Fairsatile: online beursorganisatie software

Nieuw op beursregistratiegebied is Fairsatile, een online webapplicatie voor organisatoren van beurzen, hun leveranciers en exposanten. Het idee voor Fairsatile is afkomstig van Karen Sijbrandij. Als beursorganisator signaleerde ze het probleem van de administratieve druk en papieren rompslomp die groter werd naarmate de beurs dichterbij kwam. Een zoektocht op internet leverde geen bevredigende oplossing op."Als evenementenorganisator ben je het loket waar de exposant terecht kan voor de meest uiteenlopende zaken", vertelt Sijbrandij. "Deze zaken dienen vervolgens door de organisator doorgestuurd te worden naar de betreffende leveranciers. Naarmate de beurs dichterbij komt, gaan meer exposanten vragen stellen, of doen nog een last-minute bestelling. Tevens dient de organisator te controleren of de exposanten het benodigde materiaal hebben aangeleverd en dit eventueel door te sturen aan de betreffende leverancier. Vooral voor grotere evenementen is het tijdrovend om dit voor elke exposant en leverancier in de gaten te houden en geen fouten te maken. Fairsatile is gericht op het automatiseren van de informatiestroom op een dusdanige manier, dat organisatoren in de gaten kunnen houden waar hun exposanten en leveranciers mee bezig zijn, zij problemen en kansen vroegtijdig kunnen signaleren, en minder tijd hieraan hoeven te besteden dan dat zij nu doen. Fairsatile zorgt voor de automatische verdeling van bestellingen en aangeleverde bestanden naar de relevante leveranciers, wat de taak van de organisator makkelijker maakt."

Omdat Fairsatile een relatief nieuw product is, is de ontwikkeling van Fairsatile is in volle gang; nieuwe functionaliteiten zullen automatisch voor alle gebruikers beschikbaar worden. Sijbrandij: "Fairsatile bevindt zich momenteel in de testfase. Ik ben hard op zoek naar launching customers, die het leuk vinden om samen met mij de applicatie verder te ontwikkelen. Dit is een buitenkans voor organisatoren, omdat zij op deze manier vooraan staan in de ontwikkeling van een nuttig tool. Daarnaast hebben ze ook nog inspraak in de functionaliteit van die tool. Voor de verdere toekomst wil ik met Fairsatile ook internationaal gaan; momenteel is Fairsatile in Nederlands en Engels beschikbaar (dus ook geschikt voor beurzen waar internationale exposanten komen), maar hier wil ik nog Duits, Frans en Spaans aan toe gaan voegen."

Karen Sijbrandij loopt al een paar jaar mee in de beurzenwereld. Eerst als junior sales manager bij Koelnmesse, het regiokantoor van Koelnmesse GmbH voor de Benelux, in Rotterdamt. "Mijn toenmalige baas zei: ”De beurzenwereld is heel uniek; je vindt het of te gek, of je wilt er nooit meer iets mee te maken hebben.” Nou het werd dus dat eerste, want voor mijn tweede baan ben ik weer in de beurzen terecht gekomen, en toen als beursmanager bij RegioXpo BV. Hier heb ik de beurzen zowel georganiseerd als verkocht. Bij RegioXpo heb ik onder andere de Regionale Banenbeurs georganiseerd, een regionaal georienteerde vacaturebeurs, die in het eerste jaar zes keer, en in het tweede jaar dertien keer plaats heeft gevonden op verschillende locaties in Nederland. Toen de banenmarkt in elkaar was gezakt, zijn we ons gaan toeleggen op andere concepten, zoals bijvoorbeeld een regionaal georienteerde studiemarkt (Studie Experience). Tijdens mijn werkzaamheden liep ik tegen het probleem aan van de administratieve last, die naarmate de beurs dichterbij komt, steeds groter wordt, en zodoende heb ik besloten om een oplossing voor dit probleem te gaan ontwikkelen."

"Fairsatile is meer dan een online beurzenhandboek", benadrukt Sijbrandij. "Fairsatile biedt de organisator van de beurs een tool om de gehele administratie voor zijn/haar beurs in één programma te doen. Alle informatie zit in een overzichtelijk systeem, waar iedereen (organisator, exposant en leverancier) altijd een actueel overzicht kan vinden van de stand van zaken. De organisator hoeft geen tijd meer te besteden aan het verdelen van de informatie voor verschillende partijen, dat doet Fairsatile automatisch. Daarnaast kan de exposant in Fairsatile allerhande informatie terugvinden, van beursinformatie (inclusief banners, logo”s, beurshandboek en plattegrond), tot een webshop om zijn/haar bestellingen in te plaatsen, tot een overzicht van eerdere bestellingen (voor de huidige beurs, maar ook van voorgaande beurzen), tot een overzicht van wat men nog moet aanleveren (bijvoorbeeld als men een advertentie heeft besteld). Ook de leverancier kan op elk moment inloggen en zien welke bestellingen er geplaatst zijn, et cetera. Fairsatile is bedoeld om het administratieve proces zo veel mogelijk te automatiseren, zodat de organisator zijn/haar handen vrij heeft om de beurs beter te maken, op wat voor manier dan ook; randprogramma, meer exposanten, up-selling, en ga zo maar door."

Wie zich wil aanmelden als launching customer, kan een mail sturen naar karen@sapra.nl, De meestgenoemde functionaliteiten en verbeteringen zullen voorrang krijgen bij de verdere ontwikkeling van Fairsatile.

Meer info: www.fairsatile.com