Drie tips voor meeting locaties

Op basis van diverse presentaties tijdens MPI’s Europese conferentie EMEC heb ik drie tips voor meeting locaties die zich willen voorbereiden op de toekomst:

1. Free Wifi
Heeft in tegenstelling tot Free Willy niets te maken met het bevrijden van een Orka. Deelnemers en meeting planners verwachten optimale connectiviteit met de buitenwereld en vinden het niet meer van deze tijd om ervoor te betalen. Punt.

2. Herdecoreer de meeting room
Meeting rooms zijn over de hele wereld hetzelfde, uitzonderingen daar gelaten. Deze vierkante, overwegend kale dozen zijn niet bepaald een inspirerende omgeving om inspiratie en creativiteit op te wekken. Tijd voor een meer uitdagende inrichting (denk aan huiskamerbanken, fitnessballen en ovale tafels). Ik weet het: geen locatiemanager wordt hier blij van, ‘so feel free to mail the messenger‘.

3. Zorg voor telepresence
Telepresence. Noem het videoconferencing 2.0. Waarbij degene ‘aan gene zijde’ zo levensecht mogelijk wordt weergegeven. Een dergelijke voorziening heeft voor een meeting planner drie voordelen. Het kan een spreker aan het programma toevoegen die anders vanwege de reisduur geen optie is. Het brengt de deelnemers aan een satelietevent elders in het land of de wereld dichter bij. En het is een verzekering tegen bijvoorbeeld vulkanen die uitbarsten en het vliegverkeer daarmee lamleggen. Niet eentje die volledig uitbetaald, maar in ieder geval een alternatief biedt om sprekers toch te kunnen presenteren.