Behind the scenes van ’s werelds grootste medische congres

Eén van ’s werelds grootste congressen deed van 25 tot en met 28 augustus na tien jaar Nederland weer aan. Het ESC Congress 2023 van de European Society of Cardiology ontving ongeveer 23.500 deelnemers in RAI Amsterdam en nog eens 5.000 deelnemers volgden het live onlineprogramma.

Ten opzichte van de 20.000 deelnemers van vorig jaar in Barcelona weer een duidelijke toename van het aantal professionals op het gebied van cardiologie die kozen voor het fysieke evenement, zo constateert ESC Congress Supervisor Eva Satgé tijdens een behind the scenes tour op zondag 27 augustus, georganiseerd door RAI Amsterdam, Amsterdam&Partners en ACS audiovisual solutions.

Verschuiving naar fysiek

Daar tegenover staat een halvering van het aantal online deelnemers vergeleken met editie 2022. Je kunt deze (gedeeltelijke) verschuiving van online naar fysieke deelname eenvoudig verklaren als een logische trend in het post-corona tijdperk. Satgé heeft echter voor volgend jaar het aanjagen van het aantal online deelnemers al op de takenlijst staan.

 

Uit oogpunt van inclusiviteit neemt de European Society of Cardiology het live online event zeer serieus. Dat blijkt ook uit de professionele studio’s die een belangrijk onderdeel zijn van de ESC Lounge in Hal 3. Van hieruit worden podiumpresentaties en live interviews gestreamd, als onderdeel van een uitgebreid online programma.

Op het gebied van inclusiviteit is ook het percentage vrouwen op het congres een belangrijk speerpunt. Het ESC heeft bepaald dat het aandeel actief betrokken vrouwen minimaal 40 procent moet zijn. Deze editie is 42 procent van de sprekers en 37 procent van de deelnemers vrouw.

Duurzaam reizen

Daarnaast is er de focus op duurzaamheid, met name ook op het gebied van – the elephant in the room – reizen. Amsterdam is wat dat betreft een gunstige locatie vertelt Satgé, want naast de efficiënte vliegbewegingen naar Schiphol als belangrijke hub, is de hoofdstad ook aangesloten op het Europese spoornetwerk.

Zo is er een grote groep deelnemers met trein vanuit Stockholm naar Amsterdam gekomen. Dat zal volgend jaar met het congres in Londen lastiger zijn, aldus de congres supervisor. Ook is er een groep Zwitserse deelnemers die traditioneel op de fiets naar het ESC Congress komt. Dit jaar was de groepsgrootte 50 personen.

Fietsenplan

Voor duurzaam transport tijdens het congres heeft Amsterdam&Partners een toegankelijke manier van fietsverhuur georganiseerd. Voor de RAI staat een hele stoet aan de gele huurfietsen van Yellow Bike. Ook de hotels werkten spontaan mee aan het bekend maken van het fietsenplan rondom het ESG Congress, vertelt Solange Cleutjens, Account Manager Life Sciences & Health van Amsterdam&Partners. Het gaat om 100 fietsen per dag en daar zijn nog 50 fietsen bij gekomen voor een groep die deze voor zichzelf heeft gereserveerd.

Andere duurzaamheidsinspanningen zijn de drinkwaterstations op de congresvloer en de afvalscheidingsbakken. Bij de hele branding in de congreszalen is ook aan hergebruik gedacht, vertelt Jarno de Boer, Business Development Director van ACS audiovisual solutions. De visuals en het design van de herbruikbare wanden tonen het kleurenpalet en de vormentaal van de associatie. Het congresthema, de locatie en het jaartal van het congres zijn hier bewust vermeden uit oogpunt van herbruikbaarheid.

Aandacht voor welzijn

Een belangrijk welzijnsaspect is de aandacht voor natuurlijk licht. De raampartijen zijn zo min mogelijk afgeschermd, waardoor het daglicht gewoon de hallen en zalen kan binnenstromen. De moderne led-schermen garanderen dat de informatie ondanks deze uitdagende omstandigheden nog steeds goed zichtbaar is.

Ook is er aandacht voor de cardioloog als mens, met onder meer de ESC heArt Gallery, een tentoonstelling van schilderijen gemaakt door leden van de ESC en een vrij te bespelen piano bij de entree.

 

 

Halfopen hubs

In Hal 7 zijn door ACS vier royale halfopen hubs gebouwd. De achterwanden staan ruggelings ten opzichte van elkaar, gescheiden door gangpaden. Deze voorkomt dat een hub overlast heeft van het geluid uit een aanpalende hub. Belangrijk, want de andere zijden zijn deels open en deels opgebouwd uit zo’n anderhalve meter hoge wanden. Ideaal voor deelnemers die toch even willen meeluisteren en handig als overloop in het geval dat de zaal vol zit.

In het gebied tussen de vier hubs bevindt zich een relax area met diverse zitmogelijkheden. In het midden staat een houten ‘rots’ waarop deelnemer kunnen uitrusten. Planten en zitkussens zorgen er voor comfort.

Aan het uiteinde van de hal zijn designer build, van airconditioning voorziene luxe ruimtes gemaakt voor de tutorials. Deze zijn opgebouwd uit een compleet herbruikbaar modulair systeem.

Kartonnen science boxes

Hal 5 huisvest een tweede zone met diverse content platforms, een gebied van zo’n 8.500 m2. Origineel vormgegeven zijn de kartonnen science boxes van waaruit wetenschappers hun onderzoeksresultaten presenteren. De met golvende rode lopers efficiënt chique gedecoreerde Stations dienen hetzelfde doel.

Ook hier is dus weer sprake van open meeting ruimtes die het mogelijk maken om even mee te luisteren en een overtal aan toehoorders op te vangen. En ook in deze hal stroomt het buitenlicht rijkelijk binnen.

 

Niet geblindeerd

Ook de glazen pui van de Europahal is niet geblindeerd zodat ook de beursvloer beschenen wordt door natuurlijk licht. Zelfs de hartslagpuls op het doorzichtige ledscherm is nog goed zichtbaar op deze stralende dag.

Het beursgedeelte bevindt zich midden tussen de congreshallen, zodat iedere deelnemer automatisch wel in contact komt met de exposerende bedrijven. De diverse uitgiftepunten en cateringzones (met oplaadpunten) maken een bezoek aan deze hal extra aantrekkelijk.

Wel vertelt ESC-supervisor Eva Satgé dat de animo om als exposant deel te nemen afneemt ten faveure van een rol als contentpartner.

F1 en Mysteryland

We pakken de route buitenom waar de foodtrucks en het buitenterras de deelnemers even los van het congresgebeuren trekken. Foodtrucks zijn erg populair op dit moment vertelt Ytje de Jong, Account Manager bij RAI Amsterdam. Omdat er in hetzelfde weekend de Formule1-race op Zandvoort en Mysteryland in Haarlemmermeer plaatsvonden, was het goed dat deze voorzieningen al in een zeer vroeg stadium geregeld waren.

Hetzelfde geldt voor de hotelkamers die de stad kan garanderen voor ‘city wide’ congressen. Dat heeft ervoor zorgt dat de benodigde 40.000 hotelnachten tegen een redelijke prijs beschikbaar waren voor de deelnemers van het ESC Congress.

 

Betere connectie

Als laatste lopen we nog langs de overige door ACS gecreëerde congreszalen in de Westelijk gelegen hallen van de RAI. Hier geen buitenlicht of open structuren, al zorgen overloopruimtes tussen de zalen wel dat een teveel aan geïnteresseerden de presentaties en forums kunnen volgen via een beeldscherm.

Jarno de Boer wijst nog op het gevarieerde zitmeubilair op het podium als alternatief voor de geijkte bestuurstafels die vaak voor dit soort congressen worden gebruikt. De gekozen setting zorgt voor een betere connectie tussen sprekers en deelnemers. Met voile gordijnen, beschenen met stroken gekleurd licht, wordt op een eenvoudige manier sfeer gecreëerd. Tijdens de presentaties iets gedempt, daarna weer feller om de deelnemers te activeren.

800 wetenschappelijke sessies

Zo werd eind augustus de hele RAI voor vier dagen het tijdelijke domein van de wereldwijde community van professionals op het gebied van cardiologie. De 28.500 deelnemers werden getrakteerd op meer dan 800 wetenschappelijke sessies, plenaire lezingen en seminars over de nieuwste onderzoeken. Ook konden ze kennisnemen van 3.752 geaccepteerde abstracts uit negentig landen over meer dan 100 cardiovasculaire problemen.