"Als het fout gaat, dan kijken ze toch naar jou"

“Een interview? Ik sta meestal niet in de belangstelling, ben gewend altijd achter de schermen te opereren en dat bevalt me prima zo”, reageert Elita Zoer. Voor QM gaat deze ervaren PCO bij uitzondering een keer zelf het podium op.

“Volgens mij was ik de eerste moeder in Nederland die van haar werkgever binnen schooltijden mocht werken”, stelt Elita Zoer. Ze memoreert de tweede helft van de jaren tachtig toen ze werkte bij het Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg, NIVEL. Daar was ze bij toeval het organisatievak ingerold. “Er kwamen diverse projecten voorbij, ze vonden dat ik het leuk deed en zo kreeg ik steeds meer toevertrouwd”.

De zeker in die tijd comfortabele werktijdenregeling en de zorg voor haar kinderen, maakte dat ze lang ongevoelig bleef voor het advies om voor zichzelf te beginnen.

“Uiteindelijk ben ik aan mijn succes ten onder gegaan, als het ware”, vertelt Zoer. “De directie moest over de dozen stappen als ze bij mij binnen liepen. Uitbreiden zagen ze niet zitten, omdat ze zich wilden houden aan hun core-business en dat was onderzoek.”
En zo begon Elita Zoer in 2000 dan toch haar eigen bedrijf Elita Zoer Congresmanagement BV in Meerkerk.

Hoe heeft je bedrijf zich sindsdien ontwikkeld?
“Het balletje is redelijk snel gaan rollen. Er waren opdrachten van mijn oude werkgever maar ook veel oud collega’s / onderzoekers zijn uitgezworven naar andere instanties. Via hen ben ik weer aan nieuwe opdrachtgevers gekomen.”
“Ik ben in hetzelfde segment blijven zitten: non-profit en volksgezondheid, gezondheidszorg. Ik spreek die taal. Af en toe maak ik een uitstapje richting bijvoorbeeld de ICT, maar daar ben ik niet echt van. Ik vind het belangrijk om te kunnen adviseren: ‘dat is een goede voorzitter of heb je al aan die spreker gedacht en dat altijd is inhoud gerelateerd’”

Hoe staat het er nu voor?
“We hadden een lastig voorjaar. De crisis en een kabinet dat niet wilde komen. Organisaties maakten een pas op de plaats, maar nu begint het weer los te komen.”
“Voor mij was het niet heel erg. Ik ben niet zo heel prijzig. Ik heb een kleine overhead en daarmee geen breed gevulde orderportefeuille nodig om bijvoorbeeld meerdere mensen aan het werk te houden.”
“Ik heb tegenwoordig wel meer last van organisaties die zelf weer congresbureaus oprichten. Op zich geen probleem wanneer men voor eigen projecten werkt, maar wanneer zij ook externe opdrachten in de markt werven lijkt mij dat oneerlijke concurrentie. Er zitten relatief jonge, goedkope krachten en de overhead wordt weggeschreven binnen de organisatie. Daar kan ik qua tariefstelling niet tegenop.”

Hoe ga je die competitie aan?
“Met mijn inhoudelijke kennis en ervaring. Het intikken van een deelnemersnaam en zorgen dat er koffie is, is niet zo spannend. Ik kan op de inhoudskant meedenken. Congresbureaus en grote organisatiebureaus zullen zich minder direct met de inhoud bemoeien. Ik kan veel dieper adviseren. Door mijn leeftijd/ervaring wordt ik eerder serieus genomen. De inhoud nemen ze van je aan, ik weet hoe de hazen lopen en kan daarmee de vinger op de zere plek leggen. ‘Wat wil je, wat is het doel. Heb je al die kant op gedacht. Je kunt het ook zo en zo aanpakken.’”
“ Wij houden zelf een database bij en zijn daar zeer serieus in. Adressen zijn mensen, zeg ik altijd. Die heb je nodig voor het slagen van een evenement. Dat moet je je altijd realiseren als je bezig bent met contactgegevens.”
“Wij hebben een database met 15.000 adressen binnen de diverse zorgsegmenten. Wanneer een opdrachtgever iemand of een organisatie zoekt kunnen we daar gemakkelijk ondersteuning bieden. Maar adressen weggeven doen we nooit, ze zijn in principe van de opdrachtgever en daar kan je problemen mee krijgen.

Wat is je kracht?
“Ik ben een control freak. Jouw naam hangt er aan. Ik wil weten hoe alles er aan toe gaat. Voor alleen registratie en administratie kun je bij meer bedrijven terecht. Ik moet echt alles door mijn vingers laten gaan. Vanaf de eerste uitnodiging moet alles er goed uitzien. Ik wil overal in een vroeg stadium bij zijn en zit dus veel bij overleggen.”
“Bijvoorbeeld de catering. Mensen roepen dan gauw ‘dat weet de cateraar zelf wel’. Maar het is jouw bijeenkomst. Dus ik wil van de cateraar weten met hoeveel mensen en materiaal hij het project gaat aanpakken.”
“Hetzelfde geldt voor locaties. Als wij opgeven voor 2.000 deelnemers garderobe nodig te hebben, dan wil ik weten hoeveel mensen ze erop zetten. Deze paar duizend man komen bijvoorbeeld in één keer binnen als ze met ‘de laatste trein’ komen. Dat is voor een locatie verschrikkelijk lastig te verwerken.”
“Als mensen hun neus stoten bij de voordeur, dan is de toon direct gezet. Als je van noord naar zuid bent komen reizen, dan wil je snel je jas kunnen afgeven en wil je dat je kopje koffie klaar staat.”
“Waar ik voor sta is gewoon hard doorwerken, no-nonsense, goed en gedegen. Voor mij is iedere bijeenkomst uniek. Ik werk nooit op de automatische piloot. Iedere keer begin ik weer op nul.”

Hoe kies je een locatie?
“Ik sluit zelf geen deals vooraf met locaties. Dan raak je gebonden aan een locatie en kom je bij de opdrachtgever met ‘ik heb een contractje zus of zo’. Ik reken een fee voor het organiseren. De kosten van inkoop geef ik één op één door aan de opdrachtgever, inclusief alle kortingen.”
“Het zoeken van een locatie begint bij wat de opdrachtgever wil. Moet het centraal in het land zijn omdat mensen overal vandaan komen of in het Haagse omdat men een minister wil hebben, hoeveel deelnemers verwachten ze, hoe groot moet de plenaire zaal zijn, hoeveel sessiezalen zijn er nodig, komt er een markt bij, moet het vlak bij een station liggen?”
“Het helpt dan niet als je zelf afspraken met locaties hebt. Dat geldt ook voor de opdrachtgever. Die heeft dan bepaalde contacten en begint dat het daar moet plaatsvinden. Als ik vraag wat ze allemaal willen, dan blijkt dat het helemaal niet op die locatie kan. Dan vertel ik dat ze wellicht minder deelnemers moeten accepteren of onderdelen van het programma moeten schrappen. Dat is de omgekeerde wereld.”
“Je ziet het vaak ook met intermezzo’s. ‘Die zijn zo leuk, die wil ik’, is het dan. Het eerste waar ik naar kijk is of het toegevoegde waarde heeft voor de bijeenkomst en bespreek dat dan. En ik wil zelf bij voorkeur een voorstelling zien om te bepalen of het inderdaad zo leuk is. Er zit namelijk nogal wat kaf tussen het koren en wat de één leuk vindt hoeft niet voor de ander te gelden.”

Wat vind je leuk aan het vak?
“Het mensen naar de zin maken. De deelnemers, de opdrachtgevers, de mensen bij de locaties. Dat je aan het eind kunt zeggen ‘we hebben samen het ei gelegd’.”
“Je moet het leuk vinden om met mensen om te gaan. Je moet er feeling voor hebben. Ten eerste met opdrachtgevers. Je moet er door een deur mee kunnen. Elkaar aanvoelen. Dat moet in je karakter zitten, daar is geen school voor.”
“ Als het goed aanvoelt en er vertrouwen is, kom je verder. Zoals gezegd,de klik moet er zijn. Als er altijd een afstand blijft, dan kun je samen niet tot grote hoogten komen.”

Hoe vind je dat de branche zich ontwikkelt?
“Er is een hele goede kern van mensen die al jaren in het vak zitten. Die weten waar ze over praten. Daarnaast is er een hele instroom van nieuwelingen die het leuk vinden om het erbij te doen, zonder zich te verdiepen in deze branche. Daar kun je je vragen bij stellen. Let wel: er zitten ook goede tussen.”
“De servicegerichtheid blijft bij sommige mensen achter. Zeker alle mensen van mijn leeftijdscategorie zullen dat beamen. Ik weet dat ik nu misschien als een ‘oude muts’ overkom, maar het is iets waar mijn generatie mee is opgevoed. Het zit in onze vezels. Het is niet opgelegd. Het is een natuurlijk iets.”

Heb je een voorbeeld?
“Ben ik bij een locatie in gesprek met een accountmanager en dan vraag ik wie de floormanager is. ‘Dat ben ik’, zegt ze. Dat kan natuurlijk, maar gaat vaak niet samen in één persoon, denk ik. Dat blijkt ook wel. “
“Op het afgesproken tijdstip voor de zaalcontrole is ze er niet en komt uiteindelijk een half uur later. Je hebt mijn draaiboek toch gehad? Vervolgens staat alles anders dan afgesproken. ‘Zo kan het toch ook’, krijg ik als antwoord. Van alles gaat mis.”
“De floormanager staat op de dag zelf op tijd naast me en als je zaken anders wilt dan afgesproken dan doe je het in overleg met mij. Als een locatie alles naar eigen inzicht zou mogen regelen gaat het programma scheef lopen. Bovendien zetten ze er niet voor niets  iemand als ik tussen.”
“Achteraf zegt de opdrachtgever ook nog: ‘pak je ze niet zo hard aan in de evaluatie’. Die kijkt er anders naar. Het is toch wel goed gegaan, denken ze. Maar als het fout gaat, dan kijken ze toch naar jou. De verantwoordelijkheid rust op jouw schouders. En dat is de kern van het werk, oneffenheden glad strijken, waardoor de opdrachtgever met een tevreden gevoel op zijn bijeenkomst terug kan kijken.”
“Overigens is de evaluatie met deze locatie goed verlopen. Zij gaan kijken naar de functie van de floormanager en zullen hier aanpassingen op doorvoeren.”

Wat staat er op je wensenlijst?
“Ik zou zelf wel een keer een bijeenkomst willen initiëren over hoe op bepaalde gebieden het beleid van de zorg fundamenteel anders aangepakt zou kunnen worden.”
“De verantwoordelijkheid van veel zorg verschuift naar de lokale overheid. Dat gaat niet zomaar. Er zijn gemeenten die daar niet voldoende voor geoutilleerd zijn. Die hebben bijvoorbeeld geen wethouders fulltime op volksgezondheid zitten.  Er zou onder meer aandacht besteedt kunnen worden aan de rol van de gemeente ten behoeve van het stimuleren van wijkgerichte zorg en welzijnsorganisaties. Er moet een goede inventarisatie komen van werkzaamheden binnen gemeenten en voorkomende problemen op het gebied van implementatie, in het licht van die terugtrekkende landelijke overheid.  In die discussie zou ik mee willen draaien.”
“Wellicht krijgen we te maken met grote commerciële organisaties die dit zelf gaan initiëren. Ik propageer het niet, maar dat zou kunnen. Verzekeraars en organisaties zijn er bij gebaat dat het goed blijft lopen. Dat kan niet zonder de gemeentes erbij te betrekken. Het is een gezamenlijke inspanning.”

Tekst Edwin Nunnink  |  Beeld Studio Ziezo
Dit artikel is verschenen in QM 99   |  winter 2010