Expovisie 571: Regionale accommodaties

Kies de juiste accommodatie

 

U wilt een nieuwe beurs lanceren en bent op zoek naar de perfecte locatie. Maar hoe selecteert u uit alle beursaccommodaties in Nederland en België nou juist die ene? De Accommodatie Checklist 1 en 2 van Expovisie kunnen u daarbij helpen.

Kies de juiste accommodatie

 

U wilt een nieuwe beurs lanceren en bent op zoek naar de perfecte locatie. Maar hoe selecteert u uit alle beursaccommodaties in Nederland en België nou juist die ene? De Accommodatie Checklist 1 en 2 van Expovisie kunnen u daarbij helpen.

Veel onafhankelijke beursorganisatoren situeren hun beurs in de dichtstbijzijnde locatie. En denken niet na over de vraag of deze accommodatie wel het beste bij hun beurs past.

Stel dat de “perfecte” locatie van uw beurs honderd of tweehonderd kilometer bij u vandaan ligt. Voor u als organisator is dat inderdaad een beetje onhandig. Maar het gaat er natuurlijk om dat de locatie goed bereikbaar is voor uw doelgroep: de exposanten en bezoekers van uw beurs. U wilt toch dat uw beurs een succes wordt?

Net zoals u al uw leveranciers kiest op basis van de beste prijs/kwaliteit-verhouding, zo kunt u ook de juiste accommodatie voor uw evenement kiezen. Dat kost wel wat tijd. Allereerst kunt u via internet zoeken welke beursaccommodaties voor uw manifestatie in aanmerking komen. Als u een shortlist van eventuele accommodaties heeft gemaakt, zult u deze één voor één moeten bezoeken. Alleen dan kunt u een weloverwogen keuze maken.

Neem dan wel een kopietje van de Expovisie Accommodatie Checklisten mee. Dit zal uw keuze een stuk makkelijker maken.

 

 

Accommodatie Checklist 1

Accommodatie & Catering

 

Algemene info:

Naam accommodatie:

Straat:

Postcode / Woonplaats:

Contactpersoon:

Telefoon:

Fax:

Mobiel:

E-mail:

Internet:

 

Geef elke factor een cijfer (0 = niet acceptabel, 5 = perfect)

Zet bij factoren die niet van toepassing zijn: n.v.t.

 

Criteria  Score  Commentaar

­­­­­­­­­­­­­­_________________________________________________________________

 

1. Bereikbaarheid per auto?

2. Bereikbaarheid per openbaar vervoer?

3. Reistijd vanaf het vliegveld?

4. Is er voldoende parkeergelegenheid?

5. Wat kost parkeren?

6. Is aanvullend vervoer nodig (pendelbus)?

7. Is er ruimte voor congressen / meetings in de accommodatie?

8. Is er een congrescentrum in de buurt?

9. Zijn er voldoende hotelkamers in de omgeving?

10. Zijn deze hotelkamers beschikbaar op de data van de beurs?

11. Welke andere evenementen vinden tegelijk met de beurs plaats in de accommodatie of in de stad?

12. Is er voor bezoekers in de buurt voor of na de beurs iets interssants te zien of te doen? Mogelijkheid voor samenwerking / promotie?

13. Hoe ziet de entree eruit?

14. Hoe zien de toiletpartijen en de garderobe eruit?

15. Zijn er genoeg cateringfaciliteiten?

16. Hoe is de kwaliteit van de catering (prijs / kwaliteit / diversiteit)?

17. Hoe is de kwaliteit van de service / het personeel?

18. Kortom: past de accommodatie qua locatie, uitstraling en kwaliteit bij de beurs?

19. Wat zijn de (on)mogelijkheden ten aanzien van promotionele uitingen <@pb>in<@$p> de accommodatie?

20. Wat zijn de (on)mogelijkheden ten aanzien van promotionele uitingen <@pb>buiten<@$p> de accommodatie?

21. Wat zijn de (on)mogelijkheden ten aanzien van bewegwijzering, zowel vanaf de openbare weg, als op het terrein zelf?

22. Hoe kan de accommodatie u helpen uw beurs (in de omgeving) te promoten?

23. Schatting van de kosten: past het binnen het budget?

_________________________________________________________________

  Totaal:

 

Hoe is de algemene indruk van de accommodatie?

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

 

 

Accommodatie Checklist 2

Logistiek & facitair

 

Naam accommodatie:

 

Geef elke factor een cijfer (0 = niet acceptabel, 5 = perfect)

Zet bij factoren die niet van toepassing zijn: n.v.t.

 

Criteria  Score  Commentaar

­­­­­­­­­­­­­­_________________________________________________________________

 

1. Is er voldoende elektriciteit aanwezig?

2. Moeten er extra generatoren worden ingezet?

3. Wat zijn de totale kosten voor elektriciteit?

4. Zijn de kosten inclusief vakmensen, werkuren en materiaal?

5. Is de accommodatie gemakkelijk te bereiken voor vrachtverkeer?

6. Hoeveel laaddoks zijn er en wat zijn de afmetingen?

7. Hoeveel water aan- en afvoerpunten zijn er? Wat zijn de kosten?

8. Indien er een bovenverdieping is: zijn er liften en of roltrappen?

9. Hoeveel goederenliften zijn er en wat zijn de afmetingen?

10. Hoeveel nooduitgangen zijn er? Is dit voldoende?

11. Hoe hoog is het plafond / tot hoe hoog mag er gebouwd worden?

12. Wat is de toegestane belasting op de vloer in kilogram per vierkante meter?

13. Zijn er genoeg ophangpunten aan het plafond?

14. Hoeveel kilogram kunnen de ophangpunten aan het plafond dragen?

15. Hoe is de schoonmaak geregeld? Wat zijn de kosten?

16. Zijn aansluitingen voor telefoon, isdn en adsl door het hele complex beschikbaar? Wat zijn de kosten (inclusief mensen, werkuren en materiaal)?

17. Welk materieel is beschikbaar (heftrucks, trolly’s, etc.)? Wat zijn de kosten?

18. Welke belemmeringen zijn er in het gebouw (pilaren, ongelijke vloer)?

19. Schatting van de kosten: past het binnen het budget?

20. Over het geheel genomen: is de accommodatie bereid om met u samen te werken, de kosten in de hand te houden en eventueel bepaalde regels aan te passen als dit voor uw beurs nodig is?

_________________________________________________________________

  Totaal:

 

Hoe is de algemene indruk van de accommodatie?

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________