De Menselijke Factor

Het organiseren van meetings, congressen, beurzen, sessies of wat voor bijeenkomst dan ook, het is altijd een samenspel tussen de beschikbare middelen en de menselijke factor. Niet alleen voor de planner zelf , maar zeer zeker ook voor de gespecialiseerde toeleveranciers. De middelen zoals bijvoorbeeld je budget, een locatie, de AV, catering, meeting materialen et cetera, zijn vaak duidelijk afgebakend of goed te vinden, bijvoorbeeld via (online) media zoals Conference Matters. De menselijke factor daarentegen om de juiste middelen op de optimale manier te combineren is a whole different kind of cookie!

Weerbarstige praktijk

Het begint allemaal met de basis/theoretische kennis die de laatste jaren gelukkig steeds meer en breder wordt aangeboden in gespecialiseerde opleidingen of als subonderdeel daarvan. Maar dan begint het pas echt met het toepassen en verdiepen van die kennis in de weerbarstige praktijk! Ervaring opdoen (lees: leren van je fouten), leren improviseren, samenwerken, zelfvertrouwen krijgen, last-minute bikkelen, et cetera, zijn allemaal nodig om dat fingerspitzegefühl te krijgen van een echte meeting professional. Want veel mensen die ik spreek werkend in de meeting branche beamen ook dat je soms ook wel een beetje gek moet zijn.

Flexcontracten

Helaas zie ik in de laatste jaren een trend waarbij er niet genoeg of juist verkeerd op die laatste belangrijke fase wordt ingezet. Waar in de crisis eerst mensen werden ontslagen, zijn het daarna de vele korte of flexcontracten die een enorme personeelscarrousel hebben doen ontstaan. Ook specifieke taken werden soms opgeknipt en versnipperd uitbesteed. Belangrijke kennis en ervaring werden uit kostenoverweging vervangen door stagiairs, die in het diepe werden gegooid. Legio kleine en grote bijeenkomsten heb ik op een drama zien uitgelopen voor opdrachtgevers, sponsors en/of deelnemers.

Organiseren van meetings

Het organiseren van meetings is écht een vak apart en de menselijke factor daarin is volgens mij de belangrijkste, maar ook de moeilijkste factor. Het is aan alle organisaties, zowel planners als suppliers, om te (durven) investeren in hun meeting professionals. Biedt stagiairs een leerzame periode gekoppeld met een ervaren professional, laat mensen zichzelf door ontwikkelen via brancheverenigingen, certificeringsprogramma’s of netwerkbijeenkomsten en geef vooral vertrouwen, waardering en een passende beloning. De toekomst van deze mooie branche is niet tot en met de eerste volgende meeting, maar juist nog de vele daarna!