De voorbereiding

Start tijdig met de voorbereiding. Bij een beurs van enige omvang, moet u al snel rekenen op zo’n zes tot tien maanden voorbereidingstijd. Stel een groep samen binnen uw bedrijf die zich met de beurs bezig houdt.

Start tijdig met de voorbereiding. Bij een beurs van enige omvang, moet u al snel rekenen op zo’n zes tot tien maanden voorbereidingstijd. Stel een groep samen binnen uw bedrijf die zich met de beurs bezig houdt.

Zelf doen of uitbesteden
Houdt u de voorbereiding in eigen hand of huurt u expertise in? Weeg naast tijdsinvestering is ook de gewenste professionaliteit van uw beurspresentatie een mee. Reclamebureaus, standbouwers en beursorganisatoren kunnen u vaak een hoop werk uit handen nemen én uw effect verhogen. Standbouwers weten met welk design u een goede stopping power bereikt.

Uw producten
Welke producten wilt u exposeren? Wees selectief in wat u laat zien. Is uw voornaamste doelstelling een nieuw product aan de man te brengen, dan hoeft u niet uw complete assortiment naar de beurs te slepen. Een catalogus volstaat in zon geval om (nieuwe) klanten te informeren.

Uw beursstand
Zodra u zich inschrijft voor een beurs ontvangt u een beursprospectus. Daarin vindt u een plattegrond met de beschikbare plaatsen. Maak uw keuze weloverwogen. Let op:

• Omgeving van de stand (bezoekersstromen, lichtinval, zichtbaarheid)

• Benodigde oppervlakte

• Standtype (wilt u bijvoorbeeld een kopstand met aan drie kanten open ruimte of heeft u liever een rijstand met één kant aan het gangpad?)

De bemanning
Het succes van uw beursdeelname staat of valt met de bemensing van uw stand. Zij moeten beursbezoekers de stand inlokken en belangstelling wekken voor uw product of organisatie. Medewerkers moeten goed gebekt zijn en over verkooptalent beschikken. Voorwaarde is dat ze alle ins en outs van het product kennen.
Presenteert u zich voor het eerst op een beurs? Dan is een beurstraining aan te raden. Diverse opleidingsinstituten bieden beurstrainingen aan.

Uitnodigingen en promotie
Naast veel nieuwe klanten wilt u ook bestaande relaties uitnodigen in uw stand. Stuur klanten die u zeker wilt ontmoeten, een persoonlijke uitnodigingsbrief met gratis entree- en parkeerplaatsen. Maak uw beursdeelname bekend in mailings, advertenties en informatiemateriaal en persberichten. Zorg ervoor dat uw doelgroep weet dat u op de beurs te vinden bent. Geef ze een extra reden om uw stand aan te doen (voor iedere bezoeker een aardige attentie).

Follow-up
Denk vooraf na hoe u uw beurscontacten gaat registreren en afwikkelen. Een beurscontact zonder follow-up is verspild geld en verloren moeite. Laat een rapportageformulier maken waarop u behalve persoonsgegevens ook de gemaakte afspraken en gewenste vervolgacties kunt vermelden. Zorg dat op kantoor een back office aanwezig is om al tijdens de beursdagen vervolgafspraken te plannen en bedankbrieven te sturen.

(bron: zibb.nl)