Een zomer lang niks doen? Liever niet!

 

Niet helemaal wegdeemsteren in de donkere schaduw van een omgeving die zijn hoofd veel meer bij zon, zee en strand heeft dan bij beurzen, congressen en evenementen. Het blijft een kopzorg voor veel hallenexploitanten. De zomer duurt steeds langer en dat knaagt aan de algehele rentabiliteit van de operaties. Strandzuid van de Amsterdamse RAI, dat begin mei opnieuw zijn deuren opende voor een lang en zwoel zomerseizoen, is wellicht het meest geslaagde voorbeeld van hoe een hallenexploitant ook in de zomer zijn mogelijkheden en middelen kan valoriseren.

Concentratie van beurzen

Het duurt al ruim tien jaar en het wordt steeds erger, rara wat is het? Het antwoord luidt: de concentratie van beurzen in zogeheten ‘veilige’, vakantievrije periodes, van pakweg half januari tot midden mei en van medio september tot begin december. Op enkele uitzonderingen na – vaak publieksbeurzen die het precies van de grotere beschikbaarheid van het doelpubliek moeten hebben – blijven de meeste beurzen angstvallig weg uit schoolvakantieperiodes. En uit de periodes die er onmiddellijk aan vooraf gaan of er onmiddellijk op volgen. En die bufferperiodes worden steeds langer.

Het lijkt een beetje op een  ‘selffulfilling prophecy’: beursorganisatoren zijn op hun hoede voor vakantieperiodes en kiezen voor veilige marges; zo ontstaan beursluwe periodes die steeds langer worden en een centripetale kracht naar de drukbezette periodes die steeds sterker wordt. En dus is de vraag terecht: hoe komen beursvenues de zomer door?

Wonden likken  

In de drukke periodes draaien de teams van de beursaccommodaties op volle toeren. Overwerk buiten de reguliere uren, nachtwerk en weekendwerk zorgen ervoor dat elke medewerker een trits compensatiedagen bij elkaar spaart. De relatief lange zomerperiode laat toe dat alle medewerkers vakantie kunnen nemen zonder dat de werking van het complex helemaal stilgelegd hoeft te worden: de vroege vogels gaan al in juni met vakantie, de laatbloeiers houden de wacht tot ze in augustus zelf aan de beurt zijn.

Zowat alle beurscentra besteden grote pakketten diensten uit aan onderaannemers en hebben slechts een zeer beperkte ploeg eigen medewerkers. Wie boft en tijdens de luwe periode nog drie of vier kleinere evenementen kan programmeren, kan iedereen met vakantie laten gaan en toch de kalme maanden overbruggen zonder dat medewerkers sterven van verveling.

Kieren dichten

Tijdens de drukke maanden heeft de infrastructuur van een beurscomplex behoorlijk te lijden, vooral tijdens de opbouw en afbouw. Vrachtwagens en heftrucks die over de vloer denderen, schampschoten tegen muren en poorten, boor- en hakwerk dat na afloop van het evenement slechts oppervlakkig hersteld wordt, gebruikssporen, – maar dan van het ernstiger soort. In de drukke periodes is de bezetting zo intensief dat er van grondig onderhoud geen sprake is.

Alle onderhoudswerkzaamheden worden gebundeld in de zomer. Hetzelfde geldt voor een aantal kleinere bouwactiviteiten of verbouwingen. Een volledige hal neerpoten in enkele maanden tijd lukt niet, maar voorbereidende werkzaamheden of afwerkingen kunnen wel, op voorwaarde dat alles zorgvuldig gepland werd. Ook de bouwbranche heeft natuurlijk recht op vakantie. Ook al werd de regeling versoepeld, tijdens de bouwvakvakantie kan het erg moeilijk worden om een vakhandel of fabrikant te vinden die wél levert.

Bèta-gebruik

Een aantal beurscomplexen kan ook tijdens de zomermaanden bepaalde troeven uitspelen waardoor de inkomsten niet helemaal opdrogen. Zo was de Brusselse venue Tour & Taxis meerdere jaren gastheer voor het meerdaagse muziekfestival Couleur Café. Een openluchtfestival, dat wel, maar met een grote nood aan capaciteit onderdak voor artiestenlounges, technische ruimtes, catering en logistieke ruimtes voor de podia.

Tijdens het zomerse stadsfestival Gentse Feesten, dat 10 dagen duurt en 1,38 miljoen bezoekers lokt, fungeert de parking van Flanders Expo als belangrijkste hub voor een park&ride-systeem dat alle bezoekers met het openbaar vervoer tot in het hart van de stad brengt.

Ook andere beurslocaties hebben in het verleden gefungeerd als alternatieve ’rain check’  locatie voor openluchtevenementen. In vrijwel alle gevallen gaat het om bèta-gebruik, waarbij de inkomsten helemaal niet te vergelijken zijn met de verhuurinkomsten uit beurzen en evenementen tijdens het beursseizoen.

Pro bono verhuur

“Een enkele keer overwegen we (bijna) pro bono verhuur tijdens de zomer omdat het onze eigen publieksbeurzen ten goede kan komen”, zegt Lorraine Duteil van Viparis. Als we ons in de kijker kunnen werken op druk bezochte evenementen die ook de doelgroep zijn van onze producties, is dat doorgaans een uitstekende promotie. Als het in oktober of november onze beurt is, dan weten mensen al hoe ze er komen, welke metro ze moeten nemen, waar ze in de buurt nog iets kunnen beleven, enzovoorts. In een aantal gevallen werkt het drempelverlagend, – al mag je niet verwachten dat de bezoekersstatistieken enkel daardoor plotseling duizelingwekkend de hoogte in gaan.”

 

Kiesbureau In mei en juni was Brussels Expo het grootste kiesbureau buiten Frankrijk: meer dan 27.000 Franse expats kwamen hun stem uitbrengen in de eerste en de tweede ronde van de presidentsverkiezingen, een even groot aantal voor de parlementsverkiezingen. “In diezelfde periode worden hier ook de nationale ingangsexamens voor studenten geneeskunde en tandheelkunde georganiseerd”, licht algemeen directeur Geert Maes van Brussels Expo toe. “Die examensessies nemen 6 hallen in beslag, – iets wat ronduit onmogelijk zou zijn in het drukke beursseizoen. Hetzelfde is waar voor het nationale congres van de Getuigen van Jehova: een kleine tienduizend deelnemers gedurende drie dagen comfortabel huisvesten zou ons nooit lukken buiten de zomerperiode. En dan zijn er nog een aantal ‘toevalstreffers’ die we te danken hebben aan een combinatie van factoren als ligging en logistieke faciliteiten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Echte valorisatie

Veel van de bij- en zijverdienste die beurscentra vinden voor tijdens de zomermaanden, zijn incidenteel van aard of secundair. Naar een échte valorisatie van de middelen en mogelijkheden is het ver zoeken. Het dichtst in de buurt komt RAI Amsterdam, dat deze zomer voor de dertiende keer Strandzuid huisvest.

Door de combinatie van beurs- en congresvenue slaagt RAI Amsterdam erin om tot de eerste helft van juli volk over de vloer te krijgen. Vanaf mei evenwel – een moment dat overal elders de agenda als een pudding ineen zakt – installeert RAI Amsterdam samen met partners in de koepel Unlimited Label een stadsstrand  dat de link legt tussen de venue en een park in het centrum van de stad. Door die verbindingsfunctie is Strandzuid zowel bij de lokale Amsterdamse bevolking als bij de gasten van RAI Amsterdam een favoriete hangt-out, niet alleen op zonnige dagen maar zelfs ook wanneer het weer wat minder is. Strandzuid beschikt over een half dozijn horeca-outlets, van ene restaurant met 300 zitplaatsen tot een Beach Bar en terreinen voor typische strandspelen.

Strandzuid begon in 2005 als een eerste experiment om venue en stad dichter bij elkaar te brengen en RAI uitdrukkelijker deel te laten uitmaken van het stadsweefsel. Die opdracht lijkt met brio geslaagd. De tijdelijke paviljoenen werden ondertussen vervangen door permanente constructies, naast de zomerexploitatie is er ook een winterversie onder de naam Zuidpool en de plek is uitgegroeid tot een autonome evenementenlocatie.