Geld de leidraad van Associatie Symposium Rotterdam

Geld vormde de leidraad van het vierde Associatie Symposium Rotterdam op 11 maart  in Erasmus universiteit Campus Woudestein. Initiators en organisatoren van verenigings- en overheidscongressen kregen op uitnodiging van Rotterdam Partners uitleg over zaken als budgettering, sponsoring en verzekering van congressen.

Hans Boerwinkel, Senior Marketeer van ABN Amro, vertelde zijn gehoor hoe de bank sponsoraanvragen beoordeeld. Wederkerigheid is het toverwoord. Tegenwoordig is sponsoring meer dan alleen geld geven, met zichtbaarheid op het evenement als enige tegenprestatie.

Het is het aangaan van een partnership, waarbij de sponsor samen met de organisator wil zoeken naar een zo hoog mogelijk rendement van het geïnvesteerde geld. Dat betekent vooral een bereik creëren dat verder gaat dan de deelnemers aan het congres. Ook de potentiële deelnemers, de relaties van de bank en de nieuwsmedia tellen daarbij mee.

Deze ‘activering’ van het sponsorschap kost de ABN Amro extra geld, benadrukte Boerwinkel. Zo sponsort de bank het ABN Amro Tennis Tournament voor 2,8 miljoen euro, maar daar komt onder meer nog 0,5 miljoen bij voor de viplounge en 1 miljoen euro voor de seminars die de bank tijdens het toernooi houdt. Dit laatste onderdeel is belangrijk in het huidige sponsorschap. ABN Amro hecht veel waarde aan contentmarketing:  je gasten een goed verhaal vertellen en daarna de interactie aangaan, in plaats van reclame en productpresentaties.

In een afrondende paneldiscussie met organisatoren van associatiecongressen kwamen nog meer tips naar boven.

Begin op tijd. Robert Frank Houbaer, Secretaris van Het Hellende Dak, begon drie jaar voor het congres met sponsorwerving. Ten eerste gaat er nu eenmaal veel tijd overeen om het proces goed af te ronden en daarnaast kun je de sponsor al in het voortraject exposure bieden onder een grotere groep dan de uiteindelijke congresgangers. Teun van Gelder, Voorzitter van de Vereniging voor Klinische Farmacologie en Biofarmacie, liep tijdens de voorgaande editie van het tweejaarlijkse congres in Parijs bij alle exposanten langs om ze alvast warm te maken voor deelname aan de volgende editie in Rotterdam.

Denk buiten de box. De uiteindelijke hoofdsponsor van Houbaer’s congres was niet een van de geijkte bedrijven.  Ook waren er sponsors die niet met geld over de brug kwamen, maar wel op een andere manier voor ondersteuning, lees kostenbesparing, zorgden.

Vraag (potentiële) sponsors naar hun ideeën. Dick van Dijk, Professor financial econometrics, was verrast over de creativiteit van zijn sponsors. Probeer niet (alleen) vooraf geformuleerde sponsorpakketten te ‘verkopen’.

Tot slot nog eentje uit de zaal: betrek studenten erbij. Die zijn meer onbevangen in het bedenken van sponsormogelijkheden. Nog beter: een kleuterklas.

Meer over de onderwerpen die besproken zijn op het Associatie Symposium Rotterdam lees je in de voorjaarseditie van QM.