Green Meetings

Dat ook de meeting markt duurzaam en ‘groen’ hoort te zijn staat buiten kijf. De vraag is alleen hoe organiseer je ‘milieuvriendelijk’. Leer van de ervaringen van anderen zoals het Nationaal Sustainability Congres en het congres van de Amerikaanse democraten.
Veel mensen bij elkaar in een beperkte tijdspanne, die allemaal geïnformeerd, verzorgd en verwend worden. Je kunt gerust zeggen dat dit een piekbelasting van het milieu oplevert. Een piekbelasting die maatschappelijk niet meer geaccepteerd wordt.
Wat de afgelopen jaren vooral een wens was, wordt nu meer als bittere noodzaak ervaren. Milieuvriendelijk, ‘groen’ produceren of in ons geval organiseren, als onderdeel van duurzame bedrijfsvoering, waar nog een aantal andere maatschappelijke thema’s onder vallen.
Van een congres over duurzaam produceren mag je zeker verwachten dat het milieuvriendelijk wordt georganiseerd. Dat klopt zegt Folkert van der Molen van DHV, samen met congresorganisator CKC initiatiefnemer van het Nationaal Sustainability Congres, dat op 27 november haar negende editie beleeft.

Duurzame locatie

“Dat begint al bij de keuze van de locatie, de RAI”, vertelt Van der Molen. “De RAI is de eerste locatie met een Green Globe Medal en ze hebben een MVO-manager in dienst. Samen bekijken we het congres een duurzaam profiel kunnen geven. Bijvoorbeeld door duurzame catering. In ieder geval zal de catering een hoog gehalte aan biologische ingrediënten bevatten en ook streekproducten. Kwaliteit is ook belangrijk. Het wordt geen simpel buffetje.”
De keuze van de RAI is ook ingegeven uit oogpunt van de mobiliteit. Goed bereikbaar met het openbaar vervoer en een stad die sowieso ontmoedigt om met de auto te komen, beargumenteerd Van der Molen. “We proberen ook nog een deal met de NS te sluiten. We willen dat mensen hun ticket voor de terugreis gratis kunnen komen afhalen bij de stand van de NS op vertoon van hun heenreisticket.”

Recyclebare stands

De inrichting van het congres zal ook duurzaam zijn, belooft Van der Molen. Zo zal het tapijt geleverd worden door Interface, een bedrijf dat gespecialiseerd is in duurzame vloerbedekking. Samen met de RAI wordt gekeken naar duurzame standbouw voor de bijbehorende beurs. Van der Molen: “We zijn er nog niet helemaal uit, maar je zou kunnen denken aan het gebruik van recyclebaar karton. Ook wat betreft de verlichting kijken we naar een duurzame oplossing.”
Als dorstlesser zullen de deelnemers het zonder de ‘zeker niet duurzame’ flesjes bronwater moeten doen. Ze kunnen hun recyclebare flesjes vullen met leidingwater uit watertanks.
Een premium krijgen ze nog wel, al weet Van der Molen nog niet wat. “Vorig jaar hadden we waterbespaarders die je in je kraan kan doen. Dat levert zelfs een bijdrage aan het milieu. Maar van dat soort premiums is de keuze beperkt en ze zijn vaak duur. We denken nu meer in de richting van een biologisch afbreekbaar plastic premium.”

Geen documenten

Net als vorig jaar krijgen de deelnemers geen geprinte documenten meer uitgedeeld, vult Jessica Dekker van medeorganisator CKC aan. “Dat is zonde van het papier. Het meeste verdwijnt toch in de prullenbak. Alle informatie is via de website beschikbaar als PDF. Op aanvraag kunnen deelnemers een plattegrond plus het programma op papier krijgen. De lezingen komen allemaal online beschikbaar.” De badgehouders worden hergebruikt, vertelt ze verder. En voor het printen van de badjes wordt een duurzame printtechniek van Océ gebruikt.
Tot slot wijzen beide organisatoren op de tegenwoordig veel toegepaste methode om bijeenkomsten duurzaam te maken: milieucompensatie door te investeren in duurzame energieprojecten. Het Nationaal Sustainability Congres was er zo’n zeven jaar geleden voorloper mee, bezweert Van der Molen. Deze editie zorgt Trees for Travel dat alle CO2-uitstoot als gevolg van het congres klimaatneutraal wordt gemaakt.

Kritische ogen

Wie roept een ‘groen’ congres te organiseren, weet zich op voorhand door kritische ogen gevolgd. Zeker als het gaat om een mediaspektakel als het congres van de Amerikaanse democraten, waar Barack Obama begin september zijn nominatie als kandidaat voor de presidentsverkiezing accepteerde.
De organisatoren hadden het zelf vooraf al uitgeroepen tot het meest duurzame congres in de geschiedenis van de partij. Een directeur “duurzaamheid” was aangenomen om deze klus te klaren.
Naar schatting 900 vrijwilligers werden ingezet om het afval te scheiden, met als doel om 85% van het afval recyclebaar te maken. Daarbij zaten onder meer drinkrietjes gemaakt van maïszetmeel. De kritiek: nog steeds was er sprake van enorme hoeveelheden afval en de vrijwilligers hadden nuttigere activiteiten kunnen doen.
De richtlijn voor de catering was ‘lean and green’. Het voedsel mocht niet gefrituurd zijn en moest de minimaal drie van de volgende kleuren bevatten: rood, groen, geel, blauw/paars en wit. De kritiek: in het Pepsi Center waren gefrituurde minidonuts te koop.
Gedelegeerden konden milieucompensatie kopen om hun de CO2-uitstoot als gevolg van hun reis naar het congres klimaatneutraal te maken. De kritiek: De partijbonzen en beroemdheden lieten hun imposante SUV’s voorrijden en wachten met motor en airconditioning aan. En dan waren er nog de houten hotel kaartsleutels die niet erg betrouwbaar bleken en deels door de traditionele plastic variant vervangen moesten worden.

Ontmoedigt?

Ontmoedigt door dit verhaal? Dat hoeft niet. Het maakt alleen twee dingen duidelijk. Ten eerste dat beginnen met duurzaam organiseren steeds meer verbeterpunten zal opleveren. Ten tweede dat duurzaam organiseren vraagt om een ketenbrede aanpak.
Om bij het eerste punt te beginnen. De kritische blik die automatisch ontstaat op het moment dat je roept duurzaam te organiseren levert een positieve bijdrage aan het continue verbeteringsproces dat er bij hoort. Dat is de ervaring van Michiel Middendorf, commercieel directeur van World Forum in Den Haag. “Je merkt dat het bij onze mensen steeds meer gaat leven. Eerst is het even wennen, maar nu komen ze zelf spontaan met suggesties om het nog beter te doen. Zo stappen we binnenkort bijvoorbeeld over op biologische tradefair koffie.”
Het congrescentrum sloot zich in augustus aan bij het Global Compact initiatief van de Verenigde Naties (www.unglobalcompact.org) en verplicht hiermee zich in te zetten voor mensenrechten, arbeidsrechten, bescherming van het milieu en corruptiebestrijding.
World Forum directeur André van Rooijen: “Dat doen we bijvoorbeeld door volledig over te gaan op groene stroom, maar we hebben ook de groene checklist ontwikkeld waarmee meeting professionals een evenement op milieuvriendelijkheid kunnen toetsen. Daarnaast zijn we in de afrondende fase om dit jaar de certificering van Green Key locatie te behalen en is onze MVO-officer lid geworden van de Green Meeting Industry Council, een internationaal overlegorgaan ter bevordering van de vergroening van de Meeting Industry.”

Ketenbrede aanpak

De ketenbrede aanpak begint al bij de vele leveranciers die doorgaans bij een congres betrokken zijn. Wil een organisator het label ‘duurzaam’ op de bijeenkomst plakken, dan zal die de medewerking moeten hebben van alle leveranciers.
Daarbij moeten de activiteiten buiten de congresdeuren niet vergeten worden, zo leerde de ervaring bij het wereldcongres van Meeting Planners International. Tijdens haar WEC in Las Vegas gaf de internationale organisatie voor planners en suppliers in de meeting branche het goede voorbeeld door de deelnemers zelf water te laten tappen in recyclebare flesjes. Alleen bleek elders in het congreshotel geen watertap te vinden en moesten de dorstige deelnemers alsnog flesjes bronwater kopen bij de giftshop.

Groene sleutel

Een belangrijk keurmerk voor de milieuvriendelijkheid van een hotel of conferentiecentrum is Green Key. Het keurmerk valt onder de verantwoordelijkheid van de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit (Stichting KMVK), waarin onder andere de ANWB, Recron en Hiswa Vereniging zitting hebben. Accommodaties met een Green Key keurmerk kun je vinden op www.kmvk.nl/groenesleutel.
Green Key kent drie niveaus: brons, zilver en goud. Hoe hoger het niveau, hoe meer milieumaatregelen het bedrijf heeft ingevoerd. Een locatie die in het bezit is van de Green Key heeft meer gedaan dan wet- en regelgeving vereist. Het hotel- of conferentiecentrum heeft diverse milieu-investeringen gedaan om afval, water- en energieverbruik te verminderen. Ook worden de medewerkers en de gasten worden actief betrokken bij de maatregelen die milieubelasting verminderen. Deze laatste eis is een belangrijke vingerwijzing voor meeting planners en congresorganisatoren.

Bijdrage deelnemers

Betrek bij het streven naar een milieuvriendelijk congres ook de deelnemers zelf. Hun gedrag is zeer bepalend voor het succes. Zo is hergebruik van badgehouders bij veel congressen al heel wat jaren in zwang. Alleen wordt er steeds minder nadruk op gelegd, met als resultaat dat menig deelnemer onbedoeld met zijn badge naar buiten loopt.
Ruim tijd in om de huishoudregels te communiceren aan het begin van het congres. Doe dat vooral mondeling. Leg uit wat er van de deelnemers wordt verwacht en wat je als organisatie hebt gedaan om het milieu te sparen. Zo raken ook zij actief betrokken bij het streven naar een ‘green meeting’.