'Bij sponsorwerving begin je bij de ander'

Congresbudget, financiering en sponsoring vormden het basisthema van Masterclass Rotterdam, dat op 8 maart plaatsvond in de Doelen ICC. Ook deelden een aantal congresambassadeurs hun ervaringen met het verwerven en organiseren van congressen.

Rotterdam Partners Convention Bureau organiseert jaarlijks een bijeenkomst voor iedereen die in het dagelijks leven geen congresorganisator is, maar als lid van een nationale of internationale vereniging wel een congres wil organiseren. Tijdens editie 2016 deelden de deskundigen van Rotterdam Partners, congresorganisatoren, leveranciers van congresdiensten, congreslocaties, hotels en leden van de Rotterdam Knowledge Ambassadors – wetenschappers die al eens een congres hebben georganiseerd –, hun expertise met de ruim 75 deelnemers.

World Expo Rotterdam

De openingspresentatie werd verzorgt door Leendert Bikker, initiator en touwtrekker van World Expo Rotterdam 2025, die meteen een aantal concrete tips gaf. Begin op tijd en respecteer deadlines, is zijn devies. Zeker omdat het creëren van draagvlak absolute noodzaak is voor een geslaagd congres én een solide sponsoring. Betrek zoveel mogelijk partijen in een zo vroeg mogelijk stadium bij het project, aldus Bikker. Beperk je niet tot alleen de eigen commissies, maar zoek juist partners met een ander blikveld. En maak het groter dan nodig, want zo vergroot je de opties.
Het bid voor Expo 2025 ligt momenteel ter beoordeling bij de regering, die bepaalt of Nederland zich daadwerkelijk kandidaat gaat stellen voor de wereldtentoonstelling. Stel dat dit gebeurd, dan is het tijd om lobbyisten in de schakelen. Dit zijn andere mensen, dan de initiatiefnemers en plannenmakers, betoogde Bikker. Het is zaak het eigen ego op zij te zetten en het lobbyen over te laten aan de mensen die daar goed in zijn.

Sponsorwerving

Irma van Lierop, Relatiemanager de Doelen ICC, legde in haar presentatie de nadruk op het belang van lange-termijnrelaties met sponsoren. Sponsorwerving is nog te veel een éénmalige contact via koude acquisitie, terwijl de wereld van vandaag vraag om relatiemanagement. En ze geeft als belangrijke tip: ‘bij sponsorwerving begin je bij de ander’.

De deelnemers konden kiezen uit diverse workshops over onder meer het vinden van sponsors via Big Data, het verleiden van sponsors, het bidtraject, de invloed van de Pharma-regelgeving en de valkuilen bij het opstellen van een congresbudget.

Arts-Viroloog Prof. Dr. Charles Boucher vertelde zijn gehoor over het ontwikkelen van congressen. De Hoogleraar Antivirale Therapie aan het ErasmusMC is tevens wetenschappelijk directeur van Virology Education, dat nieuwe congressen in zijn vakgebied initieert. Daarbij zitten heel specifieke onderwerpen die niet altijd door sponsorende bedrijven als interessant worden gezien. Boucher’s ervaring is dat als er een doelgroep is, die wel gepakt wordt door het congresthema, dat je dan het congres kunt organiseren zonder de sponsoring en bij vervolgedities de sponsoren alsnog aanhaken.

Filmprimeurs

Tijdens Masterclass Rotterdam kregen de deelnemers de twee filmprimeurs. Zo werd de speciale instructiefilm gelanceerd die laat zien hoe internationale zakelijke bezoekers via Schiphol naar Rotterdam moeten reizen met de trein. Daarnaast was er de eerste vertoning van de animatie die het Voorfinancierings- & Garantiefonds heeft laten maken over deze twee regelingen die helpen bij het opstarten van congresinitiatieven.

Het slotakkoord was voor de Rotterdam Knowledge Ambassadors die hun praktijkervaringen deelden. Ter onderstreping van de eerdere adviezen over congressponsoring, werd duidelijk dat de zogenaamde congrespakketten, die vrijwel iedereen bedenkt, in de praktijk zelden in hun voorgestelde vorm worden ‘verkocht’. De sponsorende partij wil maatwerk en dat laat zich niet in een goud-, zilver- of brons-pakket gieten.