Bijzondere beursindeling EventSummit

EventSummit viel dit jaar op vanwege de bijzondere beursindeling. De centrale bar bij de ingang, de ‘toegangspoorten’ naar de verschillende segmenten… de beursvloer stak goed in elkaar. Organisator Arjen Lemstra vertelt hoe de beursindeling tot stand kwam en hoe het in de praktijk heeft uitgepakt.

“Normaal gesproken zijn we niet zo van de Engelse woorden, maar soms ontkom je er niet aan”, lacht Arjen Lemstra. “De terugkoppeling die we van veel exposanten en bezoekers kregen was namelijk dat er zo’n goede ‘vibe’ hing. En ja, dat omschrijft het perfect, dat voelden we zelf ook. De indeling van de beurs heeft daar zeker aan bijgedragen.”

Overzicht

Op 31 januari 2019 vond de 11e editie van EventSummit plaats. Zoals de traditie inmiddels voorschrijft, kiezen de organisatoren van dit eendaagse event voor de evenementenindustrie, Arjen Lemstra en Joris Bots, bijna elk jaar voor een andere locatie. Dit jaar had Rotterdam Ahoy de eer het event te hosten. Met bijna 600 exposanten en 5.500 bezoekers is het de organisatoren weer gelukt om te groeien, voor de tiende keer op rij.
Arjen Lemstra: “Vorig jaar kregen we van verschillende kanten de opmerking dat er zóveel stands waren dat men het overzicht een beetje kwijt was. Met deze feedback zijn we aan de slag gegaan. Eén van de belangrijkste speerpunten voor dit jaar was dan ook om de beursvloer zo overzichtelijk mogelijk te maken.”
“De beursplattegrond vloeit uiteraard voort uit de mogelijkheden en beperkingen van een locatie. Dit jaar kozen we voor de hallen 2 tot en met 5 van Rotterdam Ahoy. Deze vier hallen liggen als het ware om een centraal plein met de vorm van een ruit. Dit was de basis voor ons vloerplan, van daaruit zijn we verder gaan vormgeven.”

 

Verwachtingsvol

Bezoekers kwamen de beursvloer op via een lange gang tussen hal 2 en hal 3, die uitkwam op het centrale plein. Hier nam de infobalie een niet te missen positie in. Mochten er vragen zijn, dan wisten bezoekers meteen dat ze hier terecht konden. Eenmaal op het plein, voelde je het al. Zo’n verwachtingsvol gevoel, alsof je een tel later zou worden ondergedompeld in de bruisende wereld van events. Wat natuurlijk ook zo was.
Links en rechts van het plein waren foodcourts ingericht met fijne muziek, leuke foodtrucks en gezellige zitjes. Het linker foodcourt werd geflankeerd door het spectaculaire Fun Square, waar bezoekers tal van bijzondere voertuigen konden uitproberen, zoals Segways, e-steps en zelfs rijdende toiletpotten.

Beursindeling

Het rechter foodcourt mondde uit in een levendige omgeving, met onder meer de Music Truck. Ook bevonden zich hier de studio’s van de diverse mediapartners. “Zoals de studio van NEP Webcasting”, geeft Lemstra aan. “Die samen met Faber Audiovisuals vanaf het persplein de liveregistratie verzorgde. In de studio van perspartners United / Quadia werden dertien personen uit de branche geïnterviewd die ‘het verschil maken’. Deze filmpjes worden het komende jaar uitgebracht.”
“Het thema van de beurs was ‘Maak het verschil’; alles op de beurs stond in het teken van duurzaamheid en hoe je als evenementenmens het verschil kunt maken. Ook de beurs zelf was zo duurzaam mogelijk. Alles werd hergebruikt of gerecycled, van tapijttegels tot stands. Zelfs de catering was honderd procent vegetarisch en zonder plastic.”

 

Toegangspoorten

Vanuit het centrale plein leidden vier duidelijke toegangspoorten naar de vier evenementenwerelden. Om het de bezoekers nog makkelijker te maken, stonden er over de hele beurs – onder andere bij de vier poorten – informatiezuilen met daarop de beurplattegrond, te bedienen via een touchscreen. Lemstra: “Hier kon je intoetsen welke exposant je zocht en dan kreeg je de routebeschrijving te zien. Heel handig.”
In hal 2 en 5 stonden de locatiestands, overzichtelijk ingedeeld per stad of regio. “Vanaf het begin verdelen we de locaties onder in ‘straten’ en dat werkt goed. We gebruiken hiervoor echte straatnaamborden. Dan staat er bijvoorbeeld Utrechtstraat of Gelderlandstraat. We hebben het ook weleens anders gedaan, bij wijze van experiment, maar toen bleek duidelijk dat men echt op regio zoekt. Anders gezegd: als we de locaties niet per regio bij elkaar zetten, levert dat per stand beduidend minder bezoekers op.”

 

Spektakelstuk

Hal drie was gereserveerd voor dienstverlening, online & techniek en evenementbenodigdheden. Denk aan decorbouw, verzekeringen, vervoer, verhuur, av-middelen, entertainment en nog veel meer.
Hal vier was het spektakelstuk van de beurs. Hier bevond zich de Festivalwereld, met stands op het gebied van festivals, outdoor & actief. Lemstra: “Een grote aandachtstrekker was de Survival Rope van de Fun Group. Dit is een mobiele klim- en hindernisbaan die in een uurtje kan worden opgebouwd. Menig bezoeker liet zich verleiden om één van de parcoursen te proberen.”
Het middelpunt van elke hal werd gevormd door een ‘special area’ voor de betreffende branchevereniging. Zo waren onder andere CLC Vecta en MPI Nederland vertegenwoordigd met een grote stand van stoere containers.
Daarnaast beschikte elke hal over een eigen presentatie area: De EventSummit Stage in hal 4, de Spreker.nl ‘Maak het verschil’ Stage in hal 2, de Quality Bookings Stage in hal 5 en de Tech & Innovatie Stage in hal 3. In totaal waren er veertig sprekers verdeeld over vier podia en twee congressen, één in de ochtend en één in de middag.
Van begin tot eind en tot elke uithoek van de beursvloer barstte het van de reuring. Overal klonk muziek, overal was entertainment te vinden en overal verrasten straatperformers het publiek.
Lemstra: “Ik wist dat het onmogelijk was om alles in één dag te zien, zeker voor ons als organisator. Maar toen ik de aftermovies bekeek, zag ik pas hoevéél ik had gemist. Lang leve de vloggers en de filmers.”

 

Goed uitgepakt

Al met al heeft de vernieuwende opzet van de beurs uitstekend uitgepakt. Lemstra: “De kans is inderdaad groot dat we hier volgend jaar op voort gaan borduren, al hangt dat ook van de locatie af. Eén ding is in ieder geval zeker: bezoekers én exposanten hebben van de 11e EventSummit genoten. Dat is tenminste wat we van alle kanten terug krijgen. We merken het ook aan de sales: heel veel exposanten hebben ons nu al gebeld om hun plek voor volgend jaar zeker te stellen.”