Evelyne Bardyn (Visit Flanders): ‘Wij creëren betekenisvolle congressen met positieve impact’

Vlaanderen heeft veel te bieden als het op internationale congressen aankomt. Maar wat hebben die congressen Vlaanderen te bieden? Hoe mooi zou het zijn als evenementen voor alle stakeholders gewin zouden opleveren? Volgens Evelyne Bardyn van Visit Flanders Convention Bureau werpt de nieuwe ambitieuze congresstrategie nu al zijn vruchten af.

Visit Flanders is in 2017 begonnen met het ontwikkelen van een nieuwe strategie voor congressen. Ondertussen is de nieuwe associatievisie gelanceerd waarbij het niet alleen gaat over meer congressen, maar waarin ook aandacht is voor de meerwaarde die congressen met zich mee kunnen brengen. “We worden daarbij begeleid door het Canadese bureau #Meet4impact, dat ons ondersteunt bij het ontwikkelen van een gerichte methodologie en een meetkader”, vertelt Evelyne Bardyn, head of congresses and events bij Visit Flanders. “De methode gaat over hoe je positieve impact kunt genereren met congressen.”

Associatiecongressen

Eén van de eerste stappen in het traject ‘Associatiewerking 2.0’ was het herdefiniëren van de scope van meer naar betere congressen. Bardyn: “Dat heeft ertoe geleid dat we ons Inhoudelijk richten op domeinen waar we als bestemming sterk in zijn, zoals Vlaanderen Natuurlijk, Culinair Vlaanderen, Vlaanderen Erfgoedbeleving en Vlaanderen Fietsland, en op domeinen die maatschappelijk relevant zijn. Denk aan circulaire energie, Industrie 4.0, duurzaam wonen en mobiliteit. Daar liggen voor ons de beste kansen om betekenisvolle congressen neer te zetten.”

Verder concentreert Bardyn zich op internationale associatiecongressen voor 200 tot 1500 deelnemers. “Die aantallen kunnen we het best aan qua draagkracht van onze congressteden en venues. Onze geografische focus ligt op het Vlaams Gewest, met steden als Antwerpen, Brugge, Gent, Leuven, Mechelen, Hasselt en Genk. In de toekomst kijken we ook naar Oosteinde en Kortrijk, twee steden die ambitie tonen.”

Katalysator

Wat verstaat Visit Flanders onder impactvolle congressen? “Congressen die als een soort katalysator werken en bijdragen aan het tot bloei brengen van Vlaanderen als congresbestemming”, legt Bardyn uit. “We mikken op congressen die onze toeristische doelstellingen en het Vlaamse beleid daarbij helpen ondersteunen. We streven, kortom, naar meer relevante congressen die behalve een economische impact ook een positieve maatschappelijke impact genereren. Daarmee bedoelen we dat alle betrokkenen er beter van worden, ook de lokale ondernemers en bewoners. Duurzaamheid speelt daarbij een belangrijke rol.”

Met ondersteuning van het Canadese bureau is Visit Flanders inmiddels begonnen met het ‘Legacy Project’. Bardyn: “De komende jaren zetten we voor een aantal congressen en events een zogenaamde ‘legacy-track’ op. Dit betekent dat we samen met de stakeholders alle stappen doorlopen die ertoe leiden dat we aan het eind van de rit een effectieve positieve maatschappelijke impact hebben bereikt.”

Een legacy-track is volgens Bardyn een intensief traject van minstens een jaar of langer. Commitment van alle partijen is daarbij onontbeerlijk. “Aan de hand van onze methodologie begeleiden we congresorganisatoren, maar ook alle andere betrokken partijen zoals steden en kennisinstellingen actief bij het creëren van meerwaarde. We ondersteunen hen om bezoekers, bewoners en ondernemers dichter bij elkaar te brengen, met als uiteindelijk doel een positieve invloed van het congres te bewerkstelligen.”

Vlaamse ambassadeurs

Voorwaarde voor een succesvol traject is dat minstens drie van de vier doelgroepen (associaties, ondernemers, bewoners en overheid) actief met de methodologie aan de slag gaan. “De betrokkenheid van een local host of champion is cruciaal, net zoals ook de bereidheid van de internationale associatie om lokale impact op de lange termijn te creëren”, aldus Bardyn. “Ook moet de wil er zijn om het congres zo duurzaam mogelijk neer te zetten. Daarvoor is een duurzaamheidsplan noodzakelijk. De lokale stakeholders moeten dus wel de nodige tijd kunnen vrijmaken. Ten slotte is het ook nodig dat er extra-muros belevingen zijn als deel van het congresprogramma. Op dit moment zijn we aan het pionieren met een vijftal impactvolle congressen. Op basis van een bedrijfsvriendelijk handboek en begeleid door ons bouwen de organisatoren zelf mee aan een impactvol congres.”

Bij het Legacy Project horen ook Legacy Makers: ambassadeurs die vanuit hun rol als expert binnen de thema’s hun schouders eronder willen zetten om Vlaanderen als congresbestemming te promoten. Op die manier wordt volgens Bardyn een community van ervaringsdeskundigen gebouwd die onderling ook weer kennis met elkaar kunnen delen. “Er ontstaat een beweging waarbij partijen samen ‘tomorrow’s heritage’ creëren”, zegt Bardyn. “Op de plekken waar ons erfgoed voelbaar is gaan we samen de toekomst bouwen. Zo creëren we vandaag het erfgoed van morgen. Daarmee bedoelen we niet alleen het (duurzaam) laten floreren van onze steden en venues, maar óók het verzamelen van verhalen en kennis, ofwel het veiligstellen van intellectueel erfgoed voor de toekomst.”

Baanbrekende bestemming

Om Vlaanderen stevig op de kaart te krijgen, zet Visit Flanders de komende tijd in op promotionele campagnes via het eigen LinkedIn-kanaal. Bardyn: “We zijn er klaar voor om onszelf als baanbrekende congresbestemming te presenteren. Naast onze sterke expertises die we etaleren in onze e-books bieden onze toeristische troeven ook veel potentieel om delegates een straffe beleving te geven. Via onze inspirational visits overtuigen we congresorganisatoren van al dat moois. We kiezen unieke momenten zoals een opening van een congrescentrum of een uniek museum. Zoals recent het gloednieuwe Bruges Meeting & Convention Centre en het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen, dat na tien jaar weer de deuren opent. Dit zijn tevens uitgelezen kansen om planners nader kennis te laten maken met onze methodiek. We nodigen geïnteresseerden van harte uit om contact met ons op te nemen.”

Interview: Judith Munster 

Duurzaamheidsplan van Visit Flanders

Visit Flanders heeft een ambitieuze toekomstvisie neergezet waar duurzaamheid integraal deel van uitmaakt. Recent werd het ‘Duurzaamheidsplan’ gepubliceerd, met daarin onder andere de volgende plannen:

• Voortzetten en uitbreiden van het begeleidingstraject rond toegankelijkheid van congreslocaties
• Onderzoek naar mogelijkheden van een duurzaamheidscertificering voor congres- en eventlocaties
• Uitbreiden van het begeleidingstraject voor ‘Flanders Heritage Venues’ en ‘Special Meeting Venues’ met een specifiek onderdeel rond duurzaamheid
• Uitwerking van duurzaamheidsrichtlijnen voor evenementen en congressen die vanuit Visit Flanders worden ondersteund
• Opbouwen van een netwerk rond verduurzaming van de event- en congressector met maximale verspreiding van goede voorbeelden
• Meten van de uitstoot van evenementen waarbij Visit Flanders zelf betrokken is en het uitwerken van richtlijnen om de uitstoot te verlagen.

Meer informatie: www.meetinflanders.com

Handelsbeurs in Antwerpen. Foto: Tom Cornille