Expovisie 573: Internationale accommodaties

De wereld, mijn dorp

 

Hoe internationaal is internationaal? En hoe kan je dat meten om een shortlist van mogelijke accommodaties op te stellen?

 

De wereld, mijn dorp

 

Hoe internationaal is internationaal? En hoe kan je dat meten om een shortlist van mogelijke accommodaties op te stellen?

De beste en meest leerrijke manier om de internationale gerichtheid van een beurscomplex of een congreshal te peilen, is je in te leven in de situatie van exposanten en bezoekers. Wat zullen hun eerste indrukken zijn wanneer ze hier uit het vliegtuig of van de trein stappen?

Het gebruik van het adjectief “internationaal” is vrij. Heeft u als firma in Maastricht één klant in Aachen en één in Eupen, dan kan niemand u verbieden te spreken over uw internationale clientèle. Hetzelfde geldt voor beurzen, beursgebouwen en congrescentra. Elke manifestatie kan en mag zichzelf internationaal noemen, maar wat betekent dat dan precies?

Beurzen die goedgekeurd zijn door de wereldwijde vakkoepel UFI (Union des Foires Internationales) moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen alvorens ze zich het predikaat internationaal mogen aanmeten. Minstens tien procent van de directe exposanten en minstens vijf procent van de bezoekers moeten uit het buitenland afkomstig zijn. Voor accommodaties bestaan er geen vergelijkbare criteria. Daarom neemt u beter zelf het complex en zijn omgeving onder de loep om het internationale karakter ervan te bepalen.

 

Website

Een (goede) eerste indruk krijgt u wanneer u de website van de accommodatie bezoekt. Is die eentalig, dan is de kans klein dat u met een internationale accommodatie te doen hebt. Hoe meer talen – uiteraard Engels, maar wellicht ook Frans, Spaans en Duits – hoe internationaler de oriëntatie. Uiteraard moeten alle taalversies op elkaar afgestemd zijn. Worden de pagina’s in een andere taal niet regelmatig opgefrist, dan gaat het meer om een mooie façade dan om echte informatie.

Ook de links-pagina van de site geeft aanwijzingen over het internationale gehalte of de internationale ambities van een complex. Bevat de pagina veel verwijzingen naar toeristische diensten, luchthavens, hotels, taxibedrijven, ambassades en dergelijke, dan is het predikaat internationaal terecht. Ontbreken dergelijke doorverwijzingen, die vooral voor buitenlandse exposanten en bezoekers nuttig zijn, dan is enige achterdocht op zijn plaats.

 

Hofleveranciers

Organisatoren, exposanten, standbouwers en bezoekers die buiten hun eigen land actief zijn, hebben diensten nodig. Een hotelkamer, een strippenkaart voor de metro, een taxi, een restaurant, een tolk, hostessen, catering, een IT-verhuurbedrijf… Zelf ter plaatse op zoek gaan naar al die toeleveranciers is tijdrovend en haast onbegonnen werk. Beursaccommodaties die echt internationaal (en professioneel) te werk gaan, beschikken over lijsten met potentiële leveranciers voor alle denkbare diensten en goederen. In veel gevallen hebben ze met die leveranciers zelfs speciale contracten die hen toelaten vlot te leveren tijdens de opbouwdagen en tijdens de beursdagen.

Uiteraard heeft een dergelijke “voorselectie” ook nadelen. Zo stemmen de criteria van de hallenexploitant niet noodzakelijk overeen met die van u. Voor de hallenexploitant vormen toegeleverde diensten een indirecte bron van inkomsten. Daardoor betaalt u misschien iets meer, maar anderzijds hebt u bepaalde zekerheden dat de prestaties ook daadwerkelijk geleverd worden. Vraag de lijst van hofleveranciers op en beoordeel ze op haar volledigheid. Neem eventueel contact op met de vermelde firma’s voor een eerste prijsindicatie.

 

Convention bureau

Steden die veel zakelijke bezoekers over de dorpel krijgen, beschikken doorgaans over een Convention Bureau. Zo’n Convention Bureau is eigenlijk een gespecialiseerde toeristische dienst die zich specifiek op de noden, wensen en verwachtingen van zakelijke bezoekers richt. Informatie over pretparken, jeugdherbergen en fietstochtjes zal u er niet vinden, wel informatie over beurs- en congresaccommodaties, vergaderzalen, business centra en de betere hotels.

Neem contact op met het convention bureau waaronder de accommodatie ressorteert en probeer een beeld te vormen van de manier waarop het beurscomplex met het convention bureau samenwerkt. Heeft men in het convention bureau nog nooit van het beurscomplex gehoord of weet men u niet te vertellen wie de aanspreekpartner is, dan schort er ofwel iets aan de competentie van het convention bureau ofwel met de (internationale) uitstraling van de accommodatie ofwel met de communicatie tussen beiden. In geen van de drie gevallen is het raadzaam daar een internationaal evenement te organiseren.

Voor wat het zakelijke vreemdelingenverkeer betreft, is het niet altijd even duidelijk wie waarover gaat. Zeker in België zijn er nogal wat overlappingen. Het hoofdstedelijk gewest Brussel heeft een eigen convention bureau dat onderdeel is van Brussels International Tourism and Congress (BITC). Daarnaast hebben ook Toerisme Vlaanderen en het Office de Promotion du Tourisme (OPT) aparte convention-diensten die telkens ook Brussel in het programma hebben zitten. En ook buiten de hoofdstad hebben tal van steden een eigen convention bureau dat al dan niet met de “hoger” gelegen niveaus samenwerkt.

 

On site

De beste manier om het internationaal potentieel van een accommodatie te testen, is zelf de proef op de som te nemen. Dat vergt wat inlevingsvermogen en een beetje tijd, maar het geeft veruit de meest betrouwbare indicaties.

Idealiter begint de verkenningsronde op de luchthaven. Komen hier veel internationale vluchten? Zijn daar ook intercontinentale bij? Welke frequentie hebben de vluchten? Uw volgende halte is de eerste de beste informatiedesk. Staan de medewerkers u in meerdere talen te woord? Hebben ze meteen een antwoord op de vraag hoe u bij de beursaccommodatie komt? Zijn er meerdere alternatieven? Hoe duidelijk is de dienstregeling van de treinen of het traject met de metro aangegeven? Zijn de loketmedewerkers meertalig? Heb ik het gevoel dat ik hier welkom ben? Welke sfeer hangt in de rijtuigen, een ontspannen of een dreigende sfeer? En welk traject volgt het openbaar vervoer naar de beursaccommodatie?

Ook de inplanting en concentratie van hotels en meer bepaald internationale ketenhotels vertelt iets over de plek waar u terechtgekomen bent. Zijn die in een omtrek van pakweg 25 kilometer voldoende aanwezig, dan zit u wellicht goed. Moet u het aanzienlijk verderop gaan zoeken, dan overschrijdt u waarschijnlijk een comfortdrempel die ook exposanten en bezoekers zullen ervaren. Hetzelfde geldt voor tal van andere faciliteiten. Exposanten en bezoekers zijn ook maar mensen. Waarschijnlijk willen zij na een vermoeiende dag even ontspannen in een sfeervol restaurant, een gezellige pub of een bioscoop. Als die allemaal vijftig kilometer verderop zijn, wordt de inspanning te groot.

 

Lange termijn  

Je kunt de internationale uitstraling van een venue bezwaarlijk los zien van de uitstraling van de manifestaties die er plaatsvinden. Sommige vakbeurzen zijn zo agendabepalend dat ze zelfs in een boeregat van heinde en ver volk lokken. Dat gebeurt natuurlijk niet van de ene op de andere dag. Het allerbelangrijkste criterium om de internationale uitstraling van een accommodatie te bepalen is dan ook haar potentieel om mee te groeien met de manifestatie die er te gast is. En dat heeft in hoofdzaak te maken met de mensen die op het terrein het evenement logistiek ondersteunen.