandel. Zo loopt er met Hogeschool Zuyd een traject waarbij zes studenten met een tijdsbesteding van acht uur per week een congres op poten zetten onder leiding van Pauwels Congress Organisers. Een dergelijk project verankert het bedrijf van Susanne Pauwels, Susan Verkou en Ilona Vermeeren in Maastricht. Ondanks al hun internationale activiteiten voelen ze zich verbonden met deze stad.
Susanne: “Maastricht is een charmante congresstad. En daar willen we iedereen van overtuigen. We werken met diverse bedrijven nauw samen om dit statement verder uit te dragen.”

Tekst Edwin Nunnink  |  Beeld Alf Mertens
Dit artikel is verschenen in QM 100   |  voorjaar 2011