EA Exhibitions: High-end exhibition service & design

‘Bij EA Exhibitions noemen we een beurs geslaagd wanneer er voor exposanten en bezoekers veelbelovende nieuwe zakelijke relaties ontstaan’. Dat is de visie van Diederik Haitink, directeur van EA Exhibitions in Amsterdam, voorheen Exhibitors Avenue. “Bij ons is alles erop gericht om dit doel te realiseren. Deze high-end quality aanpak, gesteund door onze nieuwe brand identity, werpt onmiskenbaar zijn vruchten af.”

EA Exhibitions organiseert wereldwijd beurzen in opdracht van derden en zorgt ervoor dat exposanten en organisatoren zich met een goed gevoel kunnen voorbereiden op een beurs, mede dankzij de in eigen beheer ontwikkelde Exhibitor Portal.
“De ontwikkelingen bij EA Exhibitions zijn in een razend tempo gegaan”, vertelt directeur Diederik Haitink. “Het is wel een mooi verhaal, het ontstaan van EA. De twee eigenaren, Bas en Marc, hebben met hun andere bedrijf Valverde (event logistics) laten zien wat dienstverlening betekent. Valverde staat internationaal bekend om haar professionele manier van werken, met hoge betrouwbaarheid; eerst geven, dan ontvangen. Deze servicegerichte manier van omgaan met klanten zit echt in het bedrijfs-DNA en dat viel op. Er was een duidelijke roep vanuit de markt om ook andere onderdelen binnen deze supply chain te gaan bedienen.”

Van A tot Z

Dit resulteerde vijf jaar geleden in de oprichting van Exhibitors Avenue. Gespecialiseerd in het creëren, organiseren en het begeleiden van de bouw van beurzen. Vaak in opdracht van professional congress organisers.
“Zodat de opdrachtgever zich op de inhoud van het event kan concentreren”, verduidelijkt Haitink, die in 2016 als directeur werd aangetrokken. Daarvoor was hij vijftien jaar werkzaam op Schiphol, waar hij verschillende rollen bekleedde in de luchtvaartcatering.
“Toen ik bij EA kwam, stond er een goed product. Er was een team en er waren mooie klanten. Maar een goed geoliede machine was het nog niet. Het eerste wat ik heb gedaan, is structuur aanbrengen in de bedrijfsprocessen. Vervolgens heb ik de juiste mensen op de juiste plek gezet. Tenslotte heb ik de kwaliteit van onze dienstverlening sterk verbeterd. Die exceptionele service van zusterorganisatie Valverde moest ook in ons DNA worden geïnjecteerd.”

Ervaringen worden onthouden

Haitink: “Tegenwoordig is de user experience binnen de evenementenbranche zeer belangrijk. In feite worden beurs- en congresorganisatoren meer en meer gechallenged om unieke ervaringen aan te bieden. Het is echter een vergissing dat die experience pas op de beursvloer begint. Je moet ervoor zorgen dat de experience van het eerste tot het laatste contactmoment supergoed is. Dán bouw je vertrouwen op, dán bouw je een band op die langer meegaat dan één event.”
“Je moet niet onderschatten hoe belangrijk exposanten zijn. Vaak zijn ze de financiële steunpilaar van het congres of event. Dus als zij het gevoel hebben dat ze op een hele fijne en soepele manier in het beursproces worden meegenomen, dan voelen ze zich gehoord en zijn ze tevreden. En een tevreden klant komt terug.”

One-stop shop

“Een belangrijke eerste ervaring vindt plaats op ons digitale platform, de Exhibitor Portal. Hier krijgen exposanten in één oogopslag toegang tot alle relevante informatie die nodig is voor een succesvolle beursdeelname. Zoals de exposanten manual, stand ontwerp support, floorplan, betalingssysteem en een webshop waar alle denkbare producten en diensten eenvoudig kunnen worden ingekocht.”
“De exposant ervaart het gemak van het ‘one-stop shop’ beursconcept, ondersteund door een professioneel team dat de exposanten maandenlang begeleidt. Er hoeft niet meer voor iedere dienst bij een andere partij te worden aangeklopt.”

Internationaal netwerk

“Een strategische keuze is dat we niet met preferred suppliers werken. Wij kijken eerst naar alle aspecten van de beurs en bepalen vervolgens welke specialisten daar het beste bij passen. Van audiovisuele producten tot tapijt en van standbouwer tot meubelleverancier: alles moet aansluiten bij de inhoud, budget en uitstraling van het event. Dat is in feite onze grote asset; waar dan ook ter wereld zelf kunnen bepalen met welke partners we willen samenwerken. En aan ons natuurlijk de taak om de jaarlijks terugkerende beurzen iedere keer weer beter en verrassender te maken.”

Vertrouwen

Na de belangrijke aanpassingen op het gebied van processen, team en kwaliteit werd EA Exhibitions al snel een zeer serieuze speler in de markt.
Haitink: “In korte tijd hebben we zoveel ervaring opgedaan, zoveel mooie dingen ontwikkeld en ook nog eens in zoveel verschillende landen. Bovendien staat onze digitale backbone als een huis. Het was tijd om op een passende wijze naar buiten te treden.”
“Daarom zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe brand identity. Wat willen we uitstralen? Op wie richten we ons? Wat is onze boodschap aan de markt? En hoe vertaal je dat naar een nieuwe naam, nieuw logo, nieuwe website? Het was een creatief traject, dat we met veel plezier en enthousiasme samen hebben afgelegd. Ik ben zo blij dat het een product is geworden van ons hele team.”
“In oktober 2018 lanceerden we ‘EA Exhibitions – We inspire to new business relationships’ en we merken dat het zijn vruchten afwerpt. Onze naam dringt steeds verder door in de markt. We worden gevraagd door (inter)nationale organisers, venues en associations. En bestaande opdrachtgevers willen ons graag terugzien. Het voelt heel goed dat opdrachtgevers ons meer en meer vertrouwen en dat ze hun beurs met een gerust hart aan ons overlaten.”