Communiceren op z’n Rottûrdams

Rotterdam Partners geeft elk jaar aspirant-congresorganisatoren de kans om in één dag veel over het congresvak te leren en om de congresmogelijkheden van de stad te ontdekken. Dit keer draaide het Associatie Symposium Rotterdam om Communicatie. Op zijn Rottûrdams wel te verstaan.

Associatie Symposium Rotterdam

Het thema van het Associatie Symposium Rotterdam, dat dit jaar op 10 maart de vijfde editie beleefde, was Communicatie. De bijeenkomst ging direct voortvarend van start met het duo Roel Pot en Peter Douw van Rope theater op maat, dat de aanwezige aspirant-congresorganisatoren liet kennis maken de taal en manier van communiceren van de Rottûrdammert. Zo leren we hoe je quasi interesse toont, niet moet schrikken van ernstige ziektes die je naar je hoofd geslingerd krijgt, het verkleinwoord als compliment, het toevoegen of juist weglaten van de letter t en een serie lokale gezegden. Dit alles vlot en vrolijk gebracht én interactief, want veel in quizvorm. Het maakt de deelnemers los en zet ze direct in de coöperatieve modus.

Rotterdam Partners

Het organiserende Rotterdam Partners heeft zelf natuurlijk ook het nodige te communiceren. We krijgen van Joyce Wittelaar, accountmanager associatiecongressen, te horen wat deze organisatie kan doen voor mensen die een internationaal congres naar de stad willen halen. Voor congressen die betrekking hebben op de Rotterdamse economische speerpunten Medisch, Creatief, Food en Haven is financiële steun mogelijk. Daarnaast kunnen alle organisatoren profiteren van de adviezen en promotiemiddelen van de Rotterdamse marketingorganisatie.

Daarna is het de beurt aan het keuzemenu van workshops. Ronde stickers met gekleurde pijlen op de vloer wijzen de deelnemers naar de juiste ruimte. Ik blijf in de plenaire zaal.

Pratend gebouw

Meetingdesigner Mike van der Vijver vraagt de deelnemers de mond van het gebouw te vinden en die te laten vertellen wat het gebouw aan hem of haar wil zeggen. Dit ongewone verzoek doet wat wenkbrauwen optrekken, maar als hij uitlegt dat het gaat om het typeren van de sfeer en wat dit doet met jou als deelnemer, blijkt dat eenieder dat ook onder woorden weet te brengen.

We ontdekken al snel dat de kerkzaal van het Armenius − een rijksmonumentale Remonstrantse Kerk waar nog steeds kerkdiensten in plaatsvinden, maar die ook dienst doet als congres- en debatcentrum – tegenstrijdige signalen uitzendt. Voor de een is het bovenal een kerk die oproept tot contemplatie en luisteren. Voor de ander nodigt de voor kerkbegrippen kleine vierkante ruimte, omgeven door rode teakhouten kerkbankjes, overzien door een eveneens teakhouten balustrade en beschenen met het door de glas-in-loodramen warme veel gekleurde licht, juist uit tot spreken en interactie.

Met deze informatie moet je wat doen als je een geslaagde bijeenkomst wilt organiseren, aldus Van der Vijver. Zoals wij bij elkaar staan op de vloer en eventueel met mensen op de voorste rij kerkbankjes is hier prima interactie mogelijk. Maar als er ook mensen op de andere rijen moeten zitten, dan kun je die zo goed als afschrijven voor deelname aan een discussie. Houd ook rekening met het feit dat deze locatie een deel van de deelnemers juist een tegenstrijdige gemoedstoestand oproept, stelt de meetingdesigner.

Desgevraagd geeft een aspirant-organisator aan dat hij een workshopprogramma gaat uitvoeren in een grote industriële loods. Stimuleer dat de deelnemers eerst de ruimte gaan verkennen, geeft Van der Vijver als tip. Mensen voelen zich overweldigt en nietig in zo’n grote, open ruimte. Als je ze niet de mogelijkheid geeft om zich comfortabel te voelen, dan zullen zich onvoldoende open stellen, wat nodig is om de workshops een succes te laten zijn.

We volgen Van der Vijver naar de eerste verdieping en komen in een witte, kale ruimte van zo’n vier bij vier meter en hoge plafonds te staan. Iedereen drukt zich automatisch tegen een wand. De ruimte moet weer praten. Ik ben een wachtkamer. Niet de plek voor interactie. Van der Vijver vraagt ons naar het midden van de ruimte te stappen. Plotseling is interactie geen probleem meer. Verdiep je in de ruimte (liefst voordat je hem kiest) en pas je daaraan aan, is zijn slotadvies.

Veel ervaring

De volgende workshop zit overvol. Halverwege de sessie constateert moderator Mirjam van de Kamp dat er wel erg weinig respons uit de zaal komt. Wij weten inmiddels dat de opeengepakte rijen stoelen daar de schuld van zijn. Ook de op het scherm geprojecteerde rijtjes met logische aandachtspunten voor de communicatie voor, tijdens en na het congres werken vragen stellen niet in de hand.

Gelukkig zit er veel ervaring op het podium, met drie PCO’s die praktische tips geven. Jarno de Boer van CIMglobal waarschuwt dat je je vrij makkelijk kunt verliezen in de vele communicatiemogelijkheden en content die er vandaag de dag laagdrempelig beschikbaar zijn. Door de doelstelling centraal te zetten en niet de content, kun je betere keuzes maken. De doelstelling is meestal iets als een bepaald deelnemersaantal dat je wilt bereiken of een financiële afdracht of een extra hoge opkomst van onderzoekers uit een bepaald deel van de wereld, stelt hij.

Verhaal opbouwen

Nicolette van Erven van Congress by Design benadrukt dat je niet steeds hetzelfde moet mailen. Het is belangrijk om een verhaal op te bouwen en in gesprek te gaan met de deelnemers, door bijvoorbeeld vragen te stellen of mensen te laten stemmen.

Susan Dijkstra van het Congresbureau van het Erasmus MC adviseert om ook de sprekers in te zetten bij de communicatie voorafgaand aan het congres. Zij zitten doorgaans midden in een groot netwerk van potentiële deelnemers.

Het publiek is vooral geïnteresseerd in het belang en de mogelijkheden van congres-apps. Apps zijn tegenwoordig goedkoop te maken, vertelt De Boer. Als je echter veel content wilt toevoegen aan de app, dan kost dat veel uren en loopt deze kostenpost hard op. Vooral bij meerjarig gebruik wordt een app interessant, vult moderator Van de Kamp aan. Een app kan veel bijdragen aan de interactie met de deelnemers voor, tijdens en na het congres, stelt Van Erven. Bijvoorbeeld door aan het begin van het congres te vragen naar welke workshops ze zullen gaan. App-gebruik kun je stimuleren door er een klik-game aan toe te voegen, geeft iemand uit de zaal nog als tip mee.

Geheel wederzijds

Met de interactie zit het bij de derde presentatie, gehouden in de ruimtelijke, geheel witte bovenzaal met drie rijen stoelen en de spreker die gelijkvloers dicht voor zijn gehoor staat, wel goed. De workshop ‘Geheel wederzijds’ van John Patrick Vermulst van Effective Trainingen en tevens interim revenue manager van het Manhattan Hotel heeft als thema een optimale interactie tussen het hotel en de organisator.

Vermulst kan goed zenden, zo blijkt. Hij vertelt wel heel erg vaak dat het goed is om bij een locatie te informeren welke zaken zij de organisator uit handen kunnen nemen, want dat is heel erg veel. De kracht van de herhaling zullen we maar zeggen. De boodschap is overgekomen en blijven hangen.

Hij toont zich gelukkig ook pleitbezorger voor een gelijkwaardige communicatie. Neem de tijd om elkaar te leren kennen, is zijn motto. Veel problemen later in het organisatietraject ontstaan omdat de samenwerkende partijen niet voldoende tijd hebben genomen om werkelijk met elkaar kennis te maken.

Inleven in elkaar

Leef je in elkaars doelstellingen in, leer de uitdagingen kennen waar de ander voor staat en wees nieuwsgierig naar de achterliggende visie, somt Vermulst op. Een locatie die jou daar niet naar vraagt, daar mag je je vraagtekens bij zetten. Door het doorlopen van dit traject ontstaat er begrip én ontstaan er kansen, stelt hij.

Vermulst toont vervolgens een opsomming van mogelijke vragen die een organisator zou kunnen hebben aan een locatie. Een keuzemenu, zo blijkt. Dat werkt goed, want één voor één worden er de meest prangende vragen door de deelnemers uitgepikt.

Die gaan vooral over de verplichte afname van kamers of het juist niet beschikbaar geven van voldoende kamers. Op zich hoeft het aantal gegarandeerd afgenomen kamers niet in beton gegoten te worden, antwoordt Vermulst. Er zijn ook elastieken oplossingen mogelijk met gefaseerde releases. Maar hiervoor moet in de kennismakingsfase gesproken worden over verwachtingen en ervaringen op het gebied van registraties en hoe je het beslissingstraject naar het congres toe gaat vormgeven.

Het antwoord op het niet beschikbaar geven van voldoende kamers, komt van een vertegenwoordiger van een locatie in het publiek. Congresgangers zijn zeer welkome gasten, maar veel locaties hebben vaste klanten en afspraken met corporate klanten die vaak al een beslag leggen op een groot deel van de beschikbare kamers. In het hoogseizoen komt daar nog extra concurrentie bij. Dat een congresorganisator al jaren van tevoren een deal wil sluiten, doet hier niets aan af.

Wederom is de conclusie dat het belangrijk is om hier vooraf over in gesprek te gaan. Misschien dat een (iets) andere congresdatum meer beschikbare kamers kan opleveren.

Haarnetje op, haarnetje af

We sluiten het Associatie Symposium Rotterdam centraal af met het ons inmiddels bekende duo Roel Pot en Peter Douw. Eerst doen we haarnetje op, haarnetje af om te bepalen wat we geleerd hebben en waar nog vragen onbeantwoord zijn. Een prima manier om het geleerde te verankeren en directe feedback te krijgen over de bijeenkomst. Al lijkt het er op dat de meeste mensen de meerderheid volgen met op- of afzetten, om zo te verdwijnen in de massa. We staan weer in de veilige modus.

Hoog tijd voor het slotakkoord. Het Rottûrdamse duo heeft bedacht dat hun doventolkact daar zeer geschikt voor is. Mwâh, soms kun je beter stoppen met communiceren.