Goed voorbereid op uw volgende beurs

Een mooie beursstand, genoeg beursbezoekers en gedreven beursmedewerkers, wat kan er nog misgaan om er een succesvolle beurs van te maken? Het klinkt allemaal positief maar is dat ook zo? Iedere keer weer lopen exposanten tegen kleine problemen aan waarbij ze zich voornemen om het de volgende keer anders te doen. Het is altijd goed als een exposant goed voorbereid aan een beursperiode begint. Kleine maar waardevolle tips kunnen hierbij helpen.

De opbouw met transportmiddelen

Een unieke beursstand trekt vaak al snel de aandacht van geïnteresseerde beursbezoekers, maar voordat het zo ver is, gaat er wel flink wat werk aan vooraf. De beursstand moet opgebouwd worden en dit moet meestal gebeuren binnen een relatief korte tijd. Natuurlijk is het prettig als men hierbij gebruik kan maken van hulpmiddelen die de opbouw versnellen en verlichten. Het begint al met bepaalde transportmiddelen zoals palletwagens, transportrollers, steekwagens of etagewagens. Alle beursdelen, materialen en producten zijn met transporthulpmiddelen een stuk sneller op de beursstand.

Van beursvloer naar beursstand

De stand opbouw is een chaotische periode waar u een aantal tips voor zou kunnen halen. In een korte tijd verandert de beursvloer in een aantrekkelijke stand. Dit brengt vaak het nodige aan afval met zich mee en de beursopbouw verloopt een stuk overzichtelijker als het afval gelijk opgeruimd kan worden. Vuilniszakken zijn meestal niet voldoende, een rijdende afvalbak of een etagewagen werkt een stuk sneller en prettiger. Zodra de opgebouwde beursstand opgeruimd is, kan de inrichting van de stand beginnen.

Een overzichtelijke presentatie

De wijze waarop de beursstand ingericht wordt is natuurlijk afhankelijk van de beursactiviteiten. Neemt u vooral deel aan de beurs om informatie te verstrekken over uw bedrijf of instelling dan is het prettig als dit overzichtelijk aan de beursbezoeker wordt gepresenteerd. Speciale brochurehouders kunnen dit overzicht bieden. Het is ook prettig als de beursmedewerkers naambadges dragen, eventueel voorzien met de specialiteit of regio waar zij informatie over kunnen verstrekken. Dit maakt het nog prettiger voor de beursbezoeker om uw medewerkers aan te spreken.

Neem de tijd voor uw bezoekers

Wilt u even de tijd nemen voor de bezoekers van uw stand? Dan zijn plekken om aan tafel het een en ander te bespreken, eventueel afgescheiden door scheidingswanden of kunstplanten ook een goede optie. Er zijn zelfs scheidingswanden die tegelijkertijd als presentatiewand gebruikt kunnen worden. Het voordeel van de scheidingswanden is dat u ze bij de volgende beurs of eventueel op kantoor ook weer kunt gebruiken. Heeft u tijdens de beurs regelmatig een presentatie waarbij u veel bezoekers verwacht? Dan kunnen stapelstoelen uitkomst bieden. Een overzicht van gebruikelijke stapelstoelen vindt u online bij Vink Lisse. Wederom zijn er afvalbakken en andere voorzieningen zoals transporttechniek bij hun online te vinden.

Huishoudelijke benodigdheden

Wanneer u ervoor kiest om uw bezoekers te voorzien van een hapje en een drankje dan is het verstandig om simpele dingen zoals theedoeken, een afwasmiddel en spons niet te vergeten. Meestal is er maar ruimte voor een beperkt servies en is het dus prettig als er tussendoor even afgewassen kan worden. Zorg ook dat er voldoende vuilniszakken zijn voor het beursafval. Ook een schaar blijkt vaak erg handig.

Het beursmateriaal

Beursmateriaal wordt vaak geleverd in dozen. In de eerste instantie is dat prima maar al snel blijkt dat de dozen de eerste dag van de beurs al niet overleven. Het gevolg is een hok waar al het beursmateriaal al snel door elkaar ligt. Opslagbakken kunnen dit voorkomen en hierdoor de voorraadkast voor het beursmateriaal overzichtelijk houden. Dit werkt een stuk prettiger en men verliest minder tijd met het zoeken van stalen, folders, promotiemateriaal of andere beurszaken. Ook voor de kopjes en de glazen is dit een perfecte oplossing.

Een schone stand

Aan het eind van iedere beursdag moet de stand natuurlijk weer voorbereid worden op een nieuwe dag. De beursvloer moet misschien gedweild worden of er moet even een stofzuiger overheen. De tafels en andere beursmeubelen even opfrissen en de stand nalopen op los afval zorgt dat u de volgende dag weer een nieuwe frisse start kunt maken. Zorg dat u altijd de schoonmaakartikelen, dweilmoppen en/of stofzuiger op de stand heeft staan. Een ongelukje zit in een klein hoekje en als een bezoeker per ongeluk zijn koffie omstoot, is het prettig als u het gelijk kunt opruimen.

Op naar de volgende beurs

Aan het eind van de beurs moet er natuurlijk ook schoongemaakt worden en de stand moet weer afgebroken worden. Zijn er items die bij een volgende beurs weer gebruikt moeten worden? Zorg dan dat deze items gemarkeerd en zorgvuldig verpakt worden. Met de juiste verpakkingsmaterialen en bijvoorbeeld hoekbeschermers of folies komt alles weer als nieuw uit de doos bij de volgende beurs.