Expovisie 570: Registratiesystemen

What’s your name? What’s your number?

 

Voor exposanten en organisatoren leveren geregistreerde bezoekers belangrijke voordelen op. De organisator gebruikt de registratie als een bijkomend verkoopargument en de exposant kan dankzij de registratie sneller op de bal spelen.

What’s your name? What’s your number?

 

Voor exposanten en organisatoren leveren geregistreerde bezoekers belangrijke voordelen op. De organisator gebruikt de registratie als een bijkomend verkoopargument en de exposant kan dankzij de registratie sneller op de bal spelen.

Hoe verschillend beurzen ook mogen zijn, dit hebben ze allemaal gemeen: ze brengen vraag en aanbod fysiek bij elkaar. Daar horen naast een overdekte zaal ook twee databases bij: één van de vraagzijde en één van de aanbodzijde.

Anders geformuleerd: een organisator beschikt over een database met potentiële bezoekers en een database met potentiële exposanten. Die twee databases zijn de belangrijkste activa van elke beursorganisator. Dankzij deze gegevens kan hij zijn rol van matchmaker spelen.

Een organisator die niet weet wie de potentiële aanbieders zijn, kan geen manifestatie in elkaar steken. Een organisator die niet weet wie de potentiële bezoekers zijn, zit geheid met een lege zaal (en ontevreden exposanten).

Voor goed functionerende beurzen is het beheer van de database een dagelijkse zorg. Immers, per jaar veroudert dertig procent van de zakelijke gegevensbestanden. Dat wil zeggen dat elk jaar in één op de drie records “iets” verandert: medewerkers veranderen van functie of van bedrijf, het telefoonnummer wijzigt, de onderneming verhuist. Als dergelijke wijzigingen niet systematisch worden bijgehouden, is een database na enkele jaren zo goed als waardeloos.

 

Nazorg

Vooral bij vakbeurzen is het gebruikelijk dat bezoekers zich (laten) registreren.  Dit biedt voordelen voor de organisator én voor de exposant. Zo laat bezoekersregistratie toe “ongewenste” bezoekers buiten te houden of de bezoekers in categorieën onder te verdelen. Wanneer je als frikadellenboer op een horecabeurs staat, wil je weten of de bezoeker voor je een schoolkantine of een sterrenrestaurant uitbaat. Kleurcodes vertellen het je.

De belangrijkste troeven van bezoekersregistratie spelen zich echter af in het natraject én in het voortraject van de daarop volgende manifestatie. Met geregistreerde bezoekers kun je ook buiten de beursperiode communiceren. Je weet wie ze zijn, je weet waar ze wonen of werken, je weet zelfs wat ze zoeken. Voor exposanten biedt de database van bezoekers een schat aan informatie waarmee ze in de weken na de beurs mailinggewijs aan de slag kunnen: een bedankbriefje, een reminder, een folder…

 

Doe-het-zelf

Aan de basis van een bezoekersbestand ligt doorgaans een aangekocht gegevensbestand van firma’s en contactpersonen in bepaalde economische sectoren. Hoe goed dat bestand ook mag wezen, het blijft een momentopname die bijgestuurd moet worden aan de hand van de effectieve bezoekers van elke editie.

In de typische <@pb>off-line<@$p> configuratie registreert de bezoeker zich door vooraf zijn gegevens op een registratiekaart in te vullen en die op te sturen. Bezoekers die zich niet vooraf registreren, krijgen bij de ingang van de beurs de kans dat alsnog te doen.

De achilleshiel van off-line registratie is dat alle gegevens handmatig worden ingebracht. Dat is tijdrovend en geeft aanleiding tot fouten. Het is daarom ideaal dat de internettechnologie in registratiesystemen werd geïntegreerd. Via de site van de beurs komen geïnteresseerde bezoekers in een registratiemodule terecht waar zij de nodige gegevens invullen en zo automatisch een toegangsbadge bestellen. Het voordeel is dat de bezoeker zélf alle gegevens inbrengt, dus minder fouten maakt. Bovendien is extra personeel voor de verwerking van de registratiekaarten niet langer nodig. Online registratie gebeurt in real time: de gegevens van (nieuwe) bezoekers zijn onmiddellijk beschikbaar.

 

Snelheid

Een beursbezoeker krijgt in korte tijd duizenden impressies te verwerken. Driekwart daarvan verdwijnt onmiddellijk naar het onderbewustzijn. Wat overblijft, zijn flarden en fragmenten zonder veel systematiek of details. Eenzelfde lot is fysieke documentatie beschoren: meer dan driekwart van de folders en brochures haalt zijn eindbestemming niet.

Daarom is het essentieel elk beurscontact snel en correct op te volgen. Dat is een stuk makkelijker met geregistreerde bezoekers, want via hun badge beschikt de exposant alvast over een aantal belangrijke basisgegevens, zoals firmanaam en contactpersoon, adres, voertaal, activiteitensector, firmagrootte en interessegebieden. De combinatie van deze gegevens en de aantekeningen van het gevoerde gesprek stelt de exposanten in staat snel – bijvoorbeeld de volgende dag – en correct – dat wil zeggen: met precies dié informatie die de bezoeker op de stand gevraagd heeft – te reageren.

 

Integratie

De technische mogelijkheden die de aanbieders van registratiesystemen bieden, zijn ondertussen zo ver gevorderd dat technisch meer mogelijk is dan de doorsnee exposant gebruikt. Neem bijvoorbeeld badge readers, apparaten waarmee op de stand bezoekersgegevens kunnen worden geregistreerd. Deze badge readers kunnen via het internet worden gekoppeld aan de database van het exposerende bedrijf. Daardoor kan nog korter op de bal worden gespeeld.

Helaas verschuift  de “zwakke schakel” in de praktijk vaak naar de backoffice. De waardevolle gegevens zijn weliswaar binnen, maar het gaat er natuurlijk om dat die gegevens op de juiste manier worden verwerkt. Vaak worden de “thuisblijvers” op kantoor niet betrokken bij de beursdeelname. Of modellen van de diverse soorten correspondentie, in de nodige talen, zijn niet voldoende beschikbaar. Of de voorraad documentatie werd niet gecheckt. Niemand kreeg duidelijke instructies…

Er zijn tientallen oorzaken waarom de oorspronkelijke tijdswinst op het einde van de keten toch nog verloren dreigt te gaan. Dit bewijst dat een beursdeelname het hele bedrijf aan gaat. Voor alle duidelijkheid: registratie levert absoluut voordelen op, mits iedereen in het bedrijf vooraf weet wat de effecten van de beursdeelname op zijn of haar werkzaamheden zijn en daar kordaat op inspeelt.

 

Software stuwt evolutie

Nu de meeste comptabiliteitsproblemen tussen de registratie- en lead tracking software enerzijds en de courante kantoorsoftware anderzijds uit de weg zijn geruimd, zetten de aanbieders van registratie- en tracking systemen een nieuwe stap. Met name OCR-software stuwt de evolutie van de systemen. Het uitwisselen van visitekaartjes blijft voor veel bezoekers en exposanten een niet weg te denken ritueel. Intelligente OCR-toepassingen maken het echter mogelijk ook visitekaartjes als gegevensbron te gebruiken. Een snelle scanner maakt in enkele tellen een beeld van het visitekaartje, de software analyseert het beeld, distilleert er de data uit en zet ze in de juiste velden. Vervolgens vormen de gegevens automatisch een (beurs)database.