Gestructureerde matchmaking kloppend hart van het succesvolle confex-format

Confex-events, waarin congres, beurs en matchmaking tot een totaalervaring zijn samengesmeed, winnen snel terrein. Vooral het doelgericht netwerken, ondersteund door technologie en vernieuwende werkvormen, levert deelnemers direct rendement op.

De oprichting van een Festival-divisie door Informa op 1 januari 2025 is een duidelijk teken aan de wand. De internationale organisator van business-to-business-evenementen, beursgenoteerd aan de London Stock Exchange, ziet volop groeikansen in wat zij ‘experience-led B2B-events’ noemt – en algemeen bekend staat als het confex-format.

In oktober 2024 nam Informa voor 1,43 miljard euro Ascential over, bekend van toonaangevende confex-events als Cannes Lions (marketing), Money20/20 en Finovate (fintech), Black Hat (cybersecurity), GDC (gaming) en London Tech Week/Africa Tech Festival (future tech). Deze evenementen vormen direct een solide basis voor Informa Festival.

Het geïntegreerde format

Confex staat voor meer dan een optelsom van ‘conference’ en ‘exhibition’. Het is een modern, geïntegreerd format waarin conferentie, beurs en gestructureerde matchmaking volledig in elkaar grijpen. De focus verschuift van informatieoverdracht naar het smeden van waardevolle connecties en het stimuleren van samenwerking. Technologie en innovatieve werkvormen versterken deze aanpak.

Vooral sectoren in transitie, waar investeringen en aanpassingsvermogen centraal staan, omarmen confex-events. Hier zoeken bezoekers niet alleen kennis, maar vooral verbinding. Matchmaking apps, gezamenlijke activiteiten, peer-to-peer meetings en ronde tafels zorgen voor een hoge kwaliteit en kwantiteit aan ontmoetingen – en daarmee meer zakelijke kansen.

Resultaat telt

Uit het Events Sector Benchmarking 2024-rapport van The Society of Independent Show Organizers (SISO) en Collingwood Advisory blijkt dat 18 procent van de beursorganisatoren binnenkort een confex-event wil lanceren; 32 procent toont interesse in het model.

Maar liefst 86 procent van de organisatoren ziet dat deelnemers en sponsoren bij confex- en hosted buyer-events sneller en duidelijker een return-on-investment ervaren dan bij traditionele beurzen en congressen. Gestructureerde matchmaking levert meer kwalitatieve ontmoetingen en relevante contacten op.

Het format sluit bovendien aan bij het veranderende bezoekersgedrag: bezoekers boeken later, zijn selectiever en zoeken persoonlijke, ervaringsgerichte niche-events. Confex-events spelen hierop in met hun flexibele, interactieve karakter.

De toegevoegde waarde vertaalt zich in een hogere bereidheid om te betalen voor een ticket – een aantrekkelijk perspectief voor organisatoren, zeker omdat toegang tot traditionele vakbeurzen vaak gratis of laaggeprijsd is.

Must Meet

Het Must Meet-programma van Money20/20 is een sprekend voorbeeld. Deelnemers voeren in korte tijd meerdere, vooraf geselecteerde één-op-één gesprekken met relevante beslissers uit de financiële sector. Op de eerste dag van het event, nog vóór de beursvloer opent, voert een deelnemer in 90 minuten zes een-op-een-meetings van elk twaalf minuten met zorgvuldig geselecteerde gesprekspartners. Deze aanpak maximaliseert de kans op relevante ontmoetingen en concrete deals.

Meetingvakbeurs IMEX Frankfurt blinkt uit met een uitgebreid hosted buyer-programma. Geselecteerde inkopers nemen volledig verzorgd deel aan het evenement en worden vooraf gekoppeld aan relevante aanbieders. In het verleden gebeurde dit vrij dwingend vanuit de organisatie.

Sinds 2023 bepalen bezoekers en exposanten zelf hun afspraken, ondersteund door een event-app en online platform van ExpoPlatform. AI genereert afspraaksuggesties en adviseert over kennissessies, netwerkmeetings en standbezoeken.

In 2024 werd 87 procent van alle meetingverzoeken geaccepteerd. Dit leidde tot 60.000 vooraf geboekte meetings, waarvan er 53.800 werden gerealiseerd. IMEX Frankfurt verwelkomde 12.000 professionals, waaronder 4.000 inkopers.

Naast het algemene matchmakingprogramma zijn er ook gesegmenteerde programma’s zoals She Means Business, Exclusively Corporate en Association Focus die peer-to-peer netwerken stimuleren.

Belevenis integraal onderdeel

Informa’s aanduiding ‘experience-led B2B-events’ benadrukt de beleving als integraal onderdeel van het confex-format. De aankleding krijgt extra aandacht.

Zo stal het Na.i.ture Stage de show tijdens Money20/20 Europe 2024 in RAI Amsterdam. Vijf imposante stalen bomen, waarvan de grootste de volledige achterwand vormde, waren uitgerust met schermen en LED-lijnen die wortels en stam visueel benadrukten. Echte planten en struiken vormden het bladerdek, wat het podium een unieke, hybride uitstraling gaf.

Het Na.i.ture Stage bood een oase van rust te midden van de drukte op de beursvloer en zorgde voor extra schaduw onder het deels glazen plafond van de Europahal. Extra opvallend was de AI-cohost Aiana, die als digitale bloem op de schermen verscheen en het beursthema ‘Human x Machine’ op innovatieve wijze tot leven bracht

Interactie als succesfactor

Organisatoren zetten een waaier aan innovatieve formats in om interactie te stimuleren. Op Money20/20 ontvingen deelnemers Gold Merch Coins als beloning voor actieve deelname, zoals het stellen van vragen of het aangaan van uitdagingen. Een voorbeeld is The Coin Safe die alleen te openen was door menselijke interactie en samenwerking.

Door de QR-code op de achterkant van een munt te scannen kreeg de deelnemer de locatie van de Merch Store, waar hij of zij de munten kon inwisselen voor limited edition merchandise.

Doel van deze vorm van gamification was het stimuleren van nieuwsgierigheid, samenwerking en netwerkplezier. Het geeft aan dat de organisatoren van dit type events vele middelen inzetten om interactie tussen deelnemers te stimuleren en te faciliteren. En dat is uiteindelijk de kern van het succes van confex events.

Confex-events bewijzen dat gestructureerde matchmaking, innovatieve technologie en een sterke beleving het verschil maken. Het resultaat: meer waardevolle ontmoetingen, hogere opbrengsten en een eventervaring die deelnemers niet snel vergeten.

\