‘Deel kennis en data en zoek de samenwerking’

De markt heeft grote behoefte aan data. Juist locaties mogen wel wat minder terughoudend zijn met het leveren van de informatie, het delen van kennis en meer samenwerken, zegt Dineke Philipse, verenigingsmanager van CLC-Vecta en coördinator Yoin excellent meeting places. 

CLC-Vecta kan als branchevereniging op veel fronten iets betekenen voor meetinglocaties. De vereniging zorgt voor kennis, inspiratie, ondersteuning, netwerk en belangenbehartiging voor zowel locaties, organisatoren als toeleveranciers. Daarnaast helpt de vereniging ook met wet- en regelgeving en juridisch advies, bijvoorbeeld het verduurzamen van je organisatie. Daarnaast zijn er de kwaliteitslabel YOIN excellent meeting places en Erkend Congresbureau.

Belang van benchmarks

Natuurlijk kan er altijd meer, juist ook vanuit de aangesloten partijen. Verenigingsmanager Dineke Philipse denkt dat meetingslocaties meer zouden kunnen samenwerken om het gezamenlijk belang te dienen. "Het gaat over het benchmarken van gegevens en ik denk dat het voor elke ondernemer geldt, maar zeker ook voor locaties. We hebben toch vaak de neiging om op ons eigen eilandje te ondernemen, terwijl er ongelooflijk veel kennis in de branche aanwezig is. En ook wel learnings en best practices. Maar ook heel concreet: hoe doet een ander iets?"

Het benchmarken gaat over bedrijfsvoeren, maar ook financiële gegevens. "We hebben in het verleden gekeken naar het invoeren van benchmarks. Dat ging met name over de waarde van bijvoorbeeld vastgoed van congres- en vergaderlocaties. Waar we dat voor de hotelmarkt heel goed weten, is dat voor zalen toch een stuk lastiger."

Het zou ook voor locaties enorm helpen bij het ontwikkelen van een toekomstvisie, onderstreept ze. "Bijvoorbeeld waarin ga je investeren en hoe ga je het verder ontwikkelen, professionaliseren en optimaliseren? Maar het draait om kennis delen en samenwerken, daar ligt natuurlijk ook een rol voor ons als branchevereniging."

Haagse lobby

Met die kennisdeling en inzichten zou CLC-Vecta in Den Haag ook beter kunnen lobbyen rondom de relevantie van de sector. "Wat is de economische impact in een omgeving op het gebied van werkgelegenheid en afgeleide omzet, et cetera. Dat zijn gegevens die voor ons heel belangrijk zijn als het gaat over het duiden van de relevantie. En dus ook de impact van eventuele besluitvorming in Den Haag. Data zijn voor ons dus essentieel."

"Aan de andere kant gaat het ook heel vaak over de gesprekken die je voert. Waar lopen ondernemers tegenaan? Zoals de regeldruk of verduurzaming. Ik geloof dat de sector daar absoluut een bijdrage aan kan leveren, maar dat moeten we wel zichtbaar maken naar Den Haag toe."

CLC-Vecta heeft daarom veel gesprekken met ondernemers over zaken als arbeidsrecht, de flexibele schil. Zaken die inherent zijn aan de sector. 

De branchevereniging heeft recent zelf een duurzaamheidsmonitor uitgezet met vragen als wat ze op het gebied van verduurzaming doen, welke keurmerken ze hebben en hoe ze bepaalde zaken aanpakken. "Deels in de lobby, maar deels ook ter inspiratie naar andere locaties. Waar zijn anderen mee bezig en wat kan jij ook doen? Daar hebben locaties absoluut nog wel wat stappen te maken."

Certificeren van locaties

Er bestaat wereldwijd een World Map of Exhibition Venues. Welke trends zijn Philipse daarin opgevallen? "Die lijst gaat puur over de beurslocaties met minimaal 5.000 vierkante meter ruimte. De gegevens over de Nederlandse markt leveren wij als branchevereniging. We zien dat de afgelopen jaren exhibition venues gesloten zijn, maar anderzijds zijn bepaalde locaties juist aan het uitbreiden. Een mooi voorbeeld is Midden-Nederland, waar nog wel wat groeipotentie zit."

Kwalitatief gezien certificeert CLC-Vecta met het keurmerk YOIN excellent meeting places congres- en vergaderlocaties. Hoe ontwikkelt dat zich? "We hebben een behoorlijk aantal criteria waarbij we de hele customer journey plus de organisatie zelf onder de loep nemen. Denk aan klantbeleving, faciliteiten, marketing, het salesproces, echt het hele pakket van gastvrijheid tot service- en kwaliteitsniveau."

Vergaderhamers verleden tijd

In het verleden waren er de Vergaderhamers. Die ontstond door de  wildgroei aan congres- en vergaderlocaties, waarop branchepartijen het initiatief namen om te gaan certificeren. "Vergelijkbaar met de sterren-classificatie bij hotels werden locaties beoordeeld op basis van faciliteiten en kwaliteit."

Maar Vergaderhamers verdween ook weer. "Er ontstond discussie over wat het nou opleverde en hoe internationaal bekend het nog was. CLC-Vecta had geen keurmerk, maar wel een kwaliteitslabel. We hebben gekeken of we dat verder konden ontwikkelen en hebben Vergaderhamers overgenomen. Maar het was wat gedateerd en sloot niet meer helemaal aan bij de huidige tijdsgeest en wat een boeker nou eigenlijk belangrijk vindt als hij naar locatie kijkt."

Rebranding

CLC-Vecta koos voor een rebranding naar het internationaler klinkende YOIN excellent meeting places. Daarnaast heeft de branchevereniging goed gekeken naar het proces rondom de certificeringen en welke onderdelen daarin meegepakt moeten worden.

"We hebben het echt naar deze tijd gehaald. Dus ook geen papieren vragenlijsten meer maar een digitaal dashboard waarin partijen precies de score kunnen zien en zichzelf kunnen benchmarken met andere YOIN excellent meeting places op landelijk en regionaal niveau én hun eigen ontwikkeling in de loop der jaren. Daarnaast geven we ook learnings mee aan de locatie. Waar zouden ze een stap kunnen maken om nog beter te worden? Een certificeringsproces is eens in de twee jaar, dus dat is best intensief."

Inclusiviteit, duurzaamheid en toegankelijkheid

Welke ontwikkeling ziet Philipse? "We hebben de eerste herinspecties vorig jaar uitgevoerd. Nu de coronatijd achter de rug is, ligt de nadruk meer op inclusiviteit, duurzaamheid en toegankelijkheid. Bepaalde locaties gaan daar echt in mee en sommige locaties halen juist net even een iets lagere score. Maar die kunnen er juist door het inzicht vanuit het dashboard mee aan de slag. Het is echt een spiegel voorhouden voor alle blinde vlekken in de organisatie. Dat is heel leuk om te zien."

Voor de boeker heeft een certificering als voordeel dat hij in ieder geval zeker weet dat de locatie zowel aan de voor- als achterkant goed op orde is, maar dat het ook een organisatie is die voortdurend bezig is met doorontwikkelen en kwaliteitsbeleving.

Nieuw is dit jaar de mystery call, waarbij een mystery beller locaties aan de hand van een van de opgestelde scenario's benadert met een informatie- en offertevraag en toetst hoe de locatie dit proces heeft georganiseerd. 

Grote behoefte aan data 

CLC-Vecta ziet met al deze ontwikkelingen een groot belang voor de Nederlandse Congres- en Vergadermonitor. "We zien bij locaties dat de behoefte aan data groot is, maar dat ze toch altijd terughoudend zijn met het leveren van de informatie. Door dit onderzoek groot op te zetten met de middelen en tijd die er nu voor worden vrijgemaakt, hoop ik dat er hogere respons komt. Dan krijgen we een heel waardevol instrument voor de markt in handen."