Congrescatering lijdt onder besparingsdrang

Gebrek aan kennis bij de opdrachtgevers en de drang om te bezuinigen op de relatief hoge kostenpost catering maakt het voor cateraars en professional conference organisers steeds lastiger om het de deelnemers naar de zin te maken. Dat was de gezamenlijke conclusie uit een rondetafelgesprek met als thema ‘cateringproblemen en oplossingen’ op 2 april in het Amersfoortse Berghotel.

De bijeenkomst was een initiatief van Jac Engelen en Elly Kerker van Aenit Congresprodukties. Het was de eerste in een vijf rondetafelgesprekken die zij organiseren in aanloop naar het 25-jarig jubileum van Aenit in 2013.

Eén van de verschijnselen als gevolg van de besparingsdrang is het weglaten van de catering uit de conference fee. Deelnemers kunnen dan zelf additioneel een cateringpakket inkopen. Dit maakt het voor de cateraar moeilijk om een juiste inschatting te maken van de benodigde hoeveelheden. Als gevolg hiervan zal die het risico van een te groot of te klein aanbod terugleggen bij de opdrachtgever.

Voor de PCO als tussenpersoon levert deze aanpak een grote kans op gezichtsverlies op. Ondanks communicatie vooraf gaan veel deelnemers er toch nog altijd vanuit dat de catering binnen de conference fee valt. De onverwachte meerkosten en de vaak lastige administratieve afhandeling ter plekke betekenen een valse start van de bijeenkomst. Daarbij is de kans groot dat de cateraar niet voldoende heeft ingekocht om die extra behoefte aan te kunnen.

Het kopje koffie bij aankomst en de catering in de pauzes zijn een te belangrijk aspect in de eindbeoordeling van de deelnemers om hier risico’s mee te nemen, zo betoogden de aanwezige PCO’s.

Voor zowel cateraars als PCO’s  is het de schone taak om in gesprek te gaan met de opdrachtgevers om ze de gevolgen van bepaalde keuzes duidelijk te maken. En voor de cateraars de opdracht om eenvoudiger offertes te maken. Voor menig opdrachtgever, die bij catering alleen aan eten en drinken denkt, is een begrip als mastiek onbekend, laat staan dat die er apart voor moet betalen.