Help uw gasten aankomen

Het mobiliteitsvraagstuk is niet voor niets al jaren in het nieuws. Dat betekent dat uw (potentiële) gasten of deelnemers een drempel over moeten om naar uw evenement af te reizen. U kunt ze daarbij helpen.

Belangrijk zijn

Wanneer een gast wordt vervoerd in een mooie auto of luxe VIP-bus met allers er op en er aan, krijgt hij of zij het gevoel belangrijk te zijn. Blijkbaar wordt zijn of haar aanwezigheid op het congres of evenement bijzonder op prijs gesteld. Dat gevoel kunt u ook aan een grotere groep geven. Bijvoorbeeld door de groep in een bus te vervoeren met leren fauteuils en mooi afgewerkte tafels.

Vervoer als totaalpakket

Diverse vervoerbedrijven bieden totale pakketten aan, zodat u als organisator niet meer over de logistiek hoeft na te denken. Zelfs het versturen van de uitnodigingen met daarbij de vervoerbewijzen en routebeschrijving kan worden uitbesteedt.

Helikopter tijdig regelen

Wilt u een spreker of belangrijke gast per helikopter laten invliegen, vraag dit dan tijdig aan. Zeker als het gaat om een niet gangbare landingsplaats. Hiervoor moet eerst toestemming gevraagd worden aan de burgemeester van de betreffende gemeente. Het duur vaak twee weken voordat die toestemming er is.

Afspraken met chauffeurs

Laat ingehuurde chauffeurs niet aan hun lot over. Zorg als ze lang moeten wachten voor een overblijfruimte met versnaperingen of een maaltijd. Is dit niet mogelijk, maak het dan vooraf kenbaar aan de chauffeurs, zodat zij hier zelf op in kunnen spelen.

Privé-jet

Het huren van een privé-jet komt vooral in beeld voor meer dan vijf passagiers wanneer ze vliegen op een luchthaven die niet goed bediend wordt door de reguliere vluchten, wanneer de reis niet meer dan twee dagen duurt of wanneer de gasten verschillende tussenstops nodig hebben.

Valetparking

Is er onvoldoende parkeerplaats in de buurt van de locatie of is het vinden van een parkeerplaats omslachtig. Overweeg dan valetparking aan te bieden aan uw gasten. Zij rijden tot de voordeur en geven hun sleutels af. Uw parkeerders zetten de auto weg en geven de sleutel af aan de sleutelbeheerder. Als de gast wil vertrekken, laat u de auto weer voor rijden.

Actieve verkeersregelaars

Zie toe op het functioneren van de verkeersregelaars. Zij zijn doorgaans de eerste mensen van uw organisatie die contact maken met uw gasten. Helaas komt het vaak voor dat het passief toekijken op parkerende gasten door de in fluorescende hesjes gehulde tijdelijke medewerkers tot kunst wordt verheven. Vraag om en zie toe op een vriendelijk gezicht en een actieve houding.

Samen op stap

Samen in een touringcar naar en van de bijeenkomst. Eigenlijk begint uw evenement al op het moment dat de mensen in de bus stappen en wordt het samenzijn verlengd totdat iedereen weer de bus uitstapt. Geen stress om bij de locatie te komen, geen last van files, geen parkeerproblemen. In de bus wordt de band al gesmeed. Eventueel aangezwengeld door een presentatie of samenzang.