Effectief vergaderen? Zo moeilijk is dat niet.

Deze tips & tricks helpen je op weg

Hoe voorkom je dat meetings in oeverloze discussies verzanden? Dat moet toch anders kunnen? Jazeker! Zo moeilijk is het niet om vergaderingen eens helemaal anders, en vooral effectiever, aan te pakken. Met deze tips & tricks helpen we je graag op weg.

 Laat deelnemers meedenken over agenda
Zorg dat alle deelnemers vooraf op de hoogte zijn van de agenda. Of nog beter: laat ze zelf punten inbrengen en schaf de rondvraag af. Als íets tijd vreet, is het de rondvraag wel. En wat levert het nou helemaal op? Bovendien, als de deelnemers zelf over de agenda meedenken, zal dat een actievere houding tijdens de vergadering tot gevolg hebben.
 
Communiceer concrete doelen
Concrete doelen leveren vaak concrete resultaten op. Communiceer daarom duidelijk wat het doel van de vergadering is en wat er van de deelnemers wordt verwacht. Waarom wordt deze vergadering belegd? Wat is het gewenste resultaat van deze meeting?
 
Investeer in vergaderen buiten de deur
Organiseer een meeting op het eigen kantoor en je weet zeker dat niemand op tijd is. De één moet nog even een mailtje beantwoorden, de ander moet nog even bellen… Beter is het om de meeting op een andere locatie te organiseren. Kies voor een goed bereikbare locatie waar de gasten relaxed (zonder files!) naartoe kunnen reizen. Wedden dat ze dan wel op tijd zijn en zich positief zullen opstellen? Omdat je investeert in een vergadering buiten de deur, voelt men zich belangrijk én geef je urgentie aan de onderwerpen op de agenda.
 
Een ontspannen begin is het halve werk
Voor een doeltreffende vergadering is een ontspannen begin essentieel. Trek daarom het eerste kwartier à half uur uit voor een gastvrije ontvangst. Laat dat gerust aan de medewerkers van de vergaderlocatie over. Ze wijzen de gasten graag de weg, vragen geïnteresseerd hoe de reis is verlopen en bieden een kopje koffie met wat lekkers aan. Als je de dag helemaal goed wilt beginnen, denk dan aan een kleine teambuildingactiviteit om het ijs te breken. Een lachworkshop, een leuke quiz, een sportieve warming-up… de mogelijkheden zijn legio. Het gaat erom dat als de vergadering begint iedereen zich op zijn gemak voelt. De focus ligt dan volledig op datgene wat besproken moet worden.
 
Zoek een inspirerende omgeving
Onderzoek toont aan dat de omgeving waarin de vergadering plaatsvindt, invloed heeft op het effect ervan. Zoek daarom naar een inspirerende omgeving die het doel van de vergadering ondersteunt. Brainstormen over een nieuw product? Laat de gasten een levensgrote mindmap op mega whiteboards maken. Vergaderen over duurzaamheid? Ga naar buiten! In de open lucht kom je op de beste ideeën. En wil je de onderneming een vitaliteitboost geven? Doe dit dan ook tijdens de vergadering, bijvoorbeeld onder leiding van een vitaliteitcoach of door een mindfullness break in te lassen.
 
Ga naar buiten
Zorg dat elke vergadering een stukje ‘buitenlucht’ bevat. Las korte pauzes in voor een wandeling of doorbreek de dag met een leuke workshop, zoals survivallen, handboogschieten of wat dan ook. Probeer de break te laten aansluiten op het doel van de vergadering. Denk ook eens aan 100% buiten vergaderen: dé trend van dit moment. Buiten zijn versterkt het probleemoplossend vermogen en is goed voor het teamgevoel. Buiten vergaderen kan op allerlei manieren: in een mooie tuin, in een tent, in het bos, op het water, op een dakterras in de stad…
 
Mobieltjes uit = aandacht aan
Het klinkt misschien een beetje flauw, maar het werkt en dat telt. Laat deelnemers hun mobieltjes voor de meeting inleveren. Zo kunnen ze hun volle aandacht op de vergadering richten. Belangrijke berichtjes kunnen best tot de pauze wachten. Communiceer dit wel van tevoren en leg uit waarom het belangrijk is.
 
Voeg beleving toe aan je vergadering
Steeds meer vergaderingen worden aangevuld met originele elementen. Door actie en/of fun aan de meeting toe te voegen, wordt de informatie beter opgenomen en leveren de deelnemers betere input. Ook na de bijeenkomst houdt het positieve effect aan: de boodschap komt dieper binnen en mensen hebben echt zin om met de resultaten aan de slag te gaan.
 
Samen eten: maak er iets bijzonders van
Samen eten geeft energie, ontspant, inspireert en verbindt. Bij een effectieve vergadering hoort dus een gezonde – en als het even kan een bijzondere – maaltijd. Treedt daarbij gerust buiten de gebaande paden. Denk aan gezellige picknicktafels of eten met de pannen op tafel. Of laat de gasten een handje meehelpen in de keuken. In principe is alles mogelijk. Het gaat erom dat eten een beleving wordt, waardoor de vergadering meer impact zal hebben.
 
Wil je meer weten over effectief vergaderen? Bij Bilderberg weten we er alles van. Neem contact op met onze eventregisseur of kom eens langs voor rondleiding.