De kracht van live, het gemak van online

Lang kenden we twee vormen van vergaderen; fysiek en online. Online vergaderen bleef bij de meeste organisaties een alternatief dat alleen ingezet werd als het echt niet anders kon. Totdat ‘echt niet anders kunnen’ de nieuwe werkelijkheid werd. Op het moment dat heel Nederland verplicht thuiswerkte, ging Nederland online vergaderen. En we ontdekten daarmee ook de voordelen die het heeft. Zo biedt het de deelnemer de mogelijkheid om vanuit iedere locatie deel te nemen, is er veel interactie mogelijk en kan de meeting zelfs later teruggekeken worden.

De mogelijkheden

Een hybride event is een combinatie van een fysieke en een online bijeenkomst. De meest simpele vorm is een fysieke bijeenkomst die opgenomen wordt en live te volgen is vanuit huis of kantoor. Maar het kan ook interactiever. Stel bijvoorbeeld vragen tijdens de sessie, deel direct informatie of foto’s, breng je stem uit tijdens een poll of chat tijdens de break. Daarnaast is een hybride event niet alleen een oplossing om de thuisblijvers mee te laten kijken. Het is ook mogelijk om deelnemers in verschillende ruimtes of zelfs verschillende locaties deel te laten nemen. Zo volgt iedereen hetzelfde programma – met voldoende afstand – en is er meer betrokkenheid doordat je wel fysiek aanwezig bent.

Verschillende ruimtes in het hotel
Je kunt ervoor kiezen om in hetzelfde hotel de groep te splitsen over meerdere vergaderruimtes. Middels een stream worden de ruimtes met elkaar verbonden, zodat iedereen mee kan kijken met dezelfde sessie.

In verschillende hotels
Een andere mogelijkheid is om de deelnemers te verdelen over verschillende hotels. Kies je voor een aantal locaties verspreid door het land, dan besparen de deelnemers een hoop reistijd. Kies je voor diverse locaties bij elkaar in de buurt, dan kun je als organisatie sneller schakelen en bij meerdere locaties aanwezig zijn.

Vanuit de hotelkamer
Maak je tijdens de bijeenkomst gebruik van een overnachting? Laat dan een deel van de deelnemers aan de sessie meedoen vanuit hun hotelkamer. De deelnemers hebben alle rust om te focussen en tijdens de pauzemomenten hoeven ze niets te missen. Ze kunnen namelijk alsnog aansluiten bij collega’s om ervaringen uit te wisselen.

Thuis of op kantoor
Natuurlijk kunnen deelnemers ook vanuit huis / kantoor meedoen. Maar eerlijk is eerlijk, wanneer je thuis de bijeenkomst bijwoont, is dat toch anders dan wanneer je fysiek in het hotel aanwezig bent. Is thuis of op kantoor niet anders mogelijk, verras de deelnemers dan wel met een compleet cateringpakket aan huis. Zo genieten ook zij van iets lekkers bij de koffie, een goed verzorgde lunch of iets hartigs tijdens de borrel.

Hybride events bij Bilderberg

Wil jij een hybride event organiseren en ben je benieuwd naar de mogelijkheden hiervoor bij Bilderberg? Wij denken graag met je mee om ook in deze nieuwe tijden onvergetelijke bijeenkomsten met impact te organiseren. En als je naar deze link gaat  www.bilderberg.nl/meetings-en-events/handboek-hybride-events kan je alvast ons hybride handboek ontvangen.