De Nederlandse Congres&Vergader Monitor

De behoefte aan kengetallen voor zaalverhuur is er al lang. Twee decennia terug was er het ‘Kennis van Zalen’-onderzoek, uitgevoerd door het NRIT. Van die cijfers is nog veelvuldig gebruik gemaakt tot ze echt te gedateerd werden. De vraag naar een benchmark bleef; het realiseren van het benodigde onderzoek bleek weerbarstig.

Na een tussentijdse poging vond branchevereniging CLC-Vecta in 2019 het momentum om een pilotonderzoek te starten onder aanbieders van congres- en vergaderlocaties. De respondenten waren in 2019 goed voor ruim 1.300 grote en kleine bijeenkomsten, met gemiddeld 271 bezoekers en een gemiddelde omzet per bijeenkomst van 5.715 euro. De gemiddelde bezettingsgraad van een locatie lag op 59 procent. Het moge duidelijk zijn dat het hier de grote locaties betrof.

Mooie aanleiding

Het was een bemoedigende start van een project dat door de realiteit van het daaropvolgende jaar weer abrupt tot stilstand kwam. Nadat een eerste herstel van de gevolgen van de coronapandemie zich aandiende, deed Erik-Jan Ginjaar, managing director van Postillion Hotels, een voorzet om vervolg te geven aan het pilotonderzoek. Via een videopost op social media riep hij de sector en met name de locatiehouders op om samen de benchmark tot een succes te maken.

Voor Publique was dit een mooie aanleiding om het traject van De Nederlandse Congres- en Vergadermonitor op te pakken als onderdeel van het Live Industry Dashboard, als online verzamelplaats voor al het onderzoek in de livecommunicatiesector. CLC-Vecta haakte direct aan. De brancheorganisatie voor de livecommunicatiesector onder de dagelijkse leiding van verenigingsmanager Dineke Philipse, ondersteunt het streven naar meer data, als belangrijke tool voor de ontwikkeling van de sector en ter onderbouwing van het belang van deze industrie richting beleidsbepalers.

Wil je een uitnodigingslink voor dit onderzoek? Stuur een mail naar publique@zynchrone.com

Jaarlijks onderzoek

ABN Amro is eveneens een logische partner. Het bankbedrijf is al betrokken bij het jaarlijkse onderzoek van Horwath HTL naar de bezettingsgraden en kamerprijzen van hotelkamers. Het Hosta-rapport, dat elk jaar op de tweede dinsdag van september wordt gepresenteerd, is uitgegroeid tot een betrouwbare en breed geaccepteerde benchmark in de hotelwereld. Elke editie wordt er ook een thema meegenomen in het onderzoek, dat leidt tot publicaties ten faveure van de sector. Afgelopen jaar werd de zakelijke markt extra onder de loep genomen en dat leidde tot een protest tegen de steeds hogere toeristenbelasting ten opzichte van concurrerende steden in Europa.

Ook Robert Spakman en Marco Kole hoefden we niet te overtuigen van het belang van een benchmark voor congres- en vergaderzalen. In de afgelopen tien jaar hebben zij met MeetingReview een platform ontwikkeld waar opdrachtgevers met hun beoordelingen de kwaliteit van de locaties omhoogstuwen. Datzelfde effect kun je verwachten van een benchmark waar je als locatiehouder de bevestiging kan vinden hoe de eigen resultaten zich verhouden tot de markt.

Raad van Advies

Verder kregen we de steun van Stephan Stokkermans. De Managing Director van Grand Hotel Huis ter Duin kreeg onlangs de Outstanding Contribution Award vanwege zijn pionierschap in de hospitality en bijdragen aan de ontwikkeling van de sector. Data kunnen leiden tot betere besluitvorming; zowel intern, als in de regio en richting stakeholders, is zijn visie. Met zijn kennis en ervaring is Stokkermans een belangrijke vertegenwoordiger van de onafhankelijke venues in de raad van advies.

Riemer Rijpkema reageerde eveneens positief op ons verzoek om ons bij te staan met raad en daad. Als voormalig directeur van CLC-Vecta was hij direct betrokken bij de eerdere initiatieven voor een zalenmonitor. Tegenwoordig treedt hij veelvuldig op als belangenbehartiger voor zowel de livecommunicatie- als de gastvrijheidssector. Zo is hij onder meer voorzitter van het Eventplatform en voorzitter van Gastvrij Nederland. Rijpkema weet dan ook als geen ander hoe belangrijk marktcijfers en kengetallen zijn om het sectorbelang te kunnen dienen.

Anonimiteit gegarandeerd

In het verleden was twijfel rondom anonimiteit een belangrijke spelbreker voor benchmark-onderzoeken. Met de huidige technologie en privacyregelgeving is die anonimiteit te garanderen. Daarvoor hebben we onderzoeksbureau Blauw ingeschakeld, een hoog aangeschreven bureau dat ervoor zorgdraagt dat de gepresenteerde gegevens niet te herleiden zijn tot een individuele locatie. Het onderzoek wordt uitgevoerd en geanalyseerd met de beveiligde systemen van dit onderzoeksbureau.

Anderzijds willen deelnemers zich graag zoveel mogelijk vergelijken met direct concurrerende locaties. Iedere deelnemende locatie kan toegang krijgen tot een dashboard waarbij door filtering de zoekopdracht is te vernauwen tot bijvoorbeeld locaties in dezelfde provincies of van hetzelfde type. De verfijning van die filtering hangt af van het aantal deelnemende locaties in elke groep. Dit om te garanderen dat de gegevens niet herleidbaar zijn tot specifieke locaties.

Waardevolle inzichten

De afgelopen maanden is er achter de schermen veel uitgezocht, gediscussieerd en getest om de vraagstelling voor de Nederlandse Congres&Vergader Monitor scherp te krijgen en ervoor te zorgen dat het de deelnemers zelf waardevolle inzichten kan bieden voor de bedrijfsvoering. Het onderzoek is nu in volle gang en het is nu aan de locatiehouders om er een collectief succes van te maken.