Alternatieve locaties

Sommige beursorganisatoren geven de voorkeur aan alternatieve locaties. Gebouwen met een ziel, een eigen stijl, een eigen gezicht, die vaak toegevoegde waarde hebben voor het beursconcept.

Sommige beursorganisatoren geven de voorkeur aan alternatieve locaties. Gebouwen met een ziel, een eigen stijl, een eigen gezicht, die vaak toegevoegde waarde hebben voor het beursconcept.

 

Sommige manifestaties stellen bijzondere eisen aan de locatie waar ze gepland worden. Deze eisen kunnen onder meer te maken hebben met bouwfysische eigenschappen. Zo zal een beurs waar kleurnuances een rol spelen bij voorkeur plaats vinden in gebouwen die over daglicht beschikken.

Andere manifestaties moeten kunnen beschikken over een buitenterrein of over een uitgebreide kantoorinfrastructuur. Weer andere beurzen willen de architecturale kenmerken van een gebouw bewust in de sfeer integreren. Daarom hebben antiekbeurzen een voorkeur voor historisch waardevolle gebouwen als kastelen en kerken. Dergelijke gebouwen ademen van nature een specifieke sfeer uit en hoeven minder “aangekleed” te worden, wat voor de organisator een aanzienlijke kostenbesparing kan zijn.

 

Vrije leveranciers

Naast de gevestigde beurscentra, die zichzelf als zodanig op de markt profileren, zijn er heel wat locaties die, naast een hele reeks andere evenementen, ook (kleinere) beurzen huisvesten. Zij hebben zich in deze specifieke niche kunnen vestigen omdat de andere beurscentra doorgaans geen afdoende antwoord kunnen geven op de vraag van een kandidaat-organisator voor een beperkt aantal vierkante meter. Beurshallen worden doorgaans niet in delen verhuurd, dus wie “slechts” 3.000 vierkante meter nodig heeft, betaalt bij voor niet-gebruikte capaciteit.

Sommige organisatoren willen de diverse toeleveranciers volledig vrij kunnen kiezen en ook dat is in de meeste gevestigde beurscentra een probleem. Zij werken voor een aantal diensten met vaste concessiehouders die op het beursterrein een alleenrecht hebben. Organisatoren die niet met hen willen werken, dienen een uitkoopsom te betalen. Omdat zij veel verschillende evenementen huisvesten, hebben alternatieve beurslocaties vaak geen vaste leveranciers en beschikt de organisator dus over een veel grotere keuzevrijheid.

 

Beperkingen

De architecturale meerwaarde en de relatief grote keuzevrijheid van toeleveranciers mogen dan twee belangrijke troeven zijn, alternatieve locaties hebben doorgaans ook een aantal nadelen. Omdat ze niet gebouwd werden om er beurzen te laten in plaatsvinden, verloopt de opbouw en afbouw van standen in een alternatieve locatie vaak moeilijker dan in een echt beursgebouw.

De vrije hoogte is beperkt, er zijn weinig toegangspoorten, er zijn geen technische sleuven voor nutsvoorzieningen, er is weinig of geen opslagruimte… Al die factoren maken dat voor een alternatieve locatie ook een alternatief standontwerp wenselijk is, aangepast aan de beperkingen van de site. Technische hoogstandjes en zware standconstructies moeten plaats ruimen voor eenvoudige en lichte constructies die snel en zonder al te veel omhaal in elkaar gezet kunnen worden. @p:Vaak wordt gekozen voor een standontwerp in systeembouw, niet alleen omwille van de opbouwsnelheid en de gebruiksvriendelijkheid maar ook omdat de bouwprofielen handig zijn om nutsleidingen weg te werken. Ook op de organisatie van de stand kunnen kenmerken van de locatie hun weerslag hebben. Vooraf duidelijke afspraken maken over welke spullen waar op voorraad gehouden worden, verhindert dat de stand halfweg de beurs “droog” valt.

 

Drempelverlagend

Doen of niet doen, zo’n alternatieve locatie? Het lijdt geen twijfel dat in een aantal gevallen een verrassende locatie beslist een meerwaarde kan geven. Beginnende beurzen kunnen door de keuze van de locatie de perceptie door het doelpubliek in gunstige zin bijsturen. De locatie draagt bij aan hun positionering als originele(re), nieuwe of vernieuwende, in elk geval “andere” manifestatie. In de strijd met concurrerende beurzen kan een alternatieve locatie dat beetje extra cachet geven dat de strijd doet winnen.

De keuze van een alternatieve locatie kan voor bepaalde doelgroepen ook drempelverlagend werken. Jongeren vinden makkelijker de weg naar een rocktempel dan naar een beursgebouw. Een manifestatie die zich tot die leeftijdscategorieën richt, is wellicht meer gediend met een locatie waar jongeren mee vertrouwd zijn. Een kunstbeurs in een museum. De kans dat een groot deel van de bezoekers met de locatie vertrouwd is, is groot. Voor een beurs voor aanstaande en jonge ouders is diezelfde locatie dan misschien weer minder geschikt.

 

Bouwwerven

Zo mogelijk belangrijker dan de eventuele overeenstemming tussen bezoekersdoelgroep en locatie, is de – verwachte – omvang van de manifestatie. Niet alleen de verwachte publieksstroom bepaalt de keuze van de locatie, ook het verwachte aantal deelnemers.

De bovengrens voor wat het aantal exposanten betreft, situeert zich rond de honderd. Alternatieve locaties zijn niet gebouwd om – tijdens de opbouw en afbouw – simultaan tientallen bouwwerven tegelijk te kunnen (ver)dragen. Worden enkel kant-en-klare standmodules aangeboden, dan is een toeloop van honderd exposanten nog te behappen. Draait de verhouding naar 50/50 in het voordeel van individuele standen, dan wordt de druk op het geheel groot. Een venue die tot het industriële erfgoed behoort, zal misschien iets makkelijker met die druk omgaan dan een historisch gebouw, maar blijft toch ver onder de “incasseringscapaciteit” van een klassiek beursgebouw.

Aan de andere kant, bij beurslocaties met een groot buitenterrein kunnen juist weer veel meer stands worden ingepland. Maar dan krijg je als organisator te maken met andere aandachtszaken, zoals de weersomstandigheden, tenten, elektriciteitsaansluitingen, verkeersregelaars, et cetera.

 

Magische woord

Tenzij de organisator intensieve en uitgebreide promotiecampagnes kan voeren, zijn alternatieve locaties vooral geschikt voor manifestaties met een nationale, regionale of lokale roeping. Klassieke beurslocaties worden doorgaans wijd en zijd aangekondigd langs alle invalswegen. Voor alternatieve locaties is dat doorgaans niet het geval. Daardoor vinden internationale bezoekers minder makkelijk de weg naar de juiste venue.

Kleine landen als België en Nederland mogen al heel blij zijn wanneer buitenlandse bezoekers er enigszins in slagen de naam van een stad te memoriseren. Die naam, aangevuld met het magische woord “expo”, moet in principe voldoende zijn om de weg naar de betreffende locatie te vinden. Bij alternatieve locaties is dat meestal niet het geval en dat is ontegensprekelijk een nadeel.

 

Wat zijn alternatieve beurslocaties?

Alternatieve beurslocaties zijn er in vele soorten en maten. Zoals:

Voetbalstadions

Historische kerken

Oude fabriekspanden

Congreshotels

Sporthallen

Parken en tuinen

Kastelen en kasteeltuinen

Autenthieke boerderij met schuren

Passenger Terminals

Festivalterreinen

Musea

Oude kerncentrales, zoals Kalkar Wunderland

World Fashion Centres

Het strand

(Uit Expovisie 576)