‘De hele doorontwikkeling doe je steeds samen met je partners’

Met Recharge Earth ontwikkelde Rotterdam Ahoy een nieuwe, eigen congrestitel. Founding partners en geleidelijke groei zijn belangrijke voorwaarden voor de ontwikkeling van het concept, vertelt exhibition manager Pieter Bas Dujardin aan ExpoTalent.

In september beleefde het tweedaagse congres Recharge Earth haar vierde editie in het Rotterdam Ahoy Convention Centre (RACC). Een in eigen huis ontwikkelde titel die zich richt op het versnellen van de energietransitie. “Er waren al diverse kennisevents en beurzen die zich richten op deelthema’s zoals warmte, waterstof en windenergie, maar nog geen die zich richtte op de energietransitie in de volle breedte”, vertelt Pieter Bas Dujardin van Ahoy.

Rotterdam als havenstad met de daaraan gelieerde industrie, waaronder veel energie gerelateerde bedrijven, is logischerwijs sterk bepalend voor het eigen portfolio van het internationaal opererende beurzen- en congresbedrijf. Zo heeft Dujardin als beursmanager de vakbeurzen Maintenance NEXT en Safety&Health@Work in zijn portefeuille.

Stad en regio

“We zoeken altijd naar thema’s die aansluiten bij de thema’s van de stad en regio”, vertelt Dujardin. “De energietransitie valt daar zeker onder. Zo moet de Rotterdamse haven zich ontwikkelen tot de waterstof hub van Europa. Eigen vooronderzoek toonde aan dat er ruimte was voor een evenement rondom dit thema.”

De verdere verkenning om te komen tot een concept werd samen met de gemeente Rotterdam gedaan. Dujardin: “In die fase hadden we nog geen product of propositie op papier. We zijn op zoek gegaan naar de juiste stakeholders om samen het concept aan te scherpen.”

Die partners van het eerste uur vormen de Raad van Advies die een belangrijke invloed heeft op de uiteindelijke vormgeving van het evenement. “Bij elke eigen productie hebben we zo’n Raad van Advies. Die brengen de kennis van buiten naar binnen, zodat je zeker weet dat de content past bij de behoefte van de doelgroep.”

Raad van Advies

Recharge Earth heeft een adviesraad van twaalf instanties, waaronder naast de gemeente, bijvoorbeeld ook Port of Rotterdam, energiebedrijf Eneco, Netbeheer Nederland en TU Delft. “Het voordeel van onze regio is dat we drie belangrijke pijlers onder de energiesector dicht bij elkaar in de buurt hebben: Delft met de Technische Universiteit voor de wetenschap, Den Haag als centrum van de landelijke politiek en het bedrijfsleven – inclusief de haven en industrie – van Rotterdam.”

Het belangrijkste advies van de raadgevers was om er een onderscheidend evenement van te maken. De kwaliteit van het congresprogramma was volgens hen het allerbelangrijkst. En het moest ook een plek zijn waar alle stakeholders in de energietransitie elkaar konden ontmoeten.

Dujardin kon bij de organisatie van het eerste congres bogen op de contacten in de markt van de partners en het eigen netwerk door de beurstitels die Ahoy al heel lang organiseert. De anderhalve meter coronaregelgeving voorafgaand aan de eerste editie in september 2021 zorgde voor de nodige uitdagingen, maar anderzijds was het congres een van de eerste gelegenheden om elkaar in de energieketen weer persoonlijk te ontmoeten.

Eerste editie

“We hebben geen doelstellingen gekwantificeerd voor de eerste editie. We wilden gewoon een goede editie neerzetten en daarmee een basis leggen waarop we konden voortborduren. Uiteindelijk kwamen er zeshonderd deelnemers op af.”

Recharge Earth stond in ieder geval op de kaart en dat leidde tot een samenwerking met het Ruggedised Smart Cities and Communities event dat de resultaten van dit Europese samenwerkingsproject toonde en presenteerde tijdens de tweede editie. “Verder haakten er meer partners aan”, vertelt Dujardin. “Dat zie je natuurlijk vaker dat partijen afwachten hoe de eerste editie is geweest.”

Ruimte voor nieuwkomers

Voorafgaand aan de derde editie werd bepaald dat ook de nieuwkomers in de energiemarkt een podium geboden moest worden. Daarvoor werd de Innovation Expo ingericht waar start-ups en scale-ups hun projecten konden presenteren aan de congresdeelnemers.

Voor de nog jongere generatie beleefde de Young Energy Leader Award haar primeur. Getalenteerde studenten van Hogeschool Rotterdam, Erasmus Universiteit, TU Delft, Avans Hogeschool, Radboud Universiteit en de Haagse Hogeschool mochten daarvoor hun scripties pitchen tijdens het congres.

Dujardin: “Het award-traject helpt ook om een goede binding te houden met de kennisinstituten en de pitcher zorgen voor extra dynamiek op de vloer.”

Extra netwerkmogelijkheden

Dit jaar lag op verzoek van de Raad van Advies de focus op extra netwerkmogelijkheden. Zo was er beide dagen een VIP-ontbijt voor genodigden van de raadsleden. “Zo konden ze hun zakelijke relaties aanhalen en delen”, benoemt Dujardin de meerwaarde. “Daarnaast hebben we voor C-level functionarissen van grote bedrijven een programma ontwikkeld. Dat leverde weer een nieuwe, interessante doelgroep op.”

Ook het inhoudelijk programma werd aangepast op basis van de evaluatie van het voorgaande jaar. “In 2023 hadden we heel veel panels. Het idee was dat je dan een aantal mensen op het podium bij elkaar zet die een onderwerp vanuit een eigen verantwoordelijkheid en visie behandelen. Maar je komt dan toch tijd tekort om echt de diepte in te gaan. Met een sessie van een uur en een panel van vijf mensen gaat er al veel tijd verloren aan het voorstelrondje en je komt dan al gauw niet verder dan een aantal open deuren.”

“Dit jaar hadden weer elke dag drie plenaire sessies en daaromheen een aantal break-out sessies. Dat is goed uit de verf gekomen.”

Toevoeging van een beurs

De verdere uitbouw van het congres, dat dit jaar over de twee dagen bijna duizend deelnemers trok, is ook al bekend. In 2025 krijgt Recharge Earth ook een beursvloer. “We gaan uit van zo’n tachtig bedrijven, tweeduizend bezoekers en een beursvloer van netto duizend vierkante meter. Dat is in ons nieuwe RACC-congrescentrum goed te combineren met het congres.”

“Over de opzet van de beurs zijn we nog wel aan het nadenken. We willen het speelser neerzetten dan een gangbare beurs.”

“Naast dat het een logische toevoeging is aan het congres, denken we denken met de beurs ook een ander type bezoekers aan te trekken. Van dezelfde bedrijven en instanties, maar dan met een meer praktijkgerichte functies. Het congres is vooral voor de vergezichten en complexe vraagstukken. De beurs laat zien wat je nu al kan doen.”

Ambities voor de toekomst

En de ambities naar de toekomst toe? De transitie van een congres naar een grote beurs met congres of doorgroeien naar een internationaal congres?

“Natuurlijk denken we vooruit, maar je weet niet precies hoe de behoefte uit de markt zich ontwikkelt. Het kan ook zijn dat we uitgroeien tot een paraplu boven initiatieven van derden, bijvoorbeeld als een Recharge Earth Week met verschillende evenementen.”

“Je moet altijd goed beseffen wat je al hebt. Recharge Earth staat voor intimiteit en kwaliteit. Daarom gaan we bijvoorbeeld volgend jaar ook samenwerken met een extern congresbureau zodat wij ons kunnen focussen op de nieuwe Expo. Het belangrijkste is om stap voor stap de lat steeds hoger te leggen. Dat moet ook, want de deelnemers leggen de lat ook steeds hoger.”

“Je kunt wel een einddoel formuleren, maar dat moet je niet te veel uitwerken. Die hele doorontwikkeling doe je steeds samen met je partners. Het is eigenlijk hoe we als Ahoy onze eigen producties opzetten. We zijn niet zo van eenmalige dingetjes, zoals ‘laten we eens een evenement rondom bijvoorbeeld Bitcoins doen’. We gaan voor de langere termijn en blijven er voortdurend in investeren.”

 

---

Voor het eerst een beurs organiseren is een grote uitdaging. Oudgedienden Ton Otten, Ids Boersma en Gert-Jan van den Nieuwenhoff weten dat als geen ander. Om nieuwkomers en innovators te ondersteunen hebben zij stichting ExpoTalent opgericht die met gratis advies en ondersteuning helpt om ideeën, concepten en initiatieven op het gebied van expo-events van de grond te krijgen. Publique volgt hun voortgang.

---