De gratis congres app van Philharmonie Haarlem in praktijk

Het was de tweede keer dat de Nederlandse Vereniging voor Relatie- en Gezinstherapie (NVRG) een congres bij de Philharmonie in Haarlem organiseerde. Met een krachtig, bewust en innovatief tweedaags programma pakten zij flink uit ter ere van hun 35-jarig jubileum. Tjeerske van der Heide, coördinator congres en studiedagen bij de NVRG, blikt terug op het evenement: “De gratis congres app was een verrassende en zeer praktische aanvulling, een hit!”

Plenaire keynotes, interactieve workshops, live-therapie en masterclasses in 12 verschillende ruimtes voor in totaal bijna 850 gasten. De NVRG ambieerde een locatie die meer dan alleen faciliterend is en naadloos aansluit op het innovatieve karakter van de vereniging.

Alle informatie op één plek

Tjeerske herinnert zich hoe event manager Joyce Otten van de Philharmonie in Haarlem de app met trots introduceerde tijdens een voorbespreking. “De app was gloednieuw en bood naast gratis basisfuncties tal van extra opties: informatie over de locatie, parkeren en bereikbaarheid samen met duidelijke locatieplattegronden. Daarbij konden we ons eigen congresprogramma toevoegen met een overzichtelijke lijst van de deelnemers en sprekers. Dat leek me voor ons ruim voldoende! Ook omdat we met de planning en uitvoering al een eind op weg waren. Een volgende keer zou ik wel voor een aantal interactieve extra opties gaan.” Een chat-, poll- of stemfunctie, een wordcloud of evaluatie maken de congresbeleving nog persoonlijker.

Last minute flexibiliteit

Tjeerske had gelijk door dat de app haar veel werk uit handen zou nemen. “Vooral de implementatie van de congresgegevens en het importeren van de deelnemerslijsten bleek een eenvoudige kwestie van copy-paste te zijn.” De organisatie had de deelnemers de mogelijkheid gegeven zich tot het laatste moment aan te melden. “Ook het invoeren van last minute updates bleek totaal geen probleem.” Juist op dit soort flexibiliteit heeft de Philharmonie  de app uitvoerig getest. Joyce: “Flexibiliteit op alle vlakken is een van onze belangrijkste kwaliteiten, omdat we weten dat je als organisatie altijd voor verrassingen kan komen te staan. Een ‘alles kan’-mentaliteit is dan belangrijk om een evenement vlekkeloos te laten verlopen.”

Paperless

Het grote voordeel is ook dat je geen duur en belastend drukwerk hoeft te verzorgen. Tjeerske: “Als bewuste organisatie zijn we al een aantal jaar paperless. Een keuze onder andere vanuit milieuoverwegingen. Mensen begrijpen en ondersteunen die beslissing, maar we kregen vooral ook terug dat het fijn was dat men niet met grote mappen hoefde te sjouwen.” Sommige bezoekers moeten er misschien nog wel even aan wennen, maar over het algemeen lees je in de feedback terug dat mensen de app prettig vinden. “Overzichtelijk en makkelijk”, “Scheelt tijd!”, “Prettig, opzoeken wat nuttig is”, “Alles bij elkaar”, zijn wat reacties uit de bezoekersenquête.  

Mensen-mensen

Tjeerske: “De NVRG is uiteindelijk een organisatie van mensen-mensen en bij de Philharmonie Haarlem merk je dat samenwerken belangrijk is. Je doet dat met één contactpersoon vanuit de locatie en vanuit daar sluit alles goed op elkaar aan: de techniek, catering, en duty-manager op de dag zelf, … dat is prettig!” Een innovatie als de congres app is er voor het delen van praktische en inhoudelijke informatie. Daarnaast biedt de app ondersteuning door de verbinding en interactie met mensen soepeler te laten verlopen. De Philharmonie denkt hierin graag een stap verder. “We blijven ons ontwikkelen”, zegt Anne-Marije Hogenboom, hoofd Sales & Evenementen bij de Haarlemse locatie. “We zoeken continu naar mogelijkheden om het voor organisatoren simpeler te maken een gedenkwaardig congres bij ons te organiseren. En dat allemaal op duurzame wijze, want dat vinden we belangrijk. Het is fantastisch dat de NVRG deze visie deelt en voor een derde keer terugkomt!”

Meer informatie

Benieuwd naar alle ins & outs of een aanbod op maat? Neem dan contact op met de afdeling Sales & Evenementen van de Stadsschouwburg & Philharmonie Haarlem. Telefonisch: 023–512 12 20 of per e-mail: sales@theater-haarlem.nl.