Een veilige omgeving om je eigen best practices te ontwikkelen

The European Meetings & Events Conference is de proeftuin waar je zelf nieuwe leerstijlen en congresformats kunt ervaren, zodat je deze innovaties met meer vertrouwen kunt toepassen op jullie eigen congres.

Zou je de uitdaging aan willen gaan om de effectiviteit van jullie volgende congres te vergroten door het toepassen van nieuwe leerstijlen en inzichten?
Zoals de meeste organisatoren weet ook jij wel dat het beter kan. Dat door een andere opzet van de netwerkmomenten een grotere kans bestaat dat de deelnemers meer en echt nieuwe contacten opdoen. Dat door af te wijken van ‘spreker vertelt vanaf podium verhaal aan groot publiek in de zaal’ informatie beter wordt overgedragen en langer beklijft. En dat door een meer indrukwekkende beleving te creëren de kans groter is dat deelnemers zich ook voor de volgende editie inschrijven en kennissen en collega’s enthousiasmeren om hetzelfde te doen.
En toch verandert de opzet van de meeste congressen weinig. Een grote wijziging wordt al snel als een onverantwoord risico gezien, op zijn minst door de directie of het bestuur. En niet geheel onterecht, want kun jij wel garanderen dat het bij jullie doelgroep werkt?

EMEC19

Deze impasse kun je doorbreken door deel te nemen aan de komende European Meetings & Events Conference (EMEC19), die wordt georganiseerd door de internationale vakvereniging voor de meeting & event industrie MPI.
Van 9 tot en met 12 februari 2019 kun je in het Nederlandse Den Haag kennis maken met nieuwe meeting formats en deze ook zelf ervaren om te bepalen of je ze kunt toepassen op jullie eigen congres. EMEC biedt onder het motto ‘Changing the game’ een veilige omgeving waar je je eigen best practices kunt ontwikkelen.
Bij de start van het congres is er veel aandacht voor het kennis maken met andere deelnemers, want dat legt een goed fundament voor een positief ervaren evenement. Vaak zijn de netwerkmomenten halverwege of aan het einde van een congres geprogrammeerd, waardoor er geen tijd meer is om de contacten te verdiepen.
Bij EMEC19 worden direct al op de zaterdagavond nieuwe banden gesmeed tussen de deelnemers. Dus geen welkomstborrel waar het netwerken aan toeval wordt overgelaten, maar een meer gefaciliteerde manier van mensen ontmoeten. Daarbij word je onder meer geholpen om kennis te maken met deelnemers uit jouw land en met jouw peers in andere landen.

Lazy Sunday morning

Op ‘lazy Sunday morning’ kun je zelf bepalen of je deze lijn doortrekt of juist even tijd voor jezelf wilt hebben. Deelnemers die mee willen doen aan groepsactiviteiten kunnen bijvoorbeeld aanhaken bij een hardloopgroep, een tocht met een RIB-boot of een collectief museumbezoek. De gezamenlijke interesse is zo’n groep is weer een prima ingang om weer andere mensen te spreken.
Aan het eind van de ochtend staat er een bus voor je klaar voor een learning journey naar keuze. De insteek hier is cross industry innovation, waar je kennis maakt met inzichten en toepassingen in andere sectoren die een basis kunnen vormen voor toepassingen bij het organiseren van jullie congres.

Concretiseren en verankeren

Hier maak je voor het eerst kennis met de vier tracks van EMEC19: risk management, design thinking, leadership and meeting perspectives. Afhankelijk van welke track je kiest breng je bijvoorbeeld een bezoek aan onderzoeksinstituut TNO, universiteit TU Delft of de Rotterdamse Haven, waar deskundigen hun kennis en ervaring delen.
In de busreis terug wordt al begonnen met de vertaalslag van het geleerde naar concrete toepassingen voor meetings en congressen.
Alle groepen komen bijeen in de industriële locatie Fokker Terminal, waar ze na een keynote in collectief aan de slag gaan met de nieuw verworven kennis. Hierbij wordt gebruik gemaakt van innovatieve leermethodes met als doel directe toepassing en verankering van de zojuist verkregen informatie.
’s Avonds is het tijd voor ‘Dinner on your own’. Locals delen hun favoriete restaurant met de deelnemers en iedereen kan zelf kiezen met welke groep hij of zij naar welk restaurant gaat. Een conciërge-dienst van de organisatie neemt de logistieke perikelen voor je uit handen.

Direct toepassen

Op de maandag, de derde congresdag, wordt pas voor het eerst de hoofdcongreslocatie aangedaan: World Forum The Hague. Hier geen plenaire sessie, maar direct de opsplitsing naar de vier tracks, met elk vier workshops.
De programmering is zo opgezet dat een track een verhaallijn heeft zodat degene die alle sessies over het betreffende thema volgt aan het eind over zeer specialistische kennis beschikt. Anderzijds zijn de workshops afgeronde hoofdstukken, zodat je er ook voor kunt kiezen om tussen de diverse tracks te switchen.
Het gaat in alle gevallen om interactieve sessies, waarbij de spreker maar voor de helft van de tijd aan het woord is. De andere helft ben je als deelnemer bezig met het toepassen van het gepresenteerde in jouw dagelijkse werk, zodat je tijd hebt om de nieuw verworven kennis te laten inzinken.
Een voorbeeld is het Scenario Based Programme als onderdeel van de track Risk Management. Het gaat hierbij om het visualiseren van actuele bedreigingen waarmee jouw evenementen te maken kunnen krijgen, en samen te werken om de risico’s te beoordelen, oplossingen te creëren en te werken aan crisisbeheersingsvaardigheden en crisiscommunicatie.

Blijvend contact

De maandagavond is er voor het congresdiner in combinatie met MPI Foundations ’s fundraiser Rendezvous. De organisatie belooft je in februari te trakteren op een tropical beach party.
Op de dinsdagochtend komen de thema’s van de vier tracks bij elkaar via expertsessies en best practices, zodat je je nog een beter beeld kunt vormen hoe je met de gepresenteerde inzichten een solid proof, innovatief congres kun organiseren.
Ter afsluiting van het congres is het dan alleen nog zaak om goed afscheid te nemen van jouw nieuw verworven kennissen en misschien de basis te leggen voor blijvend contact. Daarvoor is gelegenheid tijdens de afsluitende lunch. Of deze op traditionele wijze verloopt is nog maar de vraag.

 

DIT ARTIKEL IS EEN VERTALING VAN HET ENGELSTALIGE ARTIKEL IN CONFERENCE MATTERS 131. DE ORIGINELE VERSIE VIND JE HIER.