‘Het is beter je eigen standaard te creëren’

De ESG-trein is op gang gekomen en beïnvloedt steeds meer de bedrijfsvoering in de hele congresketen. Desondanks is de sectorspecifieke invulling van deze regelgeving nog in ontwikkeling. Door als stakeholders in livecommunicatie nu te acteren kun je met elkaar zorgen voor een werkbare en collectieve transitie, stellen Angelique Lombarts en Elvira Wilthagen.

Vorig jaar schreef Angelique Lombarts het artikel 'ESG is er en zal blijven' voor Publique. De titel maakt duidelijk dat de introductie van Europese regelgeving rondom Environmental, Social and Governance onomkeerbaar is. Bedrijven moeten hun ESG-beleid vastleggen en hier jaarlijks over rapporteren volgens de Corporate Sustainability Reporting Directives (CSRD).

De primeur is dit jaar aan beursgenoteerde bedrijven. Vanaf boekjaar 2025 zijn alle grote bedrijven verplicht om naast het gebruikelijke financiële jaarverslag een door een accountant goedgekeurde rapportage volgens de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) te publiceren. Groot betekent in dit geval voldoen aan minstens twee van de volgende kenmerken: meer dan 50 miljoen euro netto-omzet, meer dan 25 miljoen euro op de balans en/of 250 of meer werknemers. In 2026 scharen de beursgenoteerde MKB-bedrijven zich bij de rapportageverplichting.

Als keten mee aan de slag

Maar ook voor bedrijven en organisaties die niet in voornoemde categorieën vallen is het zaak om nu actie te ondernemen, vertelt Lombarts een jaar later. “Ten eerste is er de ketenaansprakelijkheid. Dat betekent dat rapportage-plichtige bedrijven bij hun leveranciers informatie opvragen over hun beleid op het gebied van de E, de S en de G. En de logische verwachting is dat het op een gegeven moment zelfs een eis gaat worden om nog zaken te mogen doen.”

“Er is nog een belangrijke reden om als ketenpartners hiermee aan de slag te gaan”, stelt Elvira Wilthagen, samen met Lombarts oprichter van adviesorganisatie ELAN – ESG in Hospitality. “Inmiddels is de algemene regelgeving vrijwel uitgekristalliseerd, maar er zit nog veel ontwikkeling bij de sectorspecifieke invulling. In hospitality is dat zeker een uitdaging, want je hebt het dan over een heel scala aan heel verschillende activiteiten. Hier geldt dat als je nu acteert, je nog veel invloed kunt hebben op de uiteindelijke sectorspecifieke invulling. Het is beter je eigen standaard te creëren dan je te moeten voegen naar de algemene regels.”

Dat geldt ook voor de individuele bedrijven in de keten, stellen Lombarts en Wilthagen. De ESG-transitie - als je het zo mag noemen - is niet alleen een learning curve, maar als koploper zet je mede de norm.

“Ik ben ervan overtuigd dat dit ook zakelijk gezien voordelen biedt”, vult Lombarts aan. “Bedrijven zullen eerder zaken met je willen doen en zeker de jonge generatie, die bijvoorbeeld vaker voor een B-corp gecertificeerd bedrijf kiezen, zullen liever bij jou willen werken. Dat is zeker een pré gezien het huidige arbeidsmarkttekort.”

VenueNL Sustainability Initiative

In Nederland is ELAN daarom samen met GSES, ontwikkelaar van een internationale sustainability performance monitor, en meetingplatform Publique mede-initiatiefnemer van het VenueNL Sustainability Initiative. Vanaf november 2024 meten een aantal toonaangevende Nederlandse congreslocaties hun inspanningen op het gebied van duurzaamheid. Het is een meerjarenproject waarbij de collectieve vooruitgang centraal staat. Het niet gaat om wie het meest duurzaam is, maar op welke van de tien thema-specifieke normen binnen de ESG/CSRD-meetlat de deelnemers gezamenlijk vooruitgang boeken.

Bestaande wetgeving

De eerste les van dit initiatief is dat bedrijven al veel van de benodigde informatie beschikbaar hebben. Het is alleen vaak nog niet samengebracht.

Daarnaast is het een misvatting om te denken dat er een heel nieuwe regelgeving op bedrijven afkomt. ESG is gebaseerd op een heel scala aan al bestaande wetgeving.

Ter ondersteuning van deze stelling volgt een spontane opsomming door Wilthagen en Lombarts: ‘minimaal Energielabel C voor niet monumentale gebouwen, AVG, HACCP, bepalingen in verschillende CAO’s, de klokkenluidersregeling, CESOP…’

En als extra belangrijk, want haar stokpaardje bekent Lombarts, het aantal vrouwen in de top van bedrijven. Omdat er in de praktijk weinig terecht komt van wat meestal als ‘vrouwenquotum’ wordt aangeduid, is er in Nederland sinds 2022 de Wet ingroeiquotum en streefcijfers die stelt dat minste een derde van de raad van commissarissen moet bestaan uit vrouwen en ten minste een derde uit mannen. “Dat beperkt zich In ons land dus slechts tot de RvC’s van beursgenoteerde bedrijven. We lopen wat dat betreft in Nederland echt nog achter op buurlanden België en Duitsland”, constateert Lombarts.

Nog geen wetgeving, maar een ontwikkeling die volgens de oprichters van ELAN wel zijn schaduw vooruitwerpt is ‘true pricing’. Doel is om te laten zien wat de verborgen kosten zijn van producten en diensten door ook de impact op het milieu en de samenleving in de aanschafprijs mee te nemen.

Lombarts: “Dat kan een rol gaan spelen als een deelnemer gaat afwegen om naar een congres te komen. Rechtvaardigt die werkelijke prijs hetgeen de congresdeelname mij opbrengt?”

Papieren tijger?

“Uiteindelijk gaat ESG over het ontwikkelen van structuren en het in kaart brengen van kansen en risico’s”, benadrukt Wilthagen. “Het draait allemaal om gewoon een betere bedrijfsvoering. Aan het begin vond ik het ook lastig om het ESG-instrumentarium helemaal te doorgronden, maar inmiddels ben ik erachter gekomen dat het heel slim in elkaar steekt.”

Hoe logisch en slim dan ook, het scenario van een nieuwe papieren – of in dit tijdsgewricht digitale – tijger doemt op. “Misschien voelt het de eerste jaren zo”, antwoordt Wilthagen. “Maar als het eenmaal is ingeregeld, dan valt het mee.”

Ze vergelijkt het met de invoering van HACCP, waar ze zelf indertijd te maken kreeg als General Manager in de hotellerie. “Eerst was het een heel gedoe, maar toen kwamen de checklists en handige hulpmiddelen. Nu is het een automatisme in de sector.”

Code of Conduct

Als een bedrijf wil beginnen met ESG dan is het opstellen of updaten van de Code of Conduct een mooie eerste stap. De oprichters van ELAN hebben tot hun verbazing geconstateerd dat dit bij veel bedrijven ontbreekt.

Lombarts: “Je zou zeggen dat het toch de basis is van jouw bedrijfsvoering. Waar staan wij voor. Hoe gaan we met elkaar om? Daar moet je toch een gezamenlijk besef van hebben.”

“En het is laaghangend fruit”, vult Wilthagen aan. “Je kunt zo voorbeelden van vergelijkbare bedrijven van internet halen en dat als basis gebruiken. Je moet dan nog wel samen met de medewerkers controleren wat jullie anders of extra willen opnemen in jullie Code of Conduct. Je moet het met elkaar doen. Maar het wiel helemaal opnieuw uitvinden is absoluut niet nodig. En dat geldt voor meer zaken. Er zijn heel veel voorbeelden beschikbaar over hoe je bepaalde zaken kunt vastleggen.”

Belangrijke congresthema’s

Voor de congresindustrie zijn transport, catering en drukwerk belangrijke thema’s die bovenaan de agenda zouden moeten staan, stellen ze. Hoe komt een deelnemer op het congres, hoe voorkom je verspilling van voedsel en onnodig drukwerk.

Vaak worden deze aspecten gevat onder ‘scope 3’ CO2-uitstoot, oftewel indirecte uitstoot, veroorzaakt door bedrijfsactiviteiten van een andere organisatie (bijvoorbeeld de luchtvaartmaatschappij). Dat wil niet zeggen dat je als organisator hier geen invloed op kan uitoefenen en moet je daar dus wel beleid op voeren.

Het begint met het vooraf inventariseren bij de deelnemers, stellen Lombarts en Wilthagen. “Hoe reizen ze en hoe laat komen ze aan. Daar kun je bijvoorbeeld een share a ride aan koppelen. En je kunt je mensen beter inplannen, als je weet welke timeslots het drukst zullen zijn.”

“Vooraf vragen wat en hoeveel deelnemers willen eten voorkomt enorm veel verspilling in de catering. Je kunt ze ook een maaltijd laten bestellen. Bijbestellen kan, maar dan betaald. De extra inkomsten kun je bijvoorbeeld besteden aan een donatie. Dat verhoogt de acceptatiegraad. Belangrijkste is dat je altijd uitlegt waarom je iets vraagt of doet, zodat je deelnemers meeneemt in jouw doelstellingen.”

“Ook als het gaat om congresinformatie en promotiemateriaal op de stands heeft het zin om vooraf te vragen hoe de deelnemers hun informatie het liefst ontvangen.”

Werk/privé balans

Een laatste thema dat ze willen uitlichten is de werk/privé-balans, onderdeel van de S in ESG. Organisatoren en planners scoren hoog op de ladder van stressvolle beroepen en om het vak en de sector aantrekkelijk te houden voor de nieuwe generatie is een gericht beleid een absolute noodzaak.

“Stel dat het arbeidsverzuim bij jouw bedrijf 10 procent is, terwijl dat gemiddeld in de sector op 4,9 procent ligt, dan heb je echt wat uit te leggen”, aldus Lombarts. “Belangrijk is dat je hebt uitgezocht hoe het binnen jouw organisatie zit, omschrijft hoe je werk/privé-balans gaat meten, vastlegt hoe de zeggenschap is geregeld en uitlegt wat je als bedrijf gaat doen om het te verbeteren.”

En eenzelfde aanpak kun je loslaten op de Governance die je nastreeft. Inventariseren wat jouw impact is op de buitenwereld en hoe je een bijdrage kunt leveren aan de maatschappij en jouw directe omgeving. “Ook dat doe je samen met je belangrijkste stakeholders”, besluiten Wilthagen en Lombarts.