Verrassen zit in dna van World Forum The Hague

Wereldleiders, koningshuizen, presidenten. Het lijstje met beroemde bezoekers is oneindig. Al meer dan vijftig jaar is World Forum The Hague het vertrouwde decor voor grote en belangrijke evenementen. Vanwege de faciliteiten, sfeer en uitstraling, maar zeker ook dankzij het uitgebreide veiligheidsprotocol. “Wij gunnen bezoekers een congresbeleving die ze nooit meer vergeten.”

“Verrassen zit in ons dna”, zegt general manager Michiel Middendorf. En verrassen doen ze bij World Forum, op alle manieren. “We hebben onlangs voor een internationale opdrachtgever een fiets met fietsroutes bij zijn hotel neergezet. Deze opdrachtgever is idolaat van fietsen. We zorgen dat de basisbeleving goed is. We verdiepen ons in de klant.”

Het World Forum is te vinden op de ‘meest veilige locatie’ in Nederland. Op een soort eiland tussen stad en strand. Pal naast het internationale hoofdkwartier van de Europese politieorganisatie Europol. Met drie grote hotels in de directe omgeving, samen goed voor 750 kamers. Het markante gebouw is eigendom van de gemeente Den Haag, de exploitatie komt voor rekening van het Franse GL Events, dat vijftig venues over de hele wereld onder haar hoede heeft.

Multifunctioneel auditorium

World Forum wil zijn gasten verrassen en is bezig om zichzelf en de service continu te evalueren, zodat de gast altijd kan rekenen op een optimale beleving. Middendorf: “We zijn altijd in beweging. Op dit moment werken we aan onze look and feel. We maken het gebouw sfeervoller, warmer en intiemer. Zodat je bij binnenkomst nooit in een ongezellige lege ruimte komt.”

Het eerste resultaat is al zichtbaar. We stappen een eigentijdse locatie binnen, waar de mogelijkheden voor een organisator groot zijn. World Forum biedt een combinatie van een multifunctioneel auditorium, 35 break-out rooms en 12.000 vierkante meter congresruimte. De plenaire zaal is flexibel. Bij volledig gebruik geschikt voor 2.161 bezoekers, maar prima te downgraden naar 770 bezoekers, waardoor het sfeervol en intiem blijft.

Ieder type evenement kan worden gefaciliteerd. Of het nu om een beurs, congres of een optreden van een wereldartiest gaat. In coronatijd is het World Forum bovendien uitgebreid met de World Forum Studio in Haagse stijl, waar live-events kunnen worden opgenomen en uitgezonden. Het eigen online platform kan daarbij worden gebruikt, maar de studio is ook inzetbaar als verlengstuk van een fysiek evenement. Tijdens de coronaperiode heeft de World Press Freedom Conference hier plaatsgevonden, een high-level digitaal event met live-sessies vanuit verschillende studio’s binnen het World Forum.

Nuclear Security Summit

World Forum blijft zich focussen op hoogwaardige evenementen, stelt Middendorf. “Dat zijn evenementen waarbij security een belangrijke rol speelt en waar we veel ervaring mee hebben. Zo was het World Forum gastheer van bijvoorbeeld de Nuclear Security Summit, de Union World Conference on Lung Health en zeer recentelijk de ONE Conference.”

Daarnaast is er natuurlijk ook nog de bijzondere omgeving. World Forum is te vinden pal tussen het strand en de stad Den Haag met haar politieke centrum, een koninklijk paleis en veel culturele bezienswaardigheden. “Je kunt lekker in de haven gaan dineren en aan het strand borrelen. Maar ook in de stad gebeurt veel. Den Haag wordt steeds hipper. Een event in het World Forum is ook vanuit die insteek een beleving.”

Hoog veiligheidsniveau

World Forum wordt steeds vaker gevonden door internationale opdrachtgevers. De speerpunten veiligheid, duurzaamheid, vitaliteit en education spreken wereldwijd aan en lopen als een rode draad door alle evenementen, zegt Middendorf. Safety en security zijn daarbij de belangrijkste USP. “Ik durf ons daarin toonaangevend te noemen. We hebben veel ministeriële congressen mogen hosten en beschikken met Marije Bouwman over een eigen Director of Operations, Safety & Security. Zij zorgt voor een Event Risk Profile op maat en brengt het veiligheidsniveau in kaart. Het hele gebouw is voorzien van zichtbare en onzichtbare beveiliging en we beschikken we over een eigen Crisis Management Team en een crisisroom, waar de organisator en bezoekers zich bij een eventuele crisis kunnen terugtrekken.”

Voedingsgoeroe

Ook voor zaken als duurzaamheid en vitaliteit is bij World Forum veel aandacht. “Hier werken ongeveer vijftig mensen in vaste dienst. We vinden vitaliteit bij onze werknemers erg belangrijk. Daar schenken we aandacht aan met activiteiten, maar ook met gezonde voeding. Vitaliteit komt ook terug bij de evenementen. Wij werken samen met voedingsgoeroe Richard de Leth. Hij heeft speciale uitgebalanceerde menu’s ontwikkeld, waarbij je tijdens een congres de hele dag je energie hoog kunt houden. Verder bieden we zaken als yoga, meditatie, energizers in combinatie met hardloopwedstrijden aan voor onze gasten.”

Middendorf benadrukt dat World Forum vooral een locatie wil zijn waar kwaliteit en persoonlijke aandacht met hoofdletters worden geschreven. “We hebben een prachtige locatie, maar de mensen maken het verschil. Hier werkt een mooie mix aan ervaring. Omdat we veel met opleidingen in de regio samenwerken, lopen hier ook veel jonge talenten rond met nieuwe ideeën. Die maken de dynamiek uniek. Met jonge mensen werken is belangrijk voor een organisatie. Samen gaan we met veel enthousiasme voor een hoog serviceniveau en tevreden bezoekers. Je mag ons iedere nacht wakker maken om te verbinden, ontzorgen, verrassen en groeien.”

www.worldforum.nl

Duurzaamheid: gratis watertappunten

Duurzaamheid is een van de speerpunten van World Forum, dat lid is van UN Global Compact en MVO Nederland. Ook beschikt de congreslocatie over certificaten zoals ISO-20121 en Green Key. Michiel Middendorf: “We vinden het belangrijk om op een bewuste manier te ondernemen. We scheiden afval en we verkopen geen plastic flesjes. We hebben overal watertappunten van Dunea, die gratis gebruikt mogen worden. Veel opdrachtgevers leveren bidons met hun eigen look and feel, die vervolgens steeds opnieuw kunnen worden gevuld.”

Fotografie: World Forum