De evolutie van eventregistratie in 4 fases

Van papieren overload naar gestroomlijnde online registratie en wat jij morgen al kunt verbeteren. 

Iedereen die ooit een event organiseert weet: het registratieformulier lijkt misschien een detail, maar het bepaalt hoe jouw deelnemers jouw evenement binnenkomen. En hoe jij het organiseert. En precies dat is de afgelopen jaren flink veranderd. Van papieren formulieren en knip-en-plakwerk naar slimme registratie flows met logica, segmentatie en automatische opvolging. We laten je zien hoe registratie is geëvolueerd, en hoe jij steeds meer kunt automatiseren, personaliseren en versimpelen. Welke stap zet jij als volgende?

Fase 1 – Alles op papier 

De analoge oertijd van eventregistratie
Denk terug aan de tijd van faxen, formulieren per post, of je naam op een lijst laten zetten via de telefoon. Registratie gebeurde letterlijk op papier, vaak met doordrukvellen, zodat je meteen een kopie had voor de organisatie of administratie.. Geen centrale lijst, geen bevestiging, geen inzicht. Als je geluk had, werd je naam ergens overgetypt. Maar vaak bleef het bij een stapel formulieren op een bureau.

Waarom het werkte:
✔ Het voelde vertrouwd, iedereen kende het systeem
✔ Het had iets ‘persoonlijks’, je sprak echt iemand of kreeg een brief

Waarom het faalde:
✘ Foutgevoelig en traag
✘ Geen controle of overzicht
✘ Alles ging handmatig, van aanmelding tot opvolging
✘ Niet schaalbaar, niet veilig, niet houdbaar

→ Van papieren chaos naar digitale flows
Wat ooit normaal was, in de rij staan, postzegels plakken of formulieren invullen aan de balie, voelt nu als een ver verleden. Vandaag willen deelnemers snelheid, duidelijkheid en bevestiging met één klik. Wat toen dagen duurde, kan nu in seconden geregeld zijn.

Fase 2 – Het Excel-tijdperk 

Digitaal… maar nog lang niet slim
Papieren formulieren maakten steeds vaker plaats voor digitale alternatieven, zoals Excel of zelfgemaakte spreadsheets. Je registratieformulier stond ineens online, geen papier meer, geen postzegels meer nodig. Maar echt persoonlijk of efficiënt was het nog niet. Veel organisatoren gingen zelf aan de slag met Excel, waar aanmeldingen handmatig werden ingevoerd of gekopieerd uit e-mails en formulieren. Met een beetje geluk kreeg je een bevestiging, meestal via Outlook.

📌 In deze periode werd ook aanmelder.nl opgericht, als antwoord op het groeiende ongemak van losse spreadsheets, papieren uitnodigingen en onduidelijke registraties.

Waarom het werkte:
✔ Snel op te zetten
✔ Toegankelijk en (meestal) gratis
✔ Geen stapels papier meer

Waarom het niet werkte zoals gehoopt:
✘ Excel is een spreadsheet, geen registratietool. Eén verkeerde cel, en je mist een aanmelding, of mailt iemand twee keer.
✘ Geen validatie of automatische opvolging
✘ Geen overzicht zodra deelnemersaantallen groeiden of data veranderde

→ Van digitaal formulier naar doordachte registratie
Dit was een digitale tussenfase: een eerste stap vooruit, maar met veel losse eindjes. Je moest alles zelf in de gaten houden, en hopen dat je niets over het hoofd zag. Prima voor kleine events, maar bij meer deelnemers werd het al snel onoverzichtelijk en foutgevoelig, en dat oogt niet heel professioneel.

Fase 3–De knip-en-plak digitalisering 

De eerste echte digitalisering bracht tools als Google Forms op het toneel, waarmee je snel en gratis een formulier online zette. Geen gedoe meer met papier, deelnemers konden zich eindelijk digitaal aanmelden. Dit voelde als een grote vooruitgang: laagdrempelig, snel opgezet en voor iedereen toegankelijk.

Toch bleef het soms simpel en onhandig. Iedereen kreeg hetzelfde formulier, of je nu bezoeker, VIP of spreker was. De aanmeldingen kwamen binnen, maar het overzicht ontbrak. Automatische bevestigingen en opvolging? Die moest je handmatig regelen. Vaak moest je gegevens overtypen of knippen-en-plakken tussen Google Forms, Excel en e-mailtools zoals Mailchimp. En heeft een deelnemer zich dubbel aangemeld? Zie die er maar gemakkelijk uit te vissen.

Organisatoren ontdekten al snel meer gespecialiseerde tools: Typeform voor inschrijvingen, Mailchimp voor mailings, Excel voor lijstjes en een CMS voor de website. Dit gaf meer creatieve vrijheid en flexibiliteit, maar er was één groot probleem: er was geen centraal overzicht. Je moest alle losse systemen zelf aan elkaar knopen en bijhouden.

Dit knip-en-plakwerk vergrootte de kans op fouten en vertragingen, zeker bij het verwerken van gevoelige gegevens.Toen de AVG in werking trad, werd het duidelijk dat deze versnipperde aanpak niet langer voldeed. Veiligheid, controle en inzicht werden noodzaak.

Waarom het werkte:
✔ Toegankelijk en snel op te zetten
✔ Flexibele keuze uit goede tools voor specifieke taken
✔ Eerste stap weg van papier

Waarom het faalde:
✘ Geen goede koppeling tussen systemen
✘ Veel handmatig werk en kans op fouten
✘ Geen centraal overzicht of inzicht
✘ Risico op fouten bij gevoelige data en AVG-problemen

→ Van losse formulieren en tooltjes naar één slim, geïntegreerd systeem
De knop moest om: weg met losse puzzelstukjes, welkom een overzichtelijke en veilige registratie die alles voor je regelt.

Fase 4 – Slimme, overzichtelijke geïntegreerde registratie 

Alles klopt. Voor elke deelnemer én voor jou
Je registratie is geen los formulier meer, maar een volledige flow die meedenkt, personaliseert en automatisch opvolgt. Voor bezoekers, sprekers, VIP’s of crew, ieder krijgt de juiste route, info en communicatie. Zonder dat jij hoeft te schakelen tussen vijf verschillende tools.

Wat je nu kunt doen: 
✔ Slimme flows met en/of-logica - dat houd je formulier kort én relevant
✔ Segmentatie van deelnemers
✔ Gepersonaliseerde communicatie
✔ Automatische bevestigingen, reminders en no-show follow-ups
✔ Real-time inzicht in wie zich aanmeldt
✔ Automatische ontdubbeling van registraties
✔ Veilig, centraal databeheer, volledig AVG-proof

→ Van registratie naar regie
Je registratie is niet langer het beginpunt. Het ís je communicatie. De basis van een soepel georganiseerd event én een betere ervaring voor je deelnemers.

En jij? Waar sta jij in deze evolutie? 

Ben je nog veel aan het knippen en plakken? Of laat je je registratie al voor je werken? Wat je morgen al kunt verbeteren: 

• Automatiseer bevestigingen
• Gebruik logica in je formulieren
• Koppel je registratie aan je e-mailsysteem
• Segmenteer deelnemers vanaf moment één
• Beveilig de gegevens van je deelnemers

Slimmer registreren begint niet bij technologie. Het begint bij durven loslaten wat ooit werkte.
Probeer het zelf en bouw direct je eigen aanmeldformulier in aanmelder.nl's 30-dagen trial