De kracht van hybride events: Universiteit Leiden houdt Open Dagen bij ECC Leiden

De Open Dagen voor de Bachelor- en Masteropleidingen van de Universiteit Leiden worden altijd druk bezocht. Veel (aankomende) studenten zoeken en vinden zo informatie over hun studie. In maart van dit jaar gebeurde dat nog online vanwege de coronapandemie. En dat werkte goed. Zó goed zelfs, dat ook dit najaar nog een gedeelte online wordt aangeboden.

Dagelijks 400 mensen over de vloer, zeven sessies per dag vanuit vijftien studio’s, volledige catering en samenwerkingen met professionele partners. Dat wordt wederom het scenario van 10 tot en met 12 november als Event & Convention Center Leiden (kortweg ECC Leiden) weer de online Open Dagen van de Universiteit Leiden verzorgt. Marco Dijkstra, project-, design- en development-manager bij ECC Leiden: “De totale productie neemt een week in beslag. Het opbouwen van de studio’s in onze vergaderruimtes start al een paar dagen van tevoren. Er worden overal pipes & drapes opgehangen, de techniek wordt voorbereid en de studio’s worden omgebouwd met decormaterialen. Dagelijks dus veel mensen over de vloer die ook worden voorzien van koffie en een goede lunch.”

Ook de hotspot-ruimtes van ECC Leiden worden gebruikt tijdens deze online sessies. The Bar, The Pool en The Greenhouse bieden een mooie diversiteit aan entourage en beleving.

Mediaspektakel

En dan is het zover: vanaf 9.00 uur ‘s ochtends starten de eerste livestreams van de informatiesessies die de potentiële studenten kunnen bijwonen. “Een strak regieschema is hierbij essentieel, want vanuit iedere studio worden per dag zeven sessies uitgezonden”, vertelt Dijkstra. “Maar met 2300 vierkante meter aan ruimte voor meetings en events op onze locatie is dat allemaal soepel verlopen afgelopen maart. Voor de universiteit een reden om bij ons terug te keren, ook vanwege de centrale ligging. Want dat is niet alleen belangrijk voor de docenten en studenten die de informatiesessies presenteren, maar ook zeker voor alle toeleveranciers van de techniek, inrichting, organisatie en catering.”

Kracht van hybride evenementen

In totaal hebben zo’n 7.000 mensen de livestreams meegekeken tijdens de Open Dagen in maart van dit jaar. “Een unieke prestatie”, zegt Dijkstra. “Het is de kers op de taart van de hele productieweek. Dit evenement is een hybride vorm die we steeds vaker zien en waar de voorkeur van veel opdrachtgevers naar uit gaat. Online en fysiek versmelt steeds meer met elkaar en we hebben de kennis en kunde in huis om samen met onze partners een uniek evenement te organiseren.”

Dit evenement is tot stand gekomen in samenwerking met Équipe Events.

ECC Leiden biedt ruimte voor bijeenkomsten en events van twee tot 300 personen.
Nieuwsgierig? Kijk op eccleiden.com.

ECC Leiden | Haagse Schouwweg 10 | 2332 KG Leiden | 071 – 203 3989

Link naar LinkedIn  |  Link naar YouTube