‘Door digitale transformatie willen we Vlaamse venues toekomstbestendig maken’

De kwaliteit van de digitale infrastructuur van congreslocaties moet omhoog om te kunnen blijven concurreren. In dat kader is Visit Flanders in België het project 'Digitale Transformatie van de Vlaamse Venues' gestart. Projectleider Sam Versele vertelt over het waarom en de voortgang van het project.

Waarom is Toerisme Vlaanderen het project Digitale Transformatie van de Vlaamse Venues begonnen?
“De coronapandemie had een ingrijpende impact op de congres- en eventsector. Van fysieke bijeenkomsten werd de verschuiving naar hybride formats haast onvermijdelijk. Tegelijkertijd zagen we dat de concurrentie in het Vlaamse venue-landschap zich verder intensiveerde, zeker op internationaal niveau.”

“Er ontstond een dringende behoefte om Vlaamse venues van hoge kwaliteit en een unieke beleving te kunnen bieden aan een internationale doelgroep. Digitale transformatie bleek hierbij een cruciale rol te kunnen spelen. Niet alleen in termen van efficiëntie, maar ook om venues te positioneren als competitieve en toekomstbestendige partners op de internationale markt.”

“Met dit project willen we dus zowel op korte als op lange termijn een structurele impact creëren die de heropleving en groei van Vlaamse venues duurzaam ondersteunt.”

Het doel is de Vlaamse meeting- en congressector internationaal beter op de kaart te zetten. Hoe hebben jullie de venues bij elkaar gekregen voor dit project?

“Toerisme Vlaanderen onderhoudt al nauwe relaties met strategische congreslocaties die vaak deel uitmaken van ons netwerk, de Flanders Heritage Venues. Via de hub Congressen & Evenementen bieden we bovendien al geruime tijd expertise en ondersteuning aan de sector. Jaarlijks organiseren we ook de Meet in Flanders Academy, waar we uitgebreid contact hebben met diverse venues. Dankzij dit gevestigde netwerk hadden we al een goed overzicht van het venue-landschap in Vlaanderen.”

En hoe heeft Visit Flanders het concreet aangepakt?

“Voor dit project gingen we via een co-creatief traject aan de slag, waarbij we een oproep deden om samen met geïnteresseerde venues het transformatieproces van A tot Z te ontwerpen. Onze diverse communicatiekanalen hielpen om deze boodschap breed te verspreiden, waardoor we snel voldoende interesse kregen vanuit de sector voor de aangeboden oplossingen.”

 

Sam Versele: 'The digital experience is becoming more crucial in all sectors'

 
 

Digitale transformatie is een breed begrip. Wat zijn de belangrijkste digitale stappen die venues moeten nemen?

“Na de zware periode tijdens de coronapandemie, waarin fysieke bijeenkomsten vaak onmogelijk waren, onderging het traditionele format van congressen en evenementen een transformatie. Hybride en online formats werden de norm en hadden toen het speelveld hertekend.”

“Tegelijkertijd wordt de digitale beleving in alle sectoren steeds belangrijker en ook bij corporate events nemen de verwachtingen rond digitale dienstverlening sterk toe. Klanten verwachten een snelle, gepersonaliseerde service.”

“Het doel van Toerisme Vlaanderen binnen dit project is om Vlaamse venues te helpen zich internationaal competitief te positioneren via digitale transformatie, door enerzijds de klantervaring te verbeteren en anderzijds de operationele efficiëntie te verhogen.”

“Het proces omvatte vier fasen:

1. Onderzoek en input – We begonnen met onderzoek naar de grootste uitdagingen in samenwerking met strategische partners.
2. Synthetiseren van informatie en definiëren van uitdagingen – Vervolgens definieerden we de probleemstellingen en potentiële kansen.
3. Genereren van ideeën en oplossingen – In deze fase ontwikkelden we oplossingen die de grootste impact konden genereren.
4. Uitvoering – Tot slot zetten we deze oplossingen om in concrete acties.”

Het project is inmiddels enige tijd onderweg. Hoe staat het er nu voor?

“Tijdens het traject kwam een aantal belangrijke uitdagingen en bijhorende oplossingen naar voren.”

“Allereerst de strategische voorbereiding op de digitale toekomst. We hebben een specifiek coaching-traject opgezet voor strategische congrescentra. Via design thinking-technieken leerden ze strategischer en innovatiever te werk gaan, onder begeleiding van een externe partner. Dit traject werd net afgerond en omvatte vijf workshops en een inspiratiebezoek aan Londen.”

“Als tweede is er het versterken van de digitale customer journey. We hebben een expertise-pool opgezet waar Vlaamse venues beroep op konden doen voor audits en verbeteringen aan hun digitale customer journey. Zo’n twintig venues maakten gebruik van diensten zoals website- en SEO-analyse, CRM-implementatie, contentcreatie en marketingtechnologie-ondersteuning. Deze expertise-pool liep een jaar en werd succesvol afgerond.”

“Ten derde het hybride en virtuele evenementmanagement. Om venues te ondersteunen in hybride evenementen, organiseerden we een tweedaagse training met een internationale leider in deze discipline, waaraan ongeveer vijftig deelnemers deelnamen.”

“Als vierde hebben we ingezoomd op het verbeteren van de basisinfrastructuur. We hebben samen met venues geïnvesteerd in betere internetinfrastructuur en tools zoals 3D-scans, CRM-oplossingen en event managementsoftware, om klanten efficiënter en flexibeler te kunnen bedienen.”

Tot slot hebben we ons gericht op onderscheidende technologie voor een unieke beleving. We ondersteunden venues met geavanceerde technologieën zoals smart camera’s, AR/VR-oplossingen en interactieve wayfinding-oplossingen. Dit gebeurde deels via een subsidieoproep in 2023. Deze investeringen worden in 2024 verder uitgerold.”

Wat zijn de belangrijkste inzichten tot nu toe?

“Alle onderdelen van het project zijn gelanceerd en bijna afgerond. Het project loopt tot eind 2024.”

“Begin 2025 starten we met de impactanalyse, waarin we specifiek gaan meten welke veranderingen door de diverse opleidingen en ondersteuning tot stand zijn gekomen. Voor de digitale customer journey kunnen we bijvoorbeeld KPI’s voor en na de ondersteuning vergelijken. Bij andere aspecten zullen we opnieuw in gesprek gaan met de venues om de invloed op de efficiëntie, klantbeleving en internationale positionering te evalueren.”