Culturele verschillen en protocol vol in de aandacht

Ruim vijftig deelnemers zijn afgekomen op de Educational over Cross Cultural Management & Protocol van MPI Nederland. Champ Bouwman doet verslag van de bijeenkomst op vrijdag 12 oktober in Chateau St. Gerlach in Valkenburg

In de plannerlunch voorafgaand aan de educational blijkt al dat het onderwerp ‘protocol’ erg leeft in de meetingbranche. Er worden praktijkvoorbeelden uitgewisseld en met name de situaties waarbij het mis ging zetten aan tot nadenken.

De introductie van de educational wordt verzorgd door Jean Paul Weijers van het Protocolbureau. Hij geeft aan dat de hedendaagse maatschappij vraagt om een andere toepassing van protocol. Door de economische crisis is er meer behoefte ontstaan aan doelmatig netwerken, maar ook aan meer tijd voor reflectie. Welk doel heb je voor ogen wanneer je een zakelijke afspraak hebt en welke etiquette regels kun je toepassen om dit doel te bereiken?

Met de ontwikkeling van de minor Strategic Networking & Protocol wordt het belang van protocol en etiquette een serieus onderdeel binnen ons vak. De minor wordt momenteel aan de Haagse Hogeschool gegeven, maar zal in de toekomst als Post–Graduate gegeven gaan worden aan communicatiemedewerkers, PA’s, kabinetsmedewerkers, protocolspecialisten en marketeers.

Peter McSweeney vervolgt met een presentatie over Cross Cultural management. Peter vangt aan met een reeks praktijkvoorbeelden uit landen waar hij gedurende zijn carrière geleefd heeft. Tijdens internationale zakelijke meetings dienen we ten alle tijden in ons achterhoofd te houden; Wie ben jij, Wie ben ik en hoe zijn wij met elkaar verbonden?

Peter gaat dieper in op de theorie die Geert Hofstede ontwikkeld heeft. Culturen kunnen beoordeeld worden door per land te bekijken hoe gescoord wordt op: Power distance, Individualism, Uncertainty Avoidance en Masculinity.

Na de pauze wordt de educational vervolgd door Bud Rellum en Anne-Maartje Oud. Een powerpoint presentatie heeft dit duo niet nodig. Op een heel interactieve manier gaan ze in op protocol/etiquette en gedrag. Uit het publiek komen vragen waar Bud en Anne-Maartje, elkaar aanvullend, antwoorden op geven.

Zo leren we dat bij een zakelijke (internationale) afspraak goed bedacht moet worden wat je uit het gesprek wilt halen; wie heb je tegenover je zitten? Ook de koningin is maar een mens! Laat je niet imponeren door diegene die tegenover je zit, maar focus op het doel, creëer gelijkwaardigheid.

Met name internationaal gezien is het van belang op de hoogte te zijn van etiquette en regels binnen een andere cultuur. De sfeer kan abrupt omslaan wanneer je je zakelijke relatie een hand geeft, terwijl dit ongebruikelijk is.

Maar ook op nationaal niveau lijkt etiquette en protocol weer terug van weggeweest. In onze snelle maatschappij lijkt blijkt weer behoefte te zijn aan fatsoenregels en respect voor elkaar.

Bud Rellum was de eerste Chef Protocol die destijds Minister-President Kok voor een aantal jaren heeft bijgestaan. De talloze prachtige anekdotes die dat heeft opgeleverd zouden met gemak een hele dag kunnen vullen!

Na deze inspirerende afsluiting wordt er nog gezellig geborreld en nagepraat en kan er nog even genoten worden van de prachtige locatie waar overigens in tegenstelling tot de rest van het land het zonnetje wèl schijnt!