Exposeren 570: Multimedia

Multimedia: magneet en spin doctor tegelijk

 

Een goedgemaakte multimediale presentatie kan de sleutel tot een succesvolle beursdeelname zijn. Kán, want de meeste presentaties op standen zitten nog op een pijnlijke manier naast de kwestie.

Multimedia: magneet en spin doctor tegelijk

 

Een goedgemaakte multimediale presentatie kan de sleutel tot een succesvolle beursdeelname zijn. Kán, want de meeste presentaties op standen zitten nog op een pijnlijke manier naast de kwestie.

Horen, zien, voelen, proeven, ruiken… Daar gaat het bij een beurspresentatie om. In de best denkbare wereld trekt elke exposant het volledige register open en creëert hij een aanwezigheid die alle zintuigen tegelijk bespeelt.

In de praktijk gaat dat wat moeilijk. Als je pakweg diepvriescakejes verkoopt, lukt het misschien nog net om op de stand alle zintuigen te bespelen. Maar wat als je printplaten, expansievaten of – erger nog – diénsten aan de man brengt?

De soep wordt nooit zo warm gegeten als ze wordt opgediend. Multimediale presentaties laten toe om in één moeite door alvast twee zintuigen – het gehoor en het zicht – te bespelen. Een aanvaardbaar compromis dat, mits goed gebruikt, uitstekend werkt in de context van een beurs. Multimediapresentaties worden nooit moe, kunnen een grote groep bezoekers tegelijk aan, verspreken zich niet en hebben geen adem die naar look ruikt.

 

Functies

Helaas gaat er bij multimediale presentatie op de stand nog veel mis. De grootste boosdoener is dat niet ruim op voorhand de vraag wordt gesteld wat voor effect de presentatie bij de toeschouwer teweeg moet brengen. Als die vraag beantwoord is, zijn er slechts een handvol vuistregels die je moet respecteren om een boeiende clip te (laten) maken.

Wat wil ik? Dat is de eerste vraag die iedereen die aan multimediaal presenteren denkt zich moet stellen. Wat wil ik met de beursdeelname bereiken en op welke manier moet de presentatie bijdragen om dat doel te bereiken? Multimediapresentaties kunnen immers net zoveel functies hebben als er doelstellingen zijn. De gewenste functie bepaalt de inhoud en de vorm van de presentatie.

Wordt de presentatie als stopper gebruikt, dan zal ze kort, flitsend en “luid” moeten zijn. Is functie eerder imago-opbouw, dan kan wat meer tijd worden genomen en mag de montage een flink stuk rustiger. Complexe, gelaagde boodschappen vergen wat meer tijd om vlot bij de ontvanger te geraken.

De functie heeft ook invloed op de integratie van de multimediale presentatie in het standgeheel. Moet de presentatie als stopper fungeren, dan hoort ze min of meer haaks op de looprichting van de bezoekers geplaatst te worden. Moet de presentatie meer diepgang hebben en richt ze zich enkel tot wie echt geïnteresseerd is, dan verdient een min of meer afgesloten presentatieruimte de voorkeur.

 

Voorstopper

Bezoekers worden op een beurs bestookt met honderden boodschappen tegelijk. Alle standen, alle displays, zelfs alle standmedewerkers en de advertenties in de catalogus en op de plastic draagtassen vragen hetzelfde: kijk naar mij, luister naar mij, hou van mij. In dit opbod van boodschappen opvallen, is makkelijker gezegd dan gedaan. Met een goede multimediapresentatie zet u alvast een stap in de goede richting . Goed betekent in de eerste plaats: goed gemaakt. En dat betekent:

Kort: een presentatie die als stopper fungeert, mag niet langer dan twee minuten duren. Het is niet de bedoeling alles te vertellen, wel om de interesse van zoveel mogelijk bezoekers te wekken. Het is de taak van de standmedewerkers onmiddellijk na de presentatie de geïnteresseerde bezoekers op te vangen en te woord te staan.

Open architectuur: de bezoekers moeten op meerdere punten in de presentatie kunnen inhaken. Beurspresentaties moeten een cyclisch scenario hebben: wat volgt, mag niet verwijzen naar wat voorafgaat. Ingewikkelde logische argumentaties horen hier niet thuis.

Visueel denken: een beeld zegt meer dan duizend woorden. Een multimediapresentatie is het ideale middel om zaken te tonen die je onmogelijk live op de stand kunt tonen: complexe bedrijfsprocessen, historiek, producten in ontwikkeling. Probeer daarbij steeds visueel te denken en ga ervan uit dat commentaarstemmen verloren gaan in het geroezemoes van de beurs.

Meer diepgang

In een aantal gevallen is een multimedia presentatie aangewezen om een diepgaander, langduriger effect te sorteren: een attitudewijziging, een kennisvermeerdering, een gedragsverandering. Dergelijke effecten bereik je uiteraard niet met een filmpje van anderhalve minuut.

Voor presentaties met wat meer diepgang voorziet u best een min of meer afzonderlijke ruimte, eventueel met de mogelijkheid even te gaan zitten. Uiteraard werkt dat enigszins drempelverhogend, maar het mechanisme achter dit soort presentaties is dan ook precies omgekeerd: nu zijn het de standmedewerkers die geïnteresseerde bezoekers tot bij de presentatie loodsen.

Het belangrijkste onderscheid met stopper-presentaties is de tijdslimiet. Een corporate presentatie of een uitgediepte productpresentatie mag tot tien minuten duren. Idealiter worden ook in dit soort presentatie meerdere inhaakpunten voorzien, tenzij de voorstellingen georchestreerd worden. Bezoekers hebben echter een hekel aan wachten; daarom verdienen “open” voorstellingen de voorkeur. Ook hier geldt dat de standmedewerkers de nazorg voor hun rekening nemen. Bezoekers die de volledige cyclus van de presentatie doorlopen hebben, moeten opgevangen worden om het contact te finaliseren en eventuele vragen te beantwoorden.

 

Illusie

Niewerwetse aardigheidjes als PowerPoint of flash-animatie kunnen ons de indruk geven dat het maken van een mulmtimedia presentatie een huis-, tuin- en keukenklus is die iedere doorsnee softwaregebruiker tot een goed einde kan brengen. Dat misverstand verklaart waarom op veel beurzen vervelende, slaapverwekkende, slecht gemonteerde en slecht werkende presentaties te zien zijn.

Voor een multimediale presentatie die werkt, klopt u het best aan bij een gespecialiseerd productiebureau. Dat heeft de knowhow in huis om uw briefing om te zetten in een presentatie die het juiste doelpubliek boeit. Afhankelijk van de hoeveelheid “art work” – de beeldsequenties die digitaal gecreëerd moeten worden – bedraagt de productietijd van een multimedia presentatie al snel twee  weken. Neem bij voorkeur anderhalve maand op voorhand contact op. Zo beschikt u over voldoende marge om het ontwerp de look & feel te geven die u wenst, waar nodig te laten bijsturen of een vertaling te laten maken.

Een goed eindresultaat is doorgaans het gevolg van een goede briefing. Normaliter heeft u driekwart van de nodige informatie al verzameld en op papier gezet voor de standbouwer. Het volstaat de briefing voor de standbouwer aan te vullen met informatie over wat u in de multimediale presentatie wilt vertellen en welk effect u daarmee wilt bereiken. Neemt u ook de eerste schetsen van de stand mee, dan kan het productiehuis de vormtaal van de presentatie naadloos laten aansluiten bij de vormtaal van de stand.