Cvent Planner Sourcing Report 2025 voorspelt meer meetings en grotere AI-acceptatie in 2025

Het Cvent Planner Sourcing Report 2025 voorspelt een toename van het aantal persoonlijke evenementen met een grotere AI-acceptatie en hoge verwachtingen voor snellere, meer op maat gemaakte locatievoorstellen. Het rapport is gebaseerd op onderzoek onder meer dan 600 meetingprofessionals in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland en Spanje.

Het jaarlijks verslag is bedoeld om hoteliers, locatie-exploitanten en bestemmingsmanagementorganisaties inzicht te geven in de prioriteiten van Europese meetingprofessionals.

Het nieuwe rapport schetst een bemoedigend vooruitzicht en stelt dat 90 procent van de planners positief is over de huidige staat van de meetingindustrie. Onder de planners verwacht 59 procent meer interne bijeenkomsten te organiseren in 2025 en 60 procent gaat uit van een toename van evenementen buiten de eigen locatie. 

Samenwerkingsrelaties belangrijk

De combinatie van meer persoonlijke evenementen en beperkte middelen heeft druk uitgeoefend op evenemententeams die vergaderlocaties willen veiligstellen, waarbij 83 procent verwacht binnen vier of minder dagen een reactie te krijgen op hun RFP's en 20 procent aangeeft dat locaties de respons moeten verkorten om snellere besluitvorming te ondersteunen.

Ondanks enkele zorgen over stijgende kosten, gelooft 61 procent van de respondenten dat geplande budgetverhogingen zullen helpen om hieraan tegemoet te komen. Het rapport benadrukt ook de waarde van samenwerkingsrelaties tussen planners en locaties om kostenzorgen te compenseren. Bijna alle (93 procent) planners zeggen bereid te zijn meer te betalen om te boeken bij hotels of locaties waar ze relaties hebben opgebouwd met personeel en vertrouwen hebben in de kwaliteit van de service.

Meer gebruik AI-tools

AI wordt een belangrijk onderdeel van de processen van planners, waarbij meer dan de helft (54 procent) al AI-tools gebruikt tijdens het sourcingproces voor het boeken van locaties. In Frankrijk is dat zelfs 68 procent en onder de Gen Z-respondenten 64 procent. Deze tools worden gebruikt voor taken zoals het vergelijken van biedingen (53 procent), het zoeken naar locaties (48 procent) en het maken van RFP's (47 procent). Aangezien beperking van tijd en middelen kleinere evenemententeams onder druk zetten, is de verwachting dat deze afhankelijkheid van technologie zal aanhouden, waarbij 69 procent van de planners (stijgend naar 89 procent in Spanje en 86 procent in Italië) verwacht dat er meer gebruik zal worden gemaakt van AI-gestuurde tools voor locatiesourcing.

Wat betreft de online presentaties van locaties besluit 45 procent van de planners een RPF te sturen op basis van specificaties van vergaderruimtes, terwijl 43 procent vertrouwt op nauwkeurige online afbeeldingen en video's. 

Een van de grootste verschuivingen tussen de rapporten van 2024 en 2025 zit in de bestemmingen, waarbij 46 procent van de planners in West-Europa zoekt, een daling van 20 procent. Oost- en Noord-Europa hebben daarentegen aan populariteit gewonnen, met 26 procent van de planners die daar locaties zoeken (was 19 procent). Noord-Amerika heeft een vergelijkbare stijging gezien, nu op 24 procent (was 15 procent).

Verschil in duurzaamheid

In het VK en Nederland is het verminderen en recyclen van evenementen-afval de meest gewaardeerde duurzaamheidpraktijk (32 procent). In Duitsland staat de erkenning door de industrie van de milieuvriendelijke praktijken van een hotel of locatie voorop (31 procent), terwijl Frankrijk prioriteit geeft aan op duurzaamheid gerichte educatieve initiatieven (35 procent). In Italië worden het gebruik van openbaar vervoer of elektrische voertuigen en het ondersteunen van lokale doelen het meest gewaardeerd (35 procent), terwijl in Spanje erkenning door de industrie en energiezuinige praktijken bovenaan de lijst staan ​​(32 procent).

Virtuele rondleidingen

"We publiceren dit jaarlijkse rapport om professionals in de gastvrijheidsindustrie te helpen dieper inzicht te krijgen in de prioriteiten van meetingplanners, zodat ze hun verkoop- en marketingstrategieën kunnen aanpassen, stelt Graham Pope, Cvent Vice President of International Sales. "De kracht van persoonlijke evenementen en de dynamische adoptie van door AI aangestuurde technologieën bieden opwindende kansen voor de sector. Nu drukke planners beperkte tijd en middelen gebruiken, zijn hotels en locaties die digitale tools zoals interactieve vergaderruimte-diagrammen omarmen en prioriteit geven aan online ervaringen zoals meeslepende virtuele rondleidingen het beste gepositioneerd om op te vallen in een concurrerende markt."

Volledig rapport

Cvent gaf het onafhankelijke onderzoeksbureau Censuswide opdracht om meer dan 600 meetingprofessionals in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland en Spanje) te ondervragen. Het onderzoek werd uitgevoerd tussen juni en juli 2024. Klik hier om het volledige Cvent Planner Sourcing Report 2025 te bekijken.