Efficiënt plannen doe je zo!

Raak jij regelmatig het overzicht kwijt, ondanks dat je werkt met planningen en takenlijsten? Frustrerend en bovendien erg onhandig als er een groot congres in de agenda staat. In dit artikel lees je welke planningsfouten je waarschijnlijk maakt en hoe je een planning maakt die wél werkt.

Niet realistisch

Doorgaans onderschatten we onze taken en overschatten we onze productiviteit, met het gevolg dat taken keer op keer doorgeschoven moeten worden. Om er dan vervolgens ook niet aan toe te komen, want de ‘to do’-lijst wordt immers telkens langer.

Oplossing: Voorkom dat jouw takenlijst in een wensenlijst verandert en houd de tijd bij die je daadwerkelijk tot je beschikking hebt.

Niet compleet

Daarnaast laten we ons vaak teveel in met interessante taken voor die ene belangrijke conferentie, terwijl er ook nog ‘gewoon’ werk op ons ligt te wachten. Oftewel: dit maakt de planning incompleet, waardoor we in de knel komen met onze tijd.

Oplossing: Geef niet alvast jouw tijd uit aan nieuwe projecten, maar plan eerst je dagelijks terugkerende taken in. Dan weet je precies hoeveel tijd je over hebt.

Niet flexibel

En zelfs als we rekening houden met deze terugkerende taken, komen we vaak alsnog met onze planning in de knoei. We vergeten namelijk vaak tijd in te bouwen voor onverwachte zaken of ad hoc taken.

Oplossing: Plan niet je hele agenda vol, maar zorg voor ruimte in je planning om te kunnen schuiven en incasseren.

Niet gestructureerd

Alhoewel het waarschijnlijk ontzettend effectief voelt – tal van online én offline lijstjes, memo’s en mapjes – vergroot het enkel de kans om het overzicht te verliezen. Niet alleen weet je binnen no-time niet meer in welk van de tientallen mapjes je een taak hebt opgeslagen, het bijhouden ervan is ook nog eens omslachtig.

Oplossing: Houd je planningssysteem zo eenvoudig en simpel mogelijk. En zorg bovendien dat je dagelijks kort de tijd besteedt aan het bijwerken van je planning.

Meer leren?

Geïnspireerd geraakt? Leer voorkomen dat jij je taken onderschat, je productiviteit overschat en verrast wordt door onverwachte zaken tijdens een cursus plannen en organiseren, georganiseerd door productiviteitsexpert Björn Deusings.