Eventprofessionals treden in de voetsporen van Trump

Het Genootschap voor Eventmanagers heeft een aantal hoofdrolspelers bij de totstandkoming van de NAVO-top bereid gevonden om hun verhaal te doen op hetzelfde podium waar Donald Trump enkele uren daarvoor zijn toespraak heeft gehouden. Merkbaar trots en met voldoening kijken ze terug op een geslaagd "Champions League" event en delen hun ervaringen met de ruim driehonderd eventprofessionals die aan hun lippen hangen.

Madurodam is de pleisterplaats waar de deelnemers samenkomen in afwachting van hun vertrek naar het World Forum dat de afgelopen twee dagen de NAVO-top heeft mogen ontvangen. Of het bezoek door kan gaan is nog niet zeker heeft het organiserende Genootschap voor Eventmanagers vooraf gewaarschuwd. Zoals de volgers van de summit hebben kunnen constateren is het tijdschema meer een doel dan een feit. Dat geldt ook voor de vele deelnemers aan deze NAVO Inside, want het uittredende verkeer van de delegaties met bijgevolg vele wegafsluitingen, zorgt voor fikse vertragingen.

Pleisterplaats voor politie

De eventtak van de miniatuurstad is de huidige rol wel gewend want tijdens de internationale top was het een van de plaatsen waar het alom aanwezige politiecorps kon foerageren en tussentijds uitrusten. En waar Madurodam steeds populairder werd bij de politiemensen vanwege haar gevarieerde catering, aldus salesmanager Bart van Doorn, is ook de opkomst bij dit kijkje achter de schermen boven verwachting.

De aankondiging dat de eerste groep kan plaatsnemen in het toeristentreintje haalt de onzekerheid weg dat iedereen voor slechts een borrel naar Den Haag is afgereisd. Dat enthousiasme wordt als iedereen plaats heeft genomen echter weer snel de grond in geboord, met de aanbeveling dat je beter kunt uitstappen aangezien het vertrek is uitgesteld. Naar verluid is een van de delegaties nog blijven plakken in het World Forum. 

Wachten bij het boemeltje

Met de nodige vertraging vertrekt het boemeltje alsnog. Door de nog steeds aanwezige wegafsluitingen rijdt het treintje niet in de gebruikelijke rechte lijn binnen vier minuten naar de congreslocatie, maar is het een toeristische route - af en toe spookrijdend - die het vijfvoudige van de tijd vergt.

Dit alles mag de pret niet drukken, zeker nu de groep voor de ingang van de tijdelijke aanbouw staat aangegaapt door enkele verbouwereerde cameraploegen die op de persstellage aan het afronden zijn.

De ruimtes voor onder meer de ontvangsten, foto- en persmomenten bevinden zich in de tijdelijke structuren die voor de NAVO-top tegen het World Forum zijn aangebouwd. Midden op de weg die dan ook de nodige tijd afgesloten is geweest. 

Geen copy-paste

De complete groep neemt plaats in de gelegenheidszaal waar de Amerikaanse president nog enkele uren daarvoor zijn monoloog afstak. Dit keer betreedt debatleider Roderick van Grieken het podium om enkele hoofdrolspelers bij de realisatie van dit buitencategorie congres uit te horen. Wie in 2014 de Nuclear Security Summit heeft meegemaakt ontdekt dat het dezelfde namen als toen zijn. 

Toch is de NAVO-top geen copy-paste van de NSS, verduidelijkt Robert Dingjan die als operationeel directeur bij het ministerie van Buitenlandse Zaken verantwoordelijk is voor de organisatie van de summit."

"We hebben heel veel dingen wel van afgekeken van tien jaar geleden, maar de wereld is totaal veranderd. Rusland deed nog mee als lid van die gemeenschap en is nu de grote vijand. We leven tegenwoordig in een hybride oorlog. Drones had je toen niet in die mate. En vanwege het risico van cyberaanvallen is die hele IT een heel project binnen het project. Ook bestonden de delegaties nu uit drie: een regeringsleider en twee ministers. Dat maakte het soms wel heel erg ingewikkeld."

Eerst even terugtrekken

Dus toen Dingjan tijdens de NAVO-top in Vilnius in 2023 de bevestiging kreeg dat Nederland over twee jaar de summit zou organiseren en hem een dik pakket met honderd pagina's aan specificaties werd overhandigd ging hij niet direct in de operatie-modus. "Je moet je bij zo'n grootschalig evenement eerst terugtrekken om na te denken over wat er nodig is, waarvoor het precies nodig is en voor jezelf hele duidelijke opdrachten formuleren. Dan is het zaak dat iedereen zich daar aan committeert en daarna kun je pas verder gaan." 

"Een project als dit bestaat uit echt heel, heel veel deelprojecten die allemaal noodzakelijk zijn. Als je de onderlinge verbanden niet van vroegtijdig in beeld brengt, dan ga je falen."

Hij geeft een voorbeeld van wat op het eerste gezicht een relatief kleine uitdaging lijkt. De inschatting was dat er vijfhonderd auto's nodig waren voor het vervoer van alle delegaties. 

"Dan krijg je de logische vervolgvraag van waar die auto's allemaal aan moeten voldoen. Je wil een kwalitatieve uitstraling hebben, een bepaalde kleur en een bepaalde grootte. Dan zijn die grote auto's vaak elektrisch tegenwoordig en dat mag niet want je wil niet dat als er iets onverwachts gebeurt dat ze dan onvoldoende opgeladen zijn."

Met al die filters aan blijkt dat er in Europa geen land is dat 500 van die auto's kan leveren en ze dus overal vandaan gehaald moeten worden. "Ja, dan kom je er achter hoe ingewikkeld zoiets is."

De nodige verkeersuitdagingen

Peter van Heerwaarden, projectleider bij de Gemeente Den Haag, haakt op het auto-verhaal aan omdat de gemeente als facilitator moest zorgen voor het oplossen van de verkeersuitdagingen. Te beginnen met de weg en de leidingen van Dunea die zich onder de tijdelijke aanbouw beginnen. "Het was niet onze eerste gedachte om een weg waar dagelijks 17.000 auto's de ene kant op en 15.000 auto's de andere kant op, om die af te sluiten. Maar werkende weg kom je toch die noodzakelijke beslissing en dan ga je een plan maken en heb je steeds te maken met weer nieuwe beslissingen die je moet nemen en los je voor de voet dingen op. Dat is dus hard werken."

Hij geeft en passant nog even aan dat hij "niet zo van de draaiboeken" is. "Voor mijn gevoel zet je jezelf teveel vast, want die draaiboeken zijn van elf jaar geleden; die zijn totaal niet meer relevant. Dat hebben we met heel veel andere dingen te maken." Al voegt hij er aan toe - waarschijnlijk ingegeven door Dingjan's verbaasde blik - dat voor "de club van Robert" draaiboekmanagement wel zinvol is.

Vertrouwen essentiële voorwaarde

Dingjan kan nog een keer zijn wenkbrauwen fronsen. Beide locatieverschaffers - Michiel Middendorf, General Manager van World Forum, en Dorrie Eilers, CEO van Neptunus Group - hebben het podium betreden en Middendorf bekend al snel dat hij de overeenkomst met Buitenlandse Zaken niet heeft doorgelezen. Hij vertelt het ter illustratie dat vertrouwen een essentiële voorwaarde is om de organisatie van evenementen in het algemeen - en zeker van dit kaliber - tot een goed einde te brengen.

Middendorf trekt nog eens de kaart van de Champions League: "Als je weet dat je echt wedstrijd op een hoog niveau moet spelen, dan is het wel fijn om in ieder geval te weten wat je aan elkaar hebt. Als leveranciers naar de opdrachtgever en andersom."

Heel relaxt project

Dorrie Eilers constateert achteraf dat het eigenlijk "een heel relaxt project" is geweest. Neptunus is niet alleen gewend om wereldwijd van dit soort prestige-projecten te bouwen, maar heeft ook voor de NAVO al vaker tijdelijke structuren gemaakt in onder meer Warschau, Londen en Brussel.

"Wij weten wat de standaard is die zij verwachten en het allerbelangrijkste zijn de geluidsisolerende wanden en vloeren. Dat is echt wel een dingetje, omdat we hallen hebben staan met twee verdiepingen. De kwaliteitseisen van die vloerisolatie die liggen gewoon heel hoog, maar die zijn bekend bij ons. Natuurlijk wordt die lat wel weer hoger gelegd. En logistiek was dit niet de makkelijkste locatie gezien de beperkte ruimte dus dat betekent met timeslots werken voor de transporten bij het aanleveren."

Video niet weggehamerd

Het volgende duo dat aanschuift bestaat uit Jan-Willem Wirtz, producent bij WIRTZ, Film & Experience Agency, en Fred Bourgonje, eigenaar van AV-bedrijf Bourgonje.

Wirtz is verantwoordelijk voor de video die aan het begin van de conferentie werd afgespeeld. Het meest spannende aan deze exercitie was de vraag of de video daadwerkelijk in zijn geheel zou worden afgespeeld. 

Dingjan - een groot voorstander voor een knallend begin van een conferentie - en Wirtz hadden al een eerdere ervaring dat de video direct na aanvang werd afgehamerd door de voorzitter die de vergadering wilde starten. En bij andere gelegenheden werd de suggestie van een openingsvideo sowieso weggewoven. 

Een akkoord vooraf van Michael Simm, Hoofd Protocol bij de NAVO, was belangrijk en achteraf bezien eenvoudig verkregen en met Mark Rutte als voorzitter was er geen risico op het alsnog weghameren van de video.

Een andere risicofactor was het naar beneden laten zakken van iets tijdens de video. Tijdens de generale repetitie de dag ervoor werkte dit niet naar behoren. Wirtz bedankt zijn forumgenoot Bourgonje voor het feit dat die nog snel naar Duitsland is gereden om een extra motor te halen.

"Ik was vooral bang dat die niet meer naar boven zou gaan", vult Dingjan aan. "Dan had die vergadering gewoon niet kunnen doorgaan."

"En het samenstellen van zo'n video is complexer dat je denkt. De NAVO-organisatie bestaat uit 32 bondgenoten en dan moet het het script wel zodanig zijn dat niet één van de bondgenoten zich daar tegen kan verzetten. We hebben ze wel degelijk eerst moeten overtuigen van onze plannen."

Permanente bezetting

Net als Eilers is Bourgonje ook bekend met het bedienen van de NAVO. "We hebben niets gedaan, wat we nog niet vaker hebben gedaan. Alleen de hoeveelheid aan materialen en mensen is bijzonder. Met name al die combinaties aan elkaar koppelen is erg veel werk en vergt en strak schema."

"We weten uit ervaring dat de NAVO heel erg graag in iedere zaal een permanente bezetting van technisch personeel wil hebben. Daardoor kunnen ze ook makkelijker schuiven met het programma, maar je hebt wel meer dan honderd technici rondlopen."

Normaal probeert hij zoveel mogelijk mensen op diverse tijdstippen in verschillende zalen in te delen om zo efficiënt met zijn personeelsinzet om te gaan, vertelt hij. Maar gezien alle verschuivingen in het programma was de NAVO-aanpak wel noodzakelijk en succesvol.

Twee tinten blauw

En er was ook "een meneer" waar Bourgonje al eerder mee had gewerkt. Hij wijst naar het katheder en die "jaren veertig microfoons". Donald Trump heeft niet met de dunne sprietmicrofoons - "mooi en elegant" die in de rest van de locatie zijn gebruikt. "Deze man die wil het heel grof", weet Bourgonje.

Als laatsten schuiven Gerben van Raak, CEO van Fraai Projecten. en Robin van der Schuyt, Directeur Food Concepts & Hospitality bij Van der Linde Food - Catering - Events.

Fraai Projecten heeft indertijd ook het World Forum ingericht voor de NSS en met nieuw enthousiasme zijn ze weer achter de tekentafel gekropen, te beginnen met de styling van de tijdelijke structuren. 

"We hadden een heel concept bedacht gebaseerd op de duinen rondom Den Haag met gras, duinen, water, bomen... en dat hadden we helemaal doorgetrokken tot een geheel en dat ga je dat eerst toetsen en dan wordt het leuke eruit gehaald en dat wordt vervangen door heel veel blauw", aldus Van Raak, zijn teleurstelling niet verbergend. "Er zijn welk enkele mooie elementen intact gebleven, maar het heeft zijn samenhang wat verloren."

Dingjan springt bij door te benadrukken dat de NAVO het gebruik van de kleuren uit haar logo zeer belangrijk zit. Dat beperkt het kleurenpalet inderdaad tot twee kleuren blauw. 

Al met al verzorgde Fraai Projecten de inrichting van zo'n 150 ruimtes waaronder 2 grote vergaderzalen, 25 bilateraalzaaltjes en 15 briefingrooms. "Je geeft ze allemaal aandacht in de vorm, de kleur en de samenstelling, vooral vanuit functionaliteit", gaat Van Raak ingetogen voort, "en dan kijk je in de 'bijbel' en dan ga je invullen met vormpjes en kleurtjes en hoeveelheden toekennen en dan kom je tot iets wat je nu hier ziet."

Fluistersysteem brengt oplossing

Terwijl de regeringsleiders in Paleis Huis ten Bosch met de koning en koningin dineerden, hadden de ministers en staatssecretarissen hun diner; die van Buitenlandse Zaken en van Defensie elk in een grote zaal in het World Forum. Daar kreeg het team van Van der Schuyt vijf minuten voor het uitserveren te horen dat ze ook de portofoons niet mochten gebruiken voor onderlinge communicatie. Alle telefoons waren sowieso verplicht in kluisjes opgeborgen.

"Dat was wel even een hectisch moment", erkent Van der Schuyt. Maar ook dit probleem werd opgelost door via een fluistersysteem elkaar te briefen. Een van de uitdagingen was bijvoorbeeld dat de tafelindeling op basis van delegatie was, waarbij het echter onduidelijk was welk delegatielid op welk van de toegewezen stoelen ging zitten. Dat maakte het extra lastig om op basis van dieetwensen het juiste gerecht bij de juiste persoon uit te serveren.

Het vergt weinig voorstellingsvermogen om te beseffen dat alleen al de omvang van de locatie, de vele momenten dat mensen en groepen van eten en drinken moeten worden voorzien en het continu veranderende tijdschema een enorme uitdaging vormt voor de catering. 

"Ik zeg altijd gek scherend dat wij verhuizers van eten en drinken zijn", stelt Van der Schuyt. "Daar begint het wel mee, want het logistieke proces is zo ontzettend zwaar om in deze omgeving met eten en drinken bij de gast te komen. Zeker omdat je ook het hoogste niveau wil neerzetten."

Trots op kernteam

Voor het slotakkoord stelt Van Grieken de slotvraag aan Dingjan en Van Heerwaarden: "Waar zijn jullie het meest trots op?"

"Ik ben heel erg blij met het team wat Ik heb", antwoordt Dingjan die al pratend zichtbaar geëmotioneerd raakt. "Dat is zo ontzettend belangrijk. Ik heb een team normaal gesproken van 12 mensen, eigenlijk niet zo groot. Dat kernteam hebben we moeten uitbreiden naar 50 voor dit project. Dat je eerlijk naar elkaar bent en dat Iedereen voor hetzelfde gaat gaat, daarmee dragen ze mij. En dat we met zijn allen iets naar neer hebben gezet waar de hele wereld naar gekeken heeft. En dat de delegaties ons persoonlijk hebben benaderd hier en de hand hebben gegeven en ontzettend bedankt voor alles wat we gedaan hebben. En mensen van de NAVO die al in sommige gevallen meer dan tien jaar dit soort toppen hebben georganiseerd, zeggen dat ze dit nog niet eerder hebben meegemaakt. Dat is waar ik door geraakt ben, want dat team is zo fantastisch geweest en zoveel werk heeft verzet. Daar ben ik ongelooflijk trots op."

Hele goede krantenkoppen

Voor Van Herwaarden de uitdaging om na deze woorden toch ook nog de vraag te beantwoorden. Hij heeft "in een andere film gezeten", omdat de gemeente zich vooral op de buitenkant van het evenement heeft gericht. Toch weet hij er een mooi slot aan te breien: "We kunnen trots zijn op de wijze waarop deze conferentie professioneel is georganiseerd. En we weten ook dat de bevolking het eigenlijk heel interessant vindt dat dit evenement hier in hun stad, in hun achtertuin heeft plaatsgevonden. Dus dat maakt het plaatje compleet. Dat betekent voor mij bijna zeker dat we morgen kunnen rekenen op hele goede krantenkoppen."

Selfie-time

Na dit zeer informatieve uur kunnen de eventprofessionals nog eens door het decor van de afgelopen twee dagen lopen. En natuurlijk selfies maken achter het "katheder van Trump", in de grote congreszaal, tegen de fotowand en voor de vlaggen van alle aangesloten landen.

Daarna keert iedereen met het boemeltje - die nu wel de kortste weg kan nemen - terug naar Madurodam. De weg terug naar huis verloopt voorspoediger nu de meeste wegversperringen zijdelings zijn geschoven.